קטלוג השירותים הארגוני | תכנון ובקרת פרויקטים
בכנות, כמה פעמים שמעתם את השאלה; "אז מה בעצם עושה ה- PMO?" אם אתם עוסקים בתחום, כנראה שלא אחת ולא שתיים.
כמי שמלווים ארגונים בתחום ניהול הפרויקטים בכלל, ובהטמעת תפקיד ה- PMO ומשרד ניהול הפרויקטים הארגוני בפרט, יצא לנו להיתקל לא אחת בשאלה זו או דומה לה. נודה, גם בארגונים שבהם תהליכי ניהול הפרויקטים הם ליבת הארגון. מציאות זו היא שכיחה יחסית, על אף הערך שמשיא ה- PMO לארגון ומשוקף הן במשוב הארגוני והן במחקרים בתחום, והוא מייצר לעיתים חסם בתוך הארגון עצמו שמונע ממי שיכולים להיעזר בשירותי ה PMO להנות מהערך שהם יכולים להביא.
כדי להתגבר על אתגר כזה, אחד הנושאים שאנו מעלים בתהליך הטמעה של תהליכי תכנון ובקרה בכלל, ותפקיד ה PMO בפרט, הוא הגדרת גבולות הפעולה של PMO בצורה שקופה ונוחה, ודרך יעילה לממש זאת היא בעזרת פרסום קטלוג שירותים.
במילים פשוטות, קטלוג השירותים הוא רשימת כלל הפעולות ש- PMO מציע לפרויקט, פרוגראמה, פורטפוליו, או ארגון – לא משנה באיזו רמה ארגוני פועל ה PMO. זוהי דרך להראות ללקוחות בארגון מה מציע משרד הפרויקטים, תוך מתן פרטים על השירותים. מצד שני, זהו אופן פעולה המאפשר ללקוחות לבחור באופן מושכל את רמת הסיוע הנכונה עבורם. התוצאה של שימוש בקטלוג, היא תקשורת ברורה מול כלל הלקוחות הפנים ארגוניים, ויכולת לפעול להגשמת מטרות הארגון בצורה מושכלת.
קטלוג שירותי PMO
כאמור, בסופו של תהליך תיווצר רשימה המכילה את מגוון הפעולות שמבצע PMO בארגון על מנת לתמוך בהצלחת הפרויקטים. אבל כמו במשפט המפורסם של אייזנהאואר: "לתוכניות אין ערך, אך לתכנון אין תחליף." גם כאן, הרשימה כשלעצמה היא לא העיקר, תהליך החשיבה וההגדרה הוא קריטי.
כלומר, הקדשת חשיבה לשאלה, מה יסייע לצוותי הפרויקטים ולמקבלי החלטות בארגון?
הקטלוג יכול להכיל מגוון רחב במסגרת משאבים וגבולות קיימים. אין כאן "נכון" ו- "לא נכון", חשוב שהקטלוג יתאים לארגון. ולכן, דיון וחשיבה יכולים להוביל לשינוי "כללי המשחק" הארגוניים בתחום הפרויקטים, ולהשפיע כמובן על האופן שבו נתפס תפקיד ה PMO. הגדרת גבולות ברורה כזו, תחדד את הצעת הערך של ה PMO הארגוני, תגדיר בצורה מפורשת את הפעולות ותסייע לתאם ציפיות. התהליך יסייע להגברת ההתעניינות ותחושת הצורך סביב תפקיד ה PMO הארגוני. מעבר לכך שככל הנראה תדירות השאלה "אז מה עושה…" תפחת, יימצאו בארגון אנשים נוספים שיתעניינו לדעת על שירותים שהם לא היו מודעים שניתן לקבל.
בניית הקטלוג
בסופו של התהליך כאמור, יימצא בידיכם קטלוג שירותים המכיל פרטים חשובים על הפעולות שמבצע PMO בארגון. את הקטלוג חשוב לתקשר ולפרסם בתוך הארגון באופן שיהיה זמין ונוח לשימוש. כיום, קיימים בכל ארגון מגוון רחב של פלטפורמות, כלים והזדמנויות, יש לאתר את הדרך הנוחה לכם.
הצעד הבא, להגדיר היטב כל שירות. נדגיש שוב, תהליך החשיבה הוא עקרון מוביל ולא עצם הנייר, הטבלה או השקופית שיהיו בידיכם. לכן, כדאי להקפיד ולהבין כל נקודה, לנתח את ההשפעות והמשמעויות, ואז כמובן לתעד.
את הקטלוג מומלץ לבנות בצורה היררכית, על מנת לאפשר זיהוי שירותים חופפים, חוסרים תוך השוואה בין תחומים ועוד. כך הופך הקטלוג בנוסף לכלי תיאום ותקשורת, גם לכלי תכנוני המאפשר את שיפור השירות.
ניתן לזהות שתי רמות עקרוניות:
- תחום – הקטגוריות בהן פועל ה PMO בארגון. למשל: מתודולוגיות וכלים, ניהול משאבים, ניהול תקציב, הדרכה, ניהול אסטרטגי ועוד (הפניה למאמר בנושא). במידת הצורך ניתן להגדיר פילוח משנה של התחום הראשי.
- שירות – הפעולה המוצעת.
לדוגמא:
- התחום הראשי: תקציב פרויקט
- התחום המשני: דיווח
- השירות: בניית תחזית, תכנון מול ביצוע
מומלץ שתיעוד השירות יכיל פרטים כגון:
- השירות: שם קליט ונוח שקל להשתמש בו
- תיאור: הסבר קצר על תוכן השירות
- משתמש: עבור מי הוא מיועד
- מתי: באילו נסיבות כדאי להפעיל או לבקש את השירות
- למה כדאי לי?: מהן התועלות שבשירות זה ומדוע כדאי להפעיל אותו
- אמנת השירות: התייחסות למחויבות למתן השירות – תוך כמה זמן, לכמה זמן, באיזו תדירות וכד'
- הקטגוריה/היררכיה
ה- PMO לסיכום
קטלוג שירות יכול לשמש ככלי עזר לתיאום ציפיות בכך שהוא מחדד ומסמן את הגבולות בהן פועל ה- PMO, ומזמין בצורה יעילה את כלל המשתמשים לקבל את השירות באופן שנוח להם. תהליך יצירת הקטלוג חשוב לא פחות מהשימוש בו לצורך תיאום ומיצוב ה PMO בארגון, ובכך יתרונו. חשוב לזכור, הקטלוג כשלעצמו לא יהיה משמעותי כלל, אם ה- PMO אינו פועל מתוך תודעת שירות ושאיפה להשתלב בארגון כשותף נבחר ומשמעותי לדרך ניהול פרויקטים בארגון בו הוא פועל. כך שלפני הכל, יש להתחיל בביסוס הנקודה האחרונה, ומשם לצאת לדרך. בהצלחה.
