“אם זה לא שם, זה לא קיים.” בטוח שכבר שמעתם פעם. יש לנו נטייה והטיה, שמובילה אותנו להתייחס למה שאנחנו רואים כמציאות השלמה, ואם אנחנו לא רואים? אז זה לא באמת קיים מבחינתנו. כמובן, טעות.
כדי להבין טוב יותר את “העולם”, ולהתמודד עם ההטיה, דרך התמודדות אחת היא מדידה. מדדים ובקרה הם תהליכים חשובים, אחד מחמשת תהליכי ניהול הפרוייקט לפי ה- PMBOK, ומטרתם היא בדיוק זו – להנגיש לנו את מה שאנחנו לא רואים, את הכיוון;
- איך מתקדם הפרויקט?
- עד כמה אנחנו קרובים ליעד?
- עד כמה יצרנו פערים לעומת מה שתכננו?
או במילותיו של פיטר דרוקר (אבי תורת הניהול המודרנית): “לא תוכל לשפר, את מה שלא תוכל למדוד.”
בניית מערך מדידה אפקטיבי, היא אומנות בפני עצמה. היא מתחילה ב”מה” – מה הם היעדים ומה חשוב לנו למדוד? וממשיכה ל”איך”, ובסופו של דבר מתבטאת במערך מדדים או דשבורד פרויקט, שאם הוטמע כהלכה, מהווה בסיס חשוב לתהליכי ניהול הפרויקט והארגון כולו.
במאמר זה ריכזנו חמישה עקרונות חשובים שכדאי לקחת בחשבון כשחושבים על מדדים, ושאימוצם יהפוך את מערך המדידה שלכם לבעל ערך גבוה עבור הארגון.
חמשת העקרונות לבניית מערך מדידה אפקטיבי
#1 – אמנות הצמצום
אומרים ש”יותר, זה פחות”, וש- “מרוב עצים, לא רואים את היער”. בכל הקשור למדידה, זהו כלל חשוב. מערך המדדים צריך להיות מצומצם וממוקד, כזה שמביא את המידע שצריך, אבל לא יותר מדי. מערך מדדים מסורבל, שמציג הרבה מחוונים, הוא כמו צומת שיש בה מספר רמזורים כשלא ברור לנוהג ברכב על מה להסתכל. בחנו היטב את יעדי הפרויקט ותהליכי הליבה, ובחרו בקפידה את המדדים. מדדים גם יכולים להשתנות לאורך חיי הפרוייקט, כך שלא חייבים להעמיס הכל כבר בהתחלה – ועל כך בהמשך.
ישנם שני סוגים של מדדים: מאוחרים ומוקדמים. המאוחרים מסתכלים על מה שכבר קרה, הסתכלות במראה האחורית בזמן נהיגה ברכב. אלה משקפים לנו את העבר שלא ניתן לשנות. לעומתם, מדדים מוקדמים הם אלה שמסתכלים קדימה – שמשה קדמית ברכב – ומכוונים אותנו לפעולות שניתן לעשות עכשיו כדי לשנות את התוצאות ביחס ליעדים שהצבנו לעצמנו.
על כל אחד מהם אפשר לומר במה הוא מצטיין ומהו הקושי, ואני מפנה אתכם למאמר קודם באתר שלנו שמרחיב בנושא. מה שכדאי לומר כאן הוא ששניהם חשובים; יש לשלב במערך המדידה את שני הסוגים, מצד אחד לעודד הסתכלות קדימה ופעילות פרואקטיבית, ומצד שני להביט אחורה על התוצאות שהשגנו, ולנתח את הכישלונות שכשלנו כדי ללמוד ולהשתפר.
#3 – זוגות-זוגות או, בשבחה של הרב ממדיות
נניח שאנחנו רוצים למדוד את ביצועי הצוות לאורך הפרויקט ובוחרים להשתמש בממד הבודק את מספר המשימות שהשלים כל אחד במהלך השבוע. זהו מדד יחיד ונוח למדידה, אבל מצד שני בחירה
רק במדד הזה יכולה להתברר כטעות גדולה.
כך למשל יכול הצוות למקסם את מספר המשימות שהוא מבצע על חשבון איכות הביצוע, ולסכן את איכות המוצר או שביעות הרצון של הלקוח. את התופעה הזו אפשר למצוא במקומות רבים. הכלכלן הבריטי גודהרט, ניסח אותה כך: “כאשר מדד הופך להיות מטרה, הוא מפסיק להיות מדד טוב.” במילים אחרות, כאשר קובעים מטרה ספציפית אחת, אנשים נוטים לבצע אופטימיזציה למטרה זו ללא קשר לתוצאות. הדרך להתמודד עם התופעה היא לשלב ממדים כך שיאזנו האחד את השני. צריך לשלב מדידה של ההשפעה, עם מדידה של ההשפעה הנגדית שלה. למשל, אם נמדוד את מספר המשימות שהצוות סוגר בשבוע, נמדוד גם את מספר הבעיות שדווחו על ידי הלקוחות, או מספר הבאגים שהתגלו בקוד. זכרו, מדידה מייצרת התנהגות, ולכן חישבו מהי ההתנהגות הרצויה וכיצד לאזן אותה.
#4 – גישה אנליטית
כבר נאמר לא מעט בשבחה של האינטואיציה או “תחושת הבטן”, סטיב ג’ובס קרא לזה “הקול הפנימי”. ואכן, זו בהחלט יכולה לעזור ולכוון אותנו. יחד עם זאת, תהיה זו טעות לבסס את תהליכי קבלת החלטות על תחושת בטן בלבד. גישה “מונחת נתונים” (Data Driven), משמעותה שהחלטות ניהוליות-אסטרטגיות, מתבססות על נתונים אמיתיים, ניתוחם והבנת המצב המתקבל. גישה כזו מאפשרת לחברות לשרת טוב יותר את לקוחותיהם, ולהגיב מהר. זה כמובן דורש שיוצגו הנתונים הנכונים – ועל זה כבר דיברנו – אבל העיקרון המנחה הוא לעבוד עם “דאטה” כדי לוודא, להבין ולכמת, לפני שמקבלים החלטה, וזה אומר חיבור לבסיסי נתונים בזמן אמת.
#5 – מדידה היא תהליך!
המדד הוא מספר בסופו של דבר. אבל חשוב לזכור כי המדידה אינה רק המספר, זהו תהליך שהולך ומתפתח ככל שהפרויקט מתקדם, הארגון מתקדם ואנשים מאמצים את הגישה. חשוב להקפיד ולבחון לאורך הדרך מהם הצרכים, מה חסר, ולדייק ככל שנדרש. את המדדים צריך לתחזק, להנגיש ולהטמיע כדי שכל המשתמשים אכן יאמצו אותם ככלי שימושי המסייע בקבלת החלטות. נדרשת תשומת לב ארגונית, והרבה הקשבה, ולכל אלה חשוב לתת את הדעת גם כשכבר הגדרנו מדדים והתחלנו למדוד.
לסיכום מערך מדידה אפקטיבי
מעקב אחר ביצועי הפרויקט ומדידה קבועה על מנת לוודא שההתקדמות היא אכן בכיוון הנכון, הוא תהליך ליבה בניהול פרויקט. כאשר נוצרים פערים ומתקבלות התרעות, יכול הצוות לפעול מוקדם על מנת להתאים ולתקן ככל שנדרש.
לצורך כך, נדרש מערך מדידה יעיל; כזה שיכוון את הצוות וההנהלה, וייצר עבור הארגון משוב נכון והתרעות שיובילו להחלטות ופעולה.
