מה ההבדל? שירותי ניהול הפרויקטים של מייקרוסופט 365

Project Online ו- Project for the Web ומה שביניהם

כשאומרים "Microsoft Project" למה בעצם מתכוונים? אז זהו, שהיום זו אכן שאלה רלוונטית. למעשה מייקרוסופוט מציעה שני שירותים שונים בסביבת 365 תחת המותג "Project":

• האחד הוא Project Online
• והשני Project for the Web

מבולבלים? בדיוק בשביל זה אנחנו כאן. נסביר מהו כל אחד משני השירותים הללו, וננסה לתת הכוונה, מתי להשתמש באחד, מתי בשני, ואולי בשניהם?  

Project Online

זהו פתרון ניהול פרויקטים ארגוני מבוסס ענן. ה- Project Online הוא למעשה גלגולו של אותו פתרון פרוג'קט מוכר, זה שהפציע לעולמנו אי שם בשנות ה- 80. לאורך השנים המוצר התפתח, התעדכן והשתדרג, ומעבר לגרסת ה Desktop (המאוד מוכרת) נוספו לו יכולות ופונקציות מתקדמות ומורכבות. המוצר היום  משתמש בבסיס נתונים מרכזי (SharePoint Data Store) המאפשר לייצר תבניות עבודה אחידות לכלל הארגון ותשתית מידע מרכזית שבה ניתוח הנתונים הוא אינטגרטיבי, לכלל הארגון. כאשר הפרויקט דורש תכנון לו"ז מפורט, ומורכב מתכולות שונות ביניהן מתקיימות תלויות, סביר שקיים צורך בבקרה תדירה על מנת לעזור לצוותים לעקוב אחר שינויים והשפעתם. ובמקרה זה ה- Project Online הוא ככל הנראה פתרון שיסייע רבות לנהל את התהליך. היתרונות המרכזיים:

• מנגנון ניהול הרשאות המאפשר לייצר מידור, ושליטה במידת הגישה שיש לבעלי התפקידים שונים.
• מאפשר לבנות מודל לוחות זמנים מפורט ומורכב, כולל ניהול לוגיקה של קשרים המתעדכן במהלך חיי הפרוייקט, השוואה לתוכניות המקור וניתוח שינויים. למשל: ניתוח נתיב קריטי, וזיהוי משימות דוחפות.
• ניהול משאבי הפרויקט, בראיה ארגונית מתוך בסיס נתונים ארגוני (להבדיל מניהול מקומי לכל פרויקט), כולל ניתוחי עומס, זמינות לפי לוחות שנה ייעודיים (למשל צוות העובד ישראל וצוות העובד בארה"ב), הקצאת משימות וניהול עלויות.
• אחידות וגם גמישות – בסיס ארגוני אחיד ומובנה מחד, תוך שימוש בשדות ארגוניים אחידים לכולם ותצוגות משותפות. מאידך, לכל משתמש יש את היכולת להגדיר מקומית את אותן תצוגות מועדפות עליו.

  חשוב לשים לב: Project Online הוא פתרון ניהול פרויקטים מקצועי, המאפשר תכנון ובקרה ברמה גבוהה, ודורש הכנה. שימוש נכון בפתרון, חשוב שיבוא מתוך ראייה תהליכית רצויה לארגון. ככל שהארגון ידע להגדיר את תהליך העבודה הרצוי לו, תהליך ההטמעה יהיה מהיר ויעיל יותר. הכנה זו יכולה להיות ממוקדת וקצרה, אולם חשוב להקפיד עליה.  

Project for the Web

החבר החדש בחבורה. שירות ענן שנוסף למשפחת 365 בשנת 2019. הוא מציע ממשק משתמש חדיש ו"קליל" ויכולת לתכנון מהיר של פרויקט. זהו פתרון ניהול פרויקטים המאפשר לבנות מודל לו"ז "אמיתי", אך המימוש נעשה בעזרת יכולות פשוטות העונות על הצרכים הבסיסיים. השירות תוכנן ועוצב תוך הקפדה על ממשק העבודה ומאפשר למשתמשים רבים ומגוונים בארגון להנות מהשירות בצורה אינטואיטיבית, לאו דווקא כאלה המוגדרים "מנהלי פרוייקטים", ואולי במיוחד משתמשים אלה. המוצר זמין בגרסה מקוונת בלבד, ואין כאן עבודה עם קבצים (הנתונים מאוחסנים בסביבת Microsoft Dataverse). אותה גרסת Desktop עליה דיברנו בחלק הקודם (זו השייכת ל Project Online), אינה רלוונטית עבור מוצר זה. היתרונות המרכזיים:

• עבודה משותפת של כלל בעלי העניין בתוך סביבת פרויקט אחת. ניתן לבנות תוכנית עבודה בשיתופיות מלאה, והמוצר תומך בריבוי משתמשים.
• קלות העבודה ומהירות השימוש. כך למשל מונגשים המונחים המקצועיים בשפה פשוטה ונוחה, מה שמאפשר למגוון בעלי תפקידים, תוך דגש על מי שעולם ניהול הפרויקטים לא מוכר להם היטב, לבנות תוצרים מהירים.
• תצוגות המאפשרת למשתמש לעבוד בדרך שנוחה לו: בין אם בתצוגה "אקסלית" – טבלאית, תצוגת גאנט או תצוגת כרטיסיות (Kanban) שהיא עדכנית ונוחה מאוד.
• המוצר הוא חלק מפלטפורמת ה Power של מייקרוסופט וניתן להרחיב את השימוש בו בעזרת ה Power App והגמישות שהיא מציעה. למשל תהליך ניהול סיכונים, מסמכי ייזום, ניתוחי כדאיות ועוד.

  חשוב לשים לב: הפתרון מציע מנגנון ניהול לוחות זמנים בסיסי, כך שיכולות מתקדמות כמו תוכנית בסיס או קישור בין תוכניות אינן נכללות במוצר. לחלק מהצרכים ניתן לתת מענה בעזרת שירותים משלימים כמו Power App ו- Power Automate, אולם אלה דורשים התערבות ופיתוח ואינם חלק מהמוצר כמות שהוא. בנוסף, הגישה לתוכניות נקבעת על פי קבוצות שהוגדרו בסביבת ה 365, אותן קבוצות שהוגדרו ב- Teams, ללא אפשרות למידור נוסף.  

אז מה לבחור? שניהם יחד וכל אחד לחוד

ההכוונה הכללית היא זו:

• Project for the Web – כאשר הדגש והקו המנחה הוא שימוש קל ועבודה שיתופית
• Project Online – ניהול פרויקט מורכב הדורש בקרה מובנית ויכולות ניתוח מתקדמות

אם הפתרון מיועד לתמוך בניהול פרויקט בודד, אז יש לבחון את שני הפתרונות ולראות באם המענה הבסיסי מספיק לצרכי הפרוייקט, ובמידה ולא לבחון את היכולות המתקדמות יותר. במידה והמטרה היא ניהול פרוגראמה או ניהול פורטפוליו פרוייקטים, פתרון ה Project Online כמות שהוא מיועד לתמוך בצרכים אלו. אם תרצו לעבוד עם Project for the Web תצטרכו להרחיב את הפתרון, וגם אז לא בטוח שהמענה יהיה מלא, תלוי בתכונות המשמעותיות עבורכם. יש לציין כי Project for the Web הוא פתרון מתפתח שנוספות לו יכולות, וכדאי לעקוב אחר עדכוני מייקרוסופט. מאחר ושני הפתרונות הם שירותים בסביבת 365 יכול ארגון לבחור לעבוד עם שניהם, זה לצד זה,  ולהחליט מי עובד איכן, ואף לנהל את הגישה ברמת ההגדרות של המשתמשים. כך, חלק מהצוותים בארגון ינהלו פרויקטים בעזרת Project for the Web, על פי ההכוונות שתיארנו, ואחרים ב- Project Online. ואיך רואים את "הכל יחד?" את השילוב של המידע ניתן לייצר בעזרת Power BI , גם הוא שירות של 365. ה- BI יכול להתחבר בקלות לשני בסיס הנתונים הללו (SharePoint, ו- Dataverse) ולהציג בלוח בקרה אחד את סך הנתונים בתמונה אינטגרטיבית אחת לפי החתכים הרלוונטיים לארגון, ואף לשלב מידע ממערכות נוספות.  

סיכום שירותי ניהול הפרויקטים של מייקרוסופט 365

מגוון הפתרונות היום בתחום ניהול הפרויקטים בכלל, ובסביבת 365 בפרט, הוא רב ועשיר. מחד, מבלבל מעט. מאידך, הזדמנות לייצר עבור הצוותים השונים והמשתמשים המגוונים בארגון, סביבה העונה על צרכיהם ולאפשר לכל אחד לעבוד באופן הנוח ביותר. ועם זאת, בהסתכלות הארגונית, למרות השימוש בכלים השונים, כל המידע מנוהל בסביבה אחת, מאפשר להטמיע כלים מתקדמים, אוטומציות ואינטגרציה בצורה יעילה. כך שמנהלים יוכלו לקבל תמונה אחידה ועדכנית על מכלול הפרויקטים המנוהלים. מקווים שהצלחנו לעשות קצת סדר. יש לכם שאלות לגבי שירותי ניהול הפרויקטים של מייקרוסופט 365 – אתם כמובן מוזמנים לפנות אלינו בכל שאלה.