שבעת המופלאים בעולם ניהול הפרויקטים

שבעה אתגרים רלוונטיים שמעסיקים היום את הארגונים בתחום ניהול פרוייקטים

שנה הלכה, שנה באה, והיא כבר כאן במלוא עוזה. עולמנו ממשיך להשתנות בקצב מואץ ולהציב בפנינו אתגרים חדשים, וחשבנו שנכון לעצור לרגע, להתבונן מעט סביבנו, וקצת לסכם מה חווינו עד כה בעולמות ניהול הפרויקטים.

ראינו סיכומים עולמיים ותחזיות, אך בעיקר ביקשנו לבחון בעצמנו את "השטח" המוכר – מה מעניין היום את מי שמתמודדים עם שאלות בתחום ניהול הפרויקטים? אנחנו מביאים לכם את שבעת המופלאים; שבע נקודות שצוות מתן סיכם כנקודות מובילות ומעניינות. כאלה שארגונים מתמודדים איתם ברגעים אלה, וכאלה שלדעתנו יעסיקו אותנו בשנה הקרובה ומעבר לה.

מה אומרים הנתונים?

כבר מזמן הבנו שנתונים וכמויות אדירות של נתונים הם חלק מסביבת העבודה כיום והשאלה הגדולה של "מה עושים עם הנתונים הללו" מעסיקה אותנו ונמצאת בבסיס תהליכים כמו טרנספורמציה דיגיטלית ועוד. בעולם הפרויקטים זהו אתגר חשוב. אולם מעבר לשאלה מה עושים עם הנתונים ואיך מארגנים אותם, השאלה החשובה היא "מה הם אומרים לנו" ואיך להסיק מסקנות מתוך הנתונים כבסיס לפעולה. יש לנו בעולם הפרויקטים נתונים רבים מאוד; משימות, לוחות זמנים, תקציבים, משאבים, רכש, נתונים הנדסיים , סיכונים. איך מחברים הכל לכדי תמונה אחת ברורה כבסיס לתהליכי קבלת החלטות אפקטיביים? התשובה נמצאת ביכולת של הארגון לבצע תהלכי ניתוח נתונים עסקיים. זה כולל מיומניות וכלים מתאימים. זוהי יכולת שכל גוף ניהול פרויקטים היום מסגל לעצמו בכדי להבין מה בעצם אנחנו מנהלים. תחום חשוב מאוד שמשנה בצורה מעמיקה את היכולת הארגונית בניהול פרויקטים.

לנהל שיח משמעותי

תקשורת. תקשורת. תקשורת. מיומנות שנמצאת בראש מצעד המיומנויות שכל מי שמנהל פרויקטים או עוסק בתחום נדרש לה. היא ממשיכה להיות משמעותית ואף הופכת להיות משמעותית יותר ככל שתשומת הלב הארגונית הולכת ומצטמצמת, נוכח ההפרעות המתגברות והתחרות על תשומת הלב. הכוונה אינה לתקשורת חד צדדית שמבקשת לידע, אלא לתקשורת עומק, כזו שדורשת שיח, הקשבה נוכחת וניהול דיאלוג בו שני הצדדים באים עם נכונות לשינוי, לגישור ובחינה. נשמע מובן, בפועל מורכב ומאתגר, ועם זאת יכולת שאפשר וחשוב לסגל.

למי יש זמן?

"ניהול פרויקטים" מתרגם עדיין עבור רבים לניהול זמן וניהול משימות כתחום ראשון. מזמן ברור שניהול פרויקטים הוא תחום מורכב ורחב הרבה מעבר לניהול הזמן, אולם דווקא בתקופה מאתגרת שבה אנו נמצאים, הזמן הוא משאב קריטי שלניהולו מוקדשת תשומת לב משמעותית, לרבות הפעלה של שגרות ניהול מתאימות – מאג'יל ועד מפל המים וכל מה שבאמצע. היכולת לתכנן ולנטר, והתרבות הארגונית המתאימה, הם רק חלק מהמרכיבים החשובים שהופכים ארגון שמנהל פרויקטים, לארגון שמצליח בניהול הפרויקטים שלו. ואלה הם מרכיבים שממשיכים להיות קריטיים. בתחום זה ניתן למצוא פתרונות טכנולוגיים מגוונים, חדשניים, מגניבים יותר ומגניבים פחות. ועדיין, לפני הכלים, חשובה ההבנה הארגונית "לשמם מה?", והתהליך הברור (שגרות מובנות) שהם בבסיס של כל הצלחה.

תכנון הוא הכל, התוכנית היא כלום (אייזנהאואר)

משפט שאמר אייזנהאואר אי שם בשנות החמישים של המאה הקודמת, וממשיך להיות כל כך נכון. היכולת לתכנן היא יכולת משמעותית מאוד, ותהליך שכל ארגון נדרש לו. איך לתכנן? זו כבר שאלה אחרת וישנן מתודות מגוונות המממשות נקודות מבט שונות, כשכל ארגון מאמץ את מה שמתאים ונכון עבורו. המהות היא התהליך. הקדשת תשומת הלב והזמן לטובת חשיבה, תכנון ויצירת תובנות. בסיס שכל ארגון חייב שיהיה לו.

הפתרון – פתרון בעיות

בעיות, הזדמנויות או אתגרים. איך שלא נקרא להם, תמיד יהיו חלק מעולמם של מנהל פרויקט וצוות פרויקט. זוהי דרכו של פרויקט, הוא מתקיים באי ודאות ולאורכו תמיד יצוצו דברים ברגעים לא צפויים. עד כאן אמרנו את המובן מאליו. ההבדל טמון ביכולת של מנהל הפרויקט והצוות להתמודד במהירות ויעילות עם אותן "התקלות". וכאן ניכר הבדל משמעותי בין ארגונים שהכשירו את הצוותים ובנו תשתית ארגונית תומכת, ובין אלו שלא נערכו לכך. זה בא לידי ביטוי בתרבות הארגונית ומידת הסיבולת לשינוי, במיומנות של הצוותים לפתור בעיות (וכן, בהחלט זו מיומנות נרכשת), בסדירויות ושגרות הניהוליות. כל אלה צריכים ויכולים להיות מוכנים להתמודד עם שינוי ומתן מענה לבעיות (או אתגרים אם אתם מתעקשים).

ניהול סיכונים

להבדיל מבעיות, סיכונים הם אותם תרחישים עתידיים שטרם קרו. ניהול סיכונים הוא תחום מוכר ומבוסס בניהול פרויקטים ונדמה היה בשנים האחרונות שלא מעט ארגונים התרחקו ממנו כדבר שבשגרת ניהול הפרויקט. קורונה ושאר חוויות, נדמה שהחזירו את ניהול הסיכונים לשיח הפרויקטאלי בצורה נוכחת יותר. גם כאן המהות היא בתהליך החשיבה, בהתבוננות ובחקר. לאף אחד אין כדור בדולח, אבל צוות מיומן שמשקיע זמן בחשיבה ושיתוף מצליח לזהות תחומים חשובים שלא נלקחו בחשבון, להעלות מודעות ולתרום משמעותית להצלחת הארגון.

מנהיגות פרויקטים

מנהיג או מנהל? שאלה שעלתה בהקשר של ניהול פרויקטים לא אחת, ובכלל בהקשר ארגוני כללי (למי שראה את ההרצאה של סיימון סינק משנת 2019, למשל). בעולם הפרויקטים, היכולת להנהיג את הצוות לקראת השגת התוצאה הרצויה והצלחת הפרויקט הוכחה כמשמעותית וממשיכה לצבור תאוצה. אנחנו פוגשים ארגונים שבונים תוכנית הכשרה מתאימה, ומנהלי פרויקטים שיודעים להנהיג בצורה אמפתית ומגיעים לתוצאות מרשימות. השאלה אינה למי יש יכולת להנהיג? ההנחה היא שלכל מנהל פרויקט יש יכולת כזו. ההתבוננות היא על מנהיגות כיכולת ארגונית.

כלומר, מנהלי פרויקטים מגלים נכונות גבוהה לפעולה כשהארגונים מספקים להם הזדמנויות להשתתפות, דיאלוג, ועשייה משמעותית  – יצירת ארגון תומך שמעודד הפגנת מנהיגות ומאפשר אותה. יכולת המנהיגות בארגון היא פונקציה של השתתפות רחבה של מנהלי פרויקטים מיומנים; חזון משותף שמוליד עקיבות; שימוש במידע המתבסס על מחקר ומזין החלטות; פעולות שמובילות לעשייה ולאחריות משותפת; פרקטיקות שמאפשרות בחינה והתבוננות, כגון חדשנות והתארגנות עצמית. ארגון שמאפשר למנהלי הפרויקטים להנהיג ותומך בהם, קוצר את הפירות בפרויקטים מצליחים.

המופלאים בעולם ניהול הפרויקטים – לסיכום

נאחל לכולנו הרבה הצלחה בהמשך הדרך בשנה זו בפרט ובכלל. נמשיך לעקוב ונעדכן אתכם במגמות נוספות בהמשך. מוזמנים לשתף אותנו בחוויות שלכם.