פונקצית PMO

PMO – בשנים האחרונות, יותר ויותר מחקרים מראים שארגונים נחשפים למשמעות וליתרונות של הקמת פונקצית  Project management Officer בארגון.

יחד עם זאת, ישנם עדיין ארגונים המתלבטים לגבי התרומה של פונקציה כזו, או לחלופין לא בטוחים שהקמתה מצדיקה את העלויות וממשיכים בפעילות הפרויקטאלית ללא תמיכת PMO.

במקרים רבים, מתעוררות שאלות כגון:

• האם זה יתאים לאופי הפעילות בארגון?
• באיזה אופן ה- PMO יתמוך בהצלחת הפרויקטים?
• מהם סוגי ה PMO-  הקיימים ומהם הכישורים הנדרשים?

ועוד שאלות רבות המביאות את מקבלי ההחלטות לדילמה ולדחיית ההחלטה. במאמר זה, נציג את השיקולים העיקריים היכולים לעזור לארגון שלכם לעשות סדר טרם קבלת החלטה.

האם הארגון שלי צריך PMO?

לצורך מענה על השאלה הזו, ריכזנו עבורכם שבע נקודות מרכזיות. ככל שנקודות אלה מתאימות לארגון שלכם ולסביבת העבודה אותה את חווים, גדל הסיכוי ש PMO יהיה בעל ערך עבורכם.

1. ריבוי פרויקטים המצריכים אינטגרציה רחבה

ככל שהפרויקטים בארגון מתבצעים במקביל במספר מחלקות, כאשר בין המחלקות מתקיימים הסכמים, והפרויקט השלם דורש תכלול ותיאום, רמת המורכבות עולה.

זה מתבטא בהגדרת אבני הדרך והקשרים בין המשימות, ואולי אף קושי בעמידה בלוחות הזמנים האינטגרטיביים של הפרויקט כולו. PMO יסייע רבות במקרים אלה; פונקציה שתהווה מרכז ידע מתודולוגי לניהול הפרויקט, תסייע בהגדרת תהליכי עבודה אחידים והטמעתם, לרבות ניהול הקשר מול מחלקות משיקות.

ה- PMO ינחה ויסייע למנהלי המחלקה ולמנהלי הפרויקטים בקביעת מדדי הצלחה, סדרי עדיפויות, בקרת התקדמות, הקצאת משאבים ויישום מערכות תומכות. במקרה כזה יש לשקול באם PMO פרויקטאלי-ארגוני העובד מול מספר מחלקות יכול להתאים לפי העומס והייחודיות המתודולוגית-תפעולית, או לבחון אילו מחלקות נדרשות לפונקציית PMO משלהן.

2. מנהלי הפרויקטים משתמשים בשיטות שונות ובכלים שונים לניהול הפרויקטים שבאחריותם

במקרה של חוסר אחידות לגבי שיטת ניהול הפרויקט והכלים הנמצאים בשימוש, נוצר קושי רב בתכלול כלל תמונת הפרויקטים הארגונים עבור ההנהלה הבכירה. מאחר והתקדמות הפרויקט, הנושאים הפתוחים והסיכונים הכרוכים בפרויקט מוצגים בצורות שונות – יצירת סטאטוס אחד הופכת להיות משימה מורכבת וממושכת, ועלולה להיווצר תחושת כאוס.

PMO יפעל להגדרת תבניות, כלים תומכים וסטנדרטים אחידים ובכך ייעל בצורה דרמטית את תהליכי איסוף והצגת הנתונים. משלב ההגדרה מול ההנהלה הבכירה ובחירת הפרמטרים, כולל קביעת סדרי עדיפויות, קווים מנחים, שגרות ניהול הכנת תוכניות ותחזית בהיבטי עלות, משאבים, ולוחות הזמנים, על פי רמת העדיפות.

3. פרויקטים אסטרטגיים שהצלחתם קריטית בהיבט העסקי

כאשר אחד או שניים מהפרויקטים המנוהלים בארגון הינם פרויקטים אסטרטגים-מורכבים המערבים השקעות גבוהות, כגון פרויקט תשתית, או החלפת מערכות ליבה, אזי מדובר במשמעויות ארגוניות נרחבות, וסיכון גבוה.

פרויקטים אלו מאופיינים במשכים ארוכים, ודורשים שיטת ניהול מובנית ועקבית. במקרים אלו ישנה הצדקה להקמת פונקציית PMO פרויקטאלית, אשר תלווה את הפרויקט מתחילתו ועד סופו.

PMO כזה יהיה ממוקד אך ורק בפרויקט ויסייע בכל היבטיו, כולל ניתוח והגדרת תהליכים, יגדיר וינחה מתודולוגיה לניהול הדרישות בפרויקט, יבצע מעקב אחר התקדמות הפרויקט והצגתו לבעלי העניין, ייסע ברכש משאבים, ניהול הספק, ועוד.

4. הארגון עתיד לעבור שינוי משמעותי, כגון רכישה או השקת מוצר חדש

כאשר מתוכנן שינוי ארגוני-מהותי, כגון השקת מוצר חדש או כניסה לשוק חדש, ישנה הצדקה להקמת פונקציית Project management Office ייעודי אשר מתמחה בנושאים הללו. ה- PMO ילווה את הארגון לאורך התהליך המורכב.

ניתן לבחון באם קיים בצוות הארגוני הפנימי מישהו מיומן ומנוסה, בעל רקע מתאים אשר יכול לתפקד כ- PMO וללוות את התהליך. לרוב נדרשת מיומנות וניסיון ייחודי.

PMO אסטרטגי, כפי שתואר כאן, יתמקד במשימות הנובעות מהשינוי המתוכנן, מרמת העל, וכן יוודא כי יש מי שלוקח אחריות גם על משימות המיקרו. ל- PMO כה יש סמכות ואחריות לביצוע מהלכים אסטרטגיים  אשר משפיעים על בעלי העניין השונים בארגון.

5. מנהלי הפרויקטים עמוסים במשימות ניהוליות ומקצועיות

כאשר מנהלי הפרויקטים עמוסים בפעילויות ניהוליות, קשה להתמקד בתכנון הפרויקט ובהיבטים עסקיים. משמע,  שחלק מהפעילויות מקבל עדיפות משנית ונדחה (או אינו מבוצע).

ההנחה בארגון, ובהתאם הציפייה של בעלי העניין היא שמנהל הפרויקט, כמי שיש לו האחריות הכוללת להצלחת הפרויקט, יפעל מול חברי צוות הפרויקט בכדי לפתור תקלות, להיות במעקב תמידי אחר לוחות הזמנים, לגייס משאבים, לנהל פגישות סטאטוס מול בעלי עניין, להכין דוחות, לדווח על התקדמות, ועוד פעולות רבות.

במקרה כזה, שבו ניהול הפרוייקט, מתנגש עם אחריות נוספת שיש למנהל הפרויקט או ריבוי פעולות ניהוליות בארגון,  פונקציית Project management Office שתתמוך ותלווה את הפרויקט בהיבטים מנהליים תהייה יעילה מאד.

ה- PMO יסייע למנהלי הפרויקט בטיפול המנהלי השוטף, עדכון במערכות מידע וריכוז פעילות אדמיניסטרטיבית, וכך יתאפשר למנהלי הפרויקטים להתמקד בקידום משימות הפרויקט, תקשורת עם בעלי עניין, וקידום האינטרסים של הפרויקט בארגון.

6. חוסר בידע ומתודולוגיה וצורך בהדרכות בתחום ניהול פרויקטים

במקרים רבים מנהלי פרויקטים הבאים מרקע מקצועי-ניהולי, נדרשים להכוונה מתודולוגית ומענה עבור כלים תומכים ושיטות עבודה. במקרים אלו, יחידה מרכזית הפועלת בצורה רוחבית בארגון ואחראית על הגדרת הסטנדרטים תסייע רבות.

ניתן להבחין בין PMO קלאסי התומך בפרויקטים, לבין  PMO המהווה מרכז ידע. Project management Office המהווה מרכז ידע מציע למעשה שירותי ייעוץ מותאמים אישית למנהלי הפרויקטים. בדרך כלל PMO כזה מתאים לארגונים גדולים, ויש לו סמכות לממש ולהנחיל בארגון את תחומי הידע השונים כגון הגדרת תכולה, שיטות תזמון, הדרכות ועוד.

7. תהליך ניהול פורטפוליו הפרויקטים הארגוני

כאשר הארגון מעוניין להתקדם ולשפר את שרשרת הערך של ניהול פרויקטים, נדרש ניהול שיטתי ומובנה של פורטפוליו הפרויקטים. ניהול כזה טומן בחובו שלב של ניתוח והצדקה לכל יוזמה לפרויקט חדש, הסתכלות על פרויקטים ומשאבים קיימים, ובחינת תמהיל הפרויקטים הצפוי.

יש לקבוע קריטריונים להחלטות Go/No Go ולהגדיר מדדי הצלחה ובקרה לתהליך זה.

פונקציה PMO יסייע רבות בקביעת הפעולות הנדרשות בשלב אסטרטגי זה, ובהטמעתו במערכות ובתהליכי העבודה.

PMO גם יוכל לתמוך במנהלי הפורטפוליו ולהביא ערך מוסף לקביעת המדיניות, ניהול שינויים ולסייע בקבלת החלטות.

לסיכום פונקצית PMO

פונקצית Project management Office מהווה בסיס מובנה לתהליכי ניהול הפרויקטים הארגוניים, ופועלת על בסיס מתודולוגיות ושגרות מוכחות המובילות לניהול יעיל יותר של פרויקטים בארגון.

אין הדבר מתרגם מיידית לחיסכון בעלויות, ולאו דווקא יתרום להצלחת הפרויקט הבודד בטווח המיידי, שכן PMO אינו מספק פתרון קסם לבעיות הטבועות בתרבות הארגונית ומתבטאות בתהליכים, הרגלים ושגרות נהוגות.

אלה לא יוחלפו בין לילה. אולם, נתונים סטטיסטיים שדווחו בסקרים, וארגונים המפעילים פונקציות Project management Office לאורך זמן, מדווחים על שיפור ברור באיכות ניהול הפרויקטים ובמידת היעילות.

לאחר שבחנתם את הגורמים שהוצגו במאמר זה – אנו מזמינים אתכם לחשוב על הארגון שלכם והאתגרים איתם אתם מתמודדים, ולבחון כיצד יוכל תפקיד ה- PMO להביא ערך מוסף בארגון שלכם.