כולנו מכירים את תפקיד מנהל הפרויקט – בכל זאת, הוא זה העומד בראש הפרויקט, מכיר אותו לאורכו ולרחובו, אחראי על צוות העובדים וכן אחראי לביצועו התקין ולהגשמת מטרותיו. אבל לא פשוט להיות מנהל פרויקט; התפקיד דורש עמידה בלוח זמנים נוקשה, בתקציב מוגבל ובניהול של צוות מגוון, ולמנהל אין בהכרח את כל הידע המקצועי והכלים המתודולוגים לניהול הפרויקט. כאן נכנס לתמונה ה-Project Manager Office , או בקיצור, ה-PMO.
ה-PMO הוא אותו אדם שעומד לצד מנהל הפרויקט, והוא מספק את הידע המקצועי, התמיכה וההדרכה הנכונה לארגון ולמנהל כדי שהפרויקט יפנה לכיוונים הנכונים ביותר.
בשנים האחרונות תפקיד ה-PMO, בין אם כישות או כמשרד שלם, הולך ותופס תאוצה בארגונים ברחבי העולם, ולא לחינם; לפי מחקר של PMI שנערך בשנת 2017, חברות שמשתמשות ב-PMO הראו עלייה של 38% בעמידה ביעדים, וירידה של 33% בסיכוי להיכשל בפרויקט.
אז רגע, מה זה PMO ומה תפקידו?
PMO היא מילה גדולה, שמרכזת בתוכה מגוון רחב של משימות במטרה לייצר אחידות וריכוזיות בכל מה שקשור לניהול הפרויקט. תפקידו של ה-PMO הוא מגוון ודינמי, ואין רשימה חד משמעית של משימותיו שכן התפקיד משתנה בין פרויקט לפרויקט ובין ארגון לארגון, כאשר המטרה הראשית של ה-PMO היא ברורה: לשפר את התהליכים בניהול הפרויקט, לוודא שהוא מתנהל בזמן, בתקציב ובכיוון הנכון, לתמוך במנהל הפרויקט ולנהל סיכונים והזדמנויות.
איך הוא עושה את זה? בין תפקידיו, למשל, הדרכה של עובדים, תמיכה לצוות ולמנהל, מדידת מדדי הצלחה, חלוקת משאבים, מתודולוגיה, ניהול תהליכים, בניית כלים ומסגרת לניהול הפרויקט, הקצאת משאבים, איסוף מידע, בניית אסטרטגיית הפרויקט ועוד.
ניתן להסתכל על זה כך: מנהל הפרויקט הוא המדריך הראשי, בעוד ה-PMO הוא הגורם המקצועי שבונה את המתודולוגיה והכלים היישומיים “מאחורי הקלעים“.
יתרונות של PMO – או איך הפך ה-PMO לתפקיד קריטי בארגונים?
יש כמה סיבות לכך שהתפקיד קיבל “בוסט” עצום בשנים האחרונות. אפשר לרשום לזכותו כמה יתרונות מהותיים, ביניהם:
- דיוק – PMO מדייק פרויקטים בכל ההיבטים – בין אם בתקציב, במקורות ובלוחות הזמנים. תחזיות מדויקות מגבירות את סיכויי ההצלחה של הפרויקט ואת העקביות שלו, ומונעות עיכובים.
- חיסכון – ברגע שפרויקט מדויק יותר (הנקודה הנ“ל), כך גם אפשר לצפות לחיסכון כספי. הסיבה היא שיש פחות פתח לשינויים במהלך הדרך; נקודות השינוי האלו, שמתרחשות לא פעם לאורך פרויקטים, הן אלו שמייקרות אותו – שכן השינויים אינם נכללים בתקציב.
- סטנדרטים – PMO מגדיר את הסטנדרטים של הפרויקט ומפקח עליהם. כך הוא משפר את ניהול הפרויקט והמקצועיות שלו ומייצר אחידות בצוות ובארגון כולו.
- מאחורי הקלעים של הפרויקט – PMO הוא למעשה האדם מאחורי הקלעים, שאחראי על המתודולוגיה של הפרויקט, התהליכים, השיטות והכלים, ויודע להתאים אותם באופן ספציפי לצרכי הפרויקט הייחודיים. הוא גם עוזר למנהל הפרויקט לקרוא את הפרויקט בצורה הנכונה ומסייע בכך לתהליך קבלת ההחלטות.
- זיהוי כשלים בתכנון ובעיות מראש – ל- PMO ראיה רחבה, ובעת בניית הפרויקט הוא יכול לזהות מראש כשלים ובעיות בתכנון הפרויקט, ולנטרל אותם לפני שמאוחר מדי. כך הוא מונע עיכובים והוצאות מיותרות.
- תמיכה – אחד היתרונות הגדולים ביותר של PMO הוא התמיכה העקבית שהוא מספק לאורך כל שלבי הפרויקט למנהל הפרוייקט ולצוות כולו. ל-PMO קשת רחבה של מידע, מתכנון אסטרטגי ועד הוצאה לפועל, והוא מספק תמיכה ועזרה בכל נקודה בדרך.
היישר אל 2021 – תפקידו של PMO גם בעתיד
כמו שאפשר להבין כבר מהגדרת התפקיד, ה-PMO הוא תפקיד דינמי, שמשתנה מפרויקט לפרויקט, אך גם משתנה עם השנים. היום האוטומציה מחממת מנועים, אספקטים רבים הנוגעים לניהול הלוגיסטי של הפרויקטים ניתנים למימוש בעזרת בינה מלאכותית ויש לנתח ולהפיק ערך משמעותי מביג-דאטה – כמויות מידע עצומות שנאספות ממקורות רבים ללא הפסקה.
תפקידו העכשווי והעתידי של ה-PMO הוא, בין היתר, לפתח “מיינדסט ארגוני” אנליטי יותר, לנווט בין ההתפתחויות הטכנולוגיות ולא לטבוע בים המידע של הביג דאטה; הוא נמצא שם כדי לעזור לפרויקטים להתקדם לעבר העתיד, והוא מסייע לקבל החלטות מבוססת מידע לצד בניית תשתיות טכנולוגיות.
PMO במיקור חוץ – האם זה אפשרי?
התשובה לשאלה היא חד משמעית כן. הרבה פעמים, מסיבות מגוונות, ישנה העדפה לעשות מיקור חוץ ל-PMO עבור פרויקטים ספציפיים ומורכבים. מיקור חוץ איכותי, של ספק עם המומחיות הספציפית להטמעת והרצת הפרויקט, משפר את יעילות ניהול הפרויקט ואת התקשורת בארגון, ויוצר מסגרת פעולה לקבלת החלטות נכונה.
