חשיבותה של תרבות ארגונית להצלחת הפרויקט ומפת התרבות ככלי מסייע
ניהול פרויקטים הוא חלק מההקשר הרחב של הארגון בו הוא מתקיים, כלומר התרבות הארגונית של החברה. הבנה טובה של קשר זה היא נדבך חשוב בניהול הפרויקט וכלי משמעותי למנהל הפרויקט. חשיבותה של התרבות בכך שהיא מהווה למעשה בסיס לכל החלטה; מתקיים סיכוי קטן שייעשה בארגון משהו המנוגד לתרבותו, כלומר לאמונות היסוד.
בהתאמה, פרויקטים הנמצאים בהלימה לתרבות הארגונית עשויים להיות קלים יותר ליישום ובעלי שיעורי הצלחה גבוה יותר, לעומת פרויקטים המאתגרים נורמות תרבותיות. זיהוי מוקדם של פערים כאלה יסייע להתוות תוכנית פרויקט יעילה ולהימנע ממכשולים.
כשאנו מדברים על סביבת ניהול הפרויקט, אנחנו עלולים לשכוח את מרכיב התרבות הארגונית. זו, משתנה מארגון לארגון, אין סוג אחד של "תרבות טובה", הן פשוט שונות זו מזו, ולהבדלים ביניהן השפעה על ניהול הפרויקט.
במאמר נתמקד ברכיב זה ונזכיר לעצמנו כיצד התרבות הארגונית משפיעה על ניהול הפרויקטים, ואיך להכיר אותה במהלך הפרויקט.
מהי תרבות ארגונית?
התרבות הארגונית מורכבת מחזון, ערכים, נהלים, קוד התנהגות, אמונות והנחות היסוד, שפה, טקסים ועוד. היא מתייחסת למגוון המאפיינים של החברה, וככזו מכוונת ומאחדת את העובדים לפעול יחד. התרבות מוגדרת בחלקה על ידי ההנהלה, ההיסטוריה של החברה, והתרבות המקצועית של העובדים.
השפעתה של תרבות הארגון משמעותית לתהליכי ניהול הפרויקט. כך למשל, אם אין תמיכה בניהול פרויקטים, זו נוטה להיתפס כנטל והפרעה לעבודה היומיומית. אם אין משרד ניהול פרויקטים (PMO) או סטנדרט של עבודה פרויקטאלית, פרויקטים יפעלו באופן שונה מאחד למשנהו או ממחלקה אחת לאחרת, מצב שיקשה על אינטגרציה, תקשורת ותיאום.
דפוסים מתמשכים אלה, אשר יחד נקרא להם "תרבות ארגונית", מסייעים לספק תחושת יציבות ומסגרת תומכת. אך עם זאת, הם עלולים גם להציב מחסומים. ככזו, תרבות יכולה אם כן לסייע או להכשיל פרויקטים המבוצעים על ידי הארגון עצמו.
תרבות ארגונית ומנהל הפרויקט
הכרת התרבות הארגונית היא משמעותית מאוד עבור מנהל הפרויקט. ככל שמושג התרבות יובן טוב יותר, כך תתאפשר פעולה יעילה יותר בתוך שלל מבוכי הארגון, בדרך להשגת תמיכה או גיבוי לפרויקט.
מנהלי פרויקטים נמצאים לעיתים קרובות בקשר עם מספר תרבויות שונות לאורך הפרויקט; תת-תרבויות במחלקות שונות (כמו למשל מחקר ופיתוח, מכירות או ייצור), כשלכל אחת "דרך משלה לעשות דברים". גם עבודה עם לקוחות או ספקים חיצוניים מביאה איתה תרבות, לעיתים בארגונים שונים או גאוגרפיות שונות. הכרה והבנה של שפת התרבות הזו אשר נמצאת בבסיס התקשורת עם אותם גורמים הופכת משמעותי למנהל הפרויקט; תקשורת יעילה תסייע רבות לפתח תוכניות שסביר יותר שיכירו בהן ויכבדו אותן, וזאת תוך הימנעות מהפרה של אמונות וערכים מול אותו גורם. לכן, אחד הכלים החשובים שצריכים לעמוד לרשות מנהל הפרויקט, הוא היכולת להכיר ולמפות תרבות ארגונית על מרכיביה.
הכר את התרבות הארגונית – מפת התרבות
כאמור, תרבות ארגונית היא תוצר של סך ההתנהגויות והרכיבים. היא סיפור שכולנו מספרים לעצמנו, ואשר פעולותינו משפיעות עליה. היא מתרחשת בכל אינטראקציה בארגון: בשיחה עם צוות הפרוייקט, בפגישה, בתהליך תכנון, בהצגת סטאטוס, בשליחת מיילים ועוד. לכן, מנהל פרויקט לא רק שצריך להכיר את התרבות הארגונית, אלא בהכירו את מרכיביה גם יכול לעצב אותה במקומות בהם הוא נמצא, תוך בחירה, חיזוק ושימוש באלמנטים הרלוונטיים. כלומר, להיות רגישים ולקיים אינטראקציה מוצלחת עם המרכיבים השונים של התרבות.
כיצד אם כן להכיר את התרבות ולזהות את מרכיביה?
חישבו לרגע על התרבות בארגון שלכם. אילו נתבקשתם לתאר את הארגון עבור אדם חיצוני כיצד תענו על שאלות כמו: מה באמת חשוב? מי מקבל החלטות? אילו התנהגויות מתוגמלות? האם ההנהלה מעודדת חדשנות? האם הארגון מעריך מצוינות? במה ממוקדת ההנהלה?
סוג זה של חקירה נותן תובנה על התרבות האמיתית של הארגון, הערכים והאמונות שלו. ישנם מודלים המסייעים לזהות באופן שיטתי את תרבות הארגון כך שניתן להשתמש בהם ככלי להבנת הסביבה. המודל של וויליאם שניידר (רפרנס) למשל, מתייחס לשני ממדים: אופן קבלת ההחלטות (בין אובייקטיבי – מבוסס נתונים, לאישי-סובייקטיבי), ומיקוד ארגוני (מיקוד במצב הנוכחי הקיים כיום, לעומת מיקוד באפשרויות עתידיות ושאיפות שטרם מומשו). בהצלבה ביניהם מייצר המודל ארבעה אבי טיפוס לתרבות ארגונית (תרבות פיקודית, שיתופית, מטפחת ומבוססת יכולות) ומתאר את אופן הפעולה בכל אחד מהם.
מודל נוסף, הוא מפת התרבות הארגונית של דייב גריי (רפרנס) – זהו כלי מיפוי המתייחס לשלושה רבדים: תוצרים, התנהגויות, מאפשרים וחסמים. כל נדבך מתחבר לאחרים ויחד הם מרכיבים תמונת תרבות מלאה.
התנהגויות –לב העניין. הפעולות – חיוביות ושליליות – שאנשים מבצעים מדי יום. מענה לשאלה "איך אנשים פועלים?". למשל: אנשים מאחרים לישיבות, תגובה מהירה לפניית לקוחות, קבלת החלטות על בסיס מידע ונתונים.
תוצרים – הדברים המוחשיים שניתן לראות ובד"כ ניתן לתרגם למונחי זמן וכסף. למעשה התוצאות של ההתנהגויות שתיארנו, רצויות ולא רצויות. למשל: לקוחות מרוצים, אנשים עמוסים ועייפים, פיגור בלוחות זמנים.
מעברים וחסמים – כל אותם דברים, לרבות מדיניות, טקסים, כללים, ונהלים – פורמאליים ובלתי פורמאליים, אשר מובילים להתנהגויות שתיארנו. מה גורם לאנשים לפעול באופן שתיארנו? מה מונע מאתנו להתנהג אחרת? למשל: תמיכת הנהלה, תהליכים אג'יליים, תהליכי שליטה ובקרה נוקשים, מערכי מדידה.
את התהליך יש להתחיל במיפוי ההתנהגויות שכן אלה זמינות וקל לאתר אותן. לאחר מכן ציינו מהם התוצרים של אותן התנהגויות, ומפו את החסמים והמאפשרים. את פעולת המיפוי רצוי לעשות כצוות בתהליך חשיבה משותף. מרגע שהמפה פרוסה בפניכם, חישבו מה בתרבות הארגונית יסייע לכם לקדם את הנושאים שחשובים בפרוייקט? ממה תרצו להימנע? מה תרצו לשנות?
"מפת התרבות" עוזרת לנווט לעבר המצב הרצוי, תוך חשיבה ויצירת תובנות, וכך להשיג את מידת המעורבות שאנחנו מחפשים. המפה תעזור לייצר שיח יעיל לקראת התוצר שנכון עבורכם. כלומר, לבחור ולהשתמש במה שמתאים, ולהימנע ממה שלא מתאים.
איפה הערכים בתוך המפה? אולי שאלה שעלתה תוך קריאת השורות הללו. הערכים נמצאים בכל דבר. הם למעשה מה שמוביל אותנו להתנהגויות שאנו צופים בהם, ואינם ממופים כישות בפני עצמה.
לסיכום
מייחסים למהטמה גנדי את האמירה: "תרבותה של אומה שוכנת בליבותיהם ונפשותיהם של האנשים." כך גם בארגונים. התרבות נמצאת בכל אחד ואחד מעובדיה, מעצבת את דפוסי ההחלטות, מנחה פעולות והתנהגות עובדים, וככלל בעלת השפעה משמעותית על האופן שבו הם פועלים, לרבות בפרויקטים. הבנה טובה של הקשר רחב זה על מרכיביו, מאפשרת לבסס ניהול פרויקט יעיל תוך שימוש בפרקטיקות עם תאימות גבוהה לתרבות הארגון. למנהל הפרויקט מזומנת גם האפשרות ליצור ולעצב תרבות ארגונית במסגרת הפרויקט. ככל שזו מחזקת את ערכי הארגון ומטרותיו, היא תתרום להצלחה ויעילות הפרויקט, תהווה חלק חשוב בפיתוח צוות הפרויקט ויצירת אקלים צוות בריא, ואלה יגבירו את סיכויי הצלחת הפרויקט.
