תתארו לכם …. עולם בלי מיילים?

עולם בלי מיילים – תתארו לכם עולם פשוט. בלי הפרעות תכופות, בלי לקפץ מנושא לנושא, סביבת עבודה שמאפשרת להתעמק ולהתמקד. עולם העבודה שלנו היום הוא אינטנסיבי, מהיר, עמוס שיבושים ומשימות. האתגר הוא לאזן, לזהות ולוודא שאנחנו משקיעים את תשומת הלב במשימות שחשובות. איזון וניהול נכון של משימות, הפך לאתגר. ד"ר קאל ניופורט [1] – סופר אמריקאי, מדען וחוקר בתחום מדעי המחשב, אשר פרסם מספר ספרים בשנים האחרונות שהיו לרבי מכר וסימנו פריצת דרך מחשבתית, הוציא בחודש שעבר ספר חדש "עולם ללא אימיילים: לדמיין מחדש עידן ללא עומס יתר בתקשורת." (A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload). וזוהי הזדמנות להתבוננות על ניהול משימות, ולחשיבה קצת אחרת לגבי האופן בו אנו מתנהלים בסביבת העבודה בכלל וב- ניהול פרוייקטים בפרט.  

איפה הבעיה?

לטענתו של ד"ר ניופורט בספר החדש, אימיילים לא רק שמשפיעים לרעה על מידת היעילות שלנו בעבודה אלא אף פוגמים במידת האושר שלנו. קאל לא מכוון לכך שצריך להעלים את תוכנות האימייל מהעולם ולחזור לעידן של פקסים, ותיבות קוליות. התרומה שהטכנולוגיה הביאה לעולם העבודה בעשרות השנים האחרונות ברורה וקאל מציין אותה. אלא, שההתקדמות הטכנולוגית שינתה לא רק את כלי העבודה שלנו, היא שינתה באופן מהותי את סגנון העבודה. סגנון העבודה שהתפתח הוא כזה שבו מרבית פעולות הקולבורציה; ההחלטות והשיתוף שנדרש כחלק מניהול משימות, נעשה בהתכתבויות "פינג פונג" דיגיטליות. אתם בטח יכולים להיזכר באיזו שרשרת אימיילים אינסופית שנחתה אצלכם, שוב, בתיבת הדוא"ל בימים האחרונים. לשיטתו של קאל, הפכנו להיות רשת אחת גדולה. כולנו מחוברים בצורה דיגיטלית (דוא"ל, סלאק, TEAMS או ווטאסאפ), ולכן כשיש לנו שאלה, מחשבה, או התייעצות, מה יותר טבעי מלשלוח הודעה דיגיטלית? מידע שמקפץ מנקודה דיגיטלית אחת לשנייה במהירות. אז למה זו בעיה? הרי יש בזה יתרונות ברורים: מהיר, קל, גמיש ודי נוח. הבעיה לטענתו של ד"ר ניופורט היא חוסר היכולת לגדול ולהרחיב את הרשת (scalability). זה אולי אפשרי כשמדובר בצוות אחד, או צוותים קטנים, אבל כשהרשת מתרחבת, מספר ההודעות שיקבל כל חבר צוות גדלה בצורה משמעותית, וזו כבר בעיה. כדי להיות זמינים ולתת מענה לצוות, לפרויקט או ללקוחות, נמצא את עצמנו בודקים את האימייל או את הצ'אטים בהם רצות ההודעות לעיתים תכופות (הרפרנסים שהוא מביא מדברים על כל 6-10 דקות), והתזזיתיות הזו היא עצם הבעיה. הצורך לבדוק "מי צריך אותנו" מסתבר, מוטבע בנו וקשה מאוד להתנגד לו. ד"ר ניופורט טוען שהמוח האנושי פשוט לא עומד בקצב השינויים שסגנון עבודה כזה דורש מאיתנו, וזאת על בסיס מחקרים קליניים המראים כי מעבר מנושא לנושא פשוט דורש זמן מעבר "מבוזבז", על מנת שנוכל שוב להתמקד ולחשוב בבהירות. התוצאה: חוסר יעילות ועייפות.  

מה אפשר לעשות אחרת? לשיטתו של ד"ר ניופורט

לחשוב על ארגון המידע באופן שונה. במקום לחשוב על עוד טכנולוגיות, קאל מציע להשתמש במה שכבר יש, אחרת. לרכז את המידע בצורה שקופה "במקום אחד" שזמין לכולם. לאמץ גישות שיתופיות ולהקדיש כולם יחד זמן למחשבה. קאל מציע לצאת מראיה שבה ניהול הידע נתפס כאוטונומיה של היחיד, לראיה שונה על פיה פועלים כולםיחד כצוות על מנת לקדם את כלל המשימות והפעולות. לדוגמא: מעבר מניהול משימות והתכתבויות במרחב הפרטי של היחיד המתנהל במייל, ללוח משותף שבו הצוות כולו נחשף לכלל המשימות בזמן אמת. המשימות בסופו של דבר משויכות לאדם אחד שאחראי לביצוען, אולם השקיפות לכלל הצוות מאפשרת לבחון מתי הקצב איטי ולהבין מדוע, לזהות מתי נדרשת עזרה כדי לפתור בעיה ולקדם נושא שדורש תשומת לב. השקיפות והשיתוף מייעלים את התהליך, לעומת "פינג-פונג" התכתבויות במייל שעלול להימשך זמן רב מבלי שכלל הצוות מכיר את הבעיה או יכול להציע עזרה. הנגשה כזו, מאפשרת לבנות סגנון עבודה יעיל יותר.  ד"ר ניופורט גם מציע למשל, להחליף התכתבויות במיילים בשעות משרד של עבודה משותפת, כגון עבודה על מסמכים יחד "בזמן אמת" במקום שרשרת של החלפת גרסאות או  שליחה במייל. הוא מעלה עוד רעיונות שונים שמטרתם צמצום השימוש במייל, יציאה מהמרחב של היחיד, והחלפתו בעבודה שיתופית שמשיאה את היעילות ואיכות התוצאות.  

הלכה למעשה – איך זה נראה במציאות שאנחנו פוגשים (שימוש בכלי 365)

עד כאן הרפרנס של ד"ר קאל ניופורט. את הספר שלו ניתן להזמין ברשת, ואפשר למצוא ראיונות בהם הוא מפרט את הגישה שלו  וחולק דוגמאות [2]. אם נחזור לכאן והעכשיו שלנו, עומס התקשורת וההודעות שד"ר ניופורט מתאר, מוכר לכולנו ובמיוחד בעולם ניהול הפרויקטים, תופעה שאנו נתקלים בה בארגונים רבים. הניסיון להביא לצמצום "ההפרעה" הוא כיוון מבורך ואנו מממשים אותו בדרכים שונות. אוכל לציין כאן שימוש בשירותים בסביבת 365 של מייקרוסופט. הסביבה מציע כיום כלים נוחים למימוש, היכולים להוביל ליעילות זו. לדוגמא, TEAMS. שירות המאפשר להציג מידע ממקורות שונים במקום אחד נגיש לצוות, לנהל דיון, לשמור מסמכים תוך שיתוף ועריכה, המובילים ליעילות ושקיפות שמסייעת רבות לתהליך העבודה. שירות נוסף התורם ליעילות ושינוי אופן העבודה ההיפראקטיבי,  הוא ה POWER APPS. שירות המאפשר בניית אפליקציות אשר נותנות מענה לתהליך ממוקד, תוך גישה לכלל הצוות, סנכרון מול בסיס נתונים מרכזי, והנגשה לכל משתמש את מה שרלוונטי וחשוב עבורו, יחד עם חיבור לתמונה הכוללת. כיום אנחנו מלווים מספר ארגונים בתהליכים אלו ממש, והחוויה של משתמש הקצה לאחר מימוש התפיסה היא תחושה של:

• יעילות
• מיקוד והקלה
• הורדת נפח תנועת המיילים
• מיקוד לעומת פיזור
• מידע שעובר בזמן אמת ללא צורך בעדכון קבצים
• זמינות ונגישות למידע "שמעניין אותי"

 

לסיכום עולם בלי מיילים

בין אם זהו הצורך שלנו לתת מענה או אינטנסיביות העבודה, ה"רעש" שמייצרת התקשורת הדיגיטלית המרובה מורגש היטב. כמובן שיש בה יתרונות רבים, אולם לעיתים היא עלולה להוות קושי. מימוש תפיסה לפיה קיים מרחב "שיתופי" זמין לכולם, המנגיש לכל אחד את המידע הרלוונטי עבורו, ויחד עם זאת מייצר שקיפות לכלל הצוות הוא כיוון בעל ערך רב. גישה זו ניתנת למימוש בכלים טכנולוגיים רבים הזמינים כיום במרבית הארגונים. גם אם לא תאמצו את דעותיו של ד"ר ניופורט, נקודת המבט שהוא מציג מרעננת ומעוררת מחשבה, ומציעה התבוננות קצת אחרת על סגנון העבודה שכולנו חווים. אז נסו לתאר לעצמכם עולם פשוט יותר ממה שהוא ככה, איך הייתם פועלים? נשמח לשמוע מכם על ניהול המשימות והפרויקטים, והרעיונות שאתם מיישמים בארגונים שלכם. [1] A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload Hardcover, by Cal Newport [2] https://fortune.com/2021/03/02/author-interview-cal-newport-book-world-without-email/