מערכת ניהול פרויקטים שעובדת בשבילי?

סיכום הרצאה בכנס PMI 15/12/2022 – מושב 3 – כלים להתמודדות עם אתגרים בניהול פרויקטים

ליאת לנדסמן – מנהלת שותפה חברת מתן

* * *

כנס PMI הישראלי ה- 26 התקיים השנה ביום חמישי ה – 15/12 בסימן אתגרים

אכן זוהי תקופה מורכבת המציבה אתגרים רבים בסביבת העבודה בכלל, ובסביבת ניהול הפרויקטים בפרט. נזכיר סקרים מהשנה האחרונה המציינים כי כ- 85% מצוותי הפרויקטים, מערבים עובדים במדינות שונות, 85% מהפרויקטים משתמשים במתודולוגיות ניהול היברידיות מגוונות^[1], ומעל 90% מבעלי העניין טוענים כי העדר נראות וחוסר בתהליכים הם אתגרים מובילים בניהול פרויקטים^[2].

לא אחת ארגונים פונים להתמודד עם האתגרים הללו תוך חיפוש ועדכון "מערכת לניהול פרוייקטים", והטענה שלי היא שזוהי נקודת מוצא שצריך לאתגר, ולהסתכל על הדברים אחרת. אתחיל ואומר שכותרת המאמר "מערכת שעובדת בשבילי?" מייצגת תסכול שחווים לא מעט ארגונים. כזה שמקבל ביטוי באמירות כמו "נמאס לי לעבוד בשביל המערכת", ואקדיש את השורות הבאות כדי להראות שיש דרך אחרת.

גישת המערכת לניהול פרוייקטים

גישת המערכת, כפי שהיא מתבטאת במשפט "מערכת לניהול פרוייקטים, כך שנוכל לנהל את הכל במקום אחד", היא לטענתי גישה לא מעודכנת. היא מייצגת מחשבה של "עולם ישן" שבו הנחנו שניתן לקחת "צורה" כלשהי; יהיה זה מוצר או מערכת מוגדרת, ולהניח שנוכל להתאים את הצרכים והתהליכים שלנו לתוכה. הגישה הזו מוגדרת בעולם העיצוב כ- Function follows form.

כלומר, בהינתן המוצר/המערכת, נתאים את עצמנו אליהם. נקרא לה גישה "הנדסית". לעניינו בניהול פרוייקטים, זו חשיבה שמניחה סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול. כלומר, הארגון מבקש להשתמש בצורה יעילה במשאביו, ולכן מניח שניתן ליישם מוצר קיים וכדאי כלכלית, תוך ביצוע פשרות, התאמות ויצירת סטנדרט ארגוני "שהארגון כבר יסתדר איתו". השאלה המנחה כאן היא "מה יעיל עבור הארגון?" והתוצאה: "אני מתאים את עצמי למערכת".

זו הגישה במשפט המפורסם: "תוכלו לקבל מכונית בכל צבע שתרצו, כל עוד הוא שחור." שאמר הנרי פורד על דגם מכונית ה- T. המכונית הראשונה שיוצרה בייצור מסחרי, ושהייתה זמינה בשחור בלבד. זו הגישה של ערוץ טלוויזיה אחד או קניה בסופר שיש בו רק שוקולד של יצרן אחד. אבל, העולם שלנו השתנה! תהליכי הייצור השתכללו, הטכנולוגיה התפתחה. היום אפשר לקבל מכונית לא רק בכל צבע שתרצו אלא כמעט בעיצוב שתבחרו, שלא לדבר על עולם התוכנה המשתנה בקצב מסחרר.

גישת מערכת ניהול פרויקטים שעובדת בשבילי

למעשה הגישה ההפוכה, Form follows function, פותחה בסוף המאה ה- 19, תחילת המאה ה- 20 בעולם האדריכלות. נקרא לה לעניינו גישה "עיצובית". הגישה העיצובית, שהייתה המוטו המוביל של בית ספר הבאוהאוס שהוקם בגרמניה ב- 1919, והשפיע רבות על עולמנו (רכבים, עיצוב מוצר, אדריכלות ועוד), שמה את הדגש על הצורך. זוהי גישה אמפתית המבקשת להבין מה נדרש לבעלי העניין. כלומר, השאלה המובילה כאן היא "מה יעיל עבור המשתמש?" זוהי גישה ששמה את תשומת הלב בשימוש ובהבנת השימוש ואשר מחפשת להתאים לו את ה"צורה". ככזאת היא מוביל לתוצאה: "המערכת מתאימה לי".

אני מניחה שעד כאן נוכל להגיע להסכמה, ובוודאי נעדיף מערכת שמתאימה לנו, ולא כזו שאנחנו מתאימים את עצמנו אליה. אז למה בכל מה שקשור למערכת ניהול פרוייקטים החשיבה שלנו עדיין נמצאת ב- Function follows form?

חלק מהתשובה טמון בהיקף ההשקעה הנתפסת; מן הסתם ארגונים אינם מעוניינים, בצדק, לצאת להרפתקאות ארוכות של פיתוחים מורכבים וייעודיים בכדי להגיע למערכת מותאמת, כבדה וכזו שקשה לתחזק. אלא שכאן בדיוק באה הטכנולוגיה של היום לעזרתנו. והטענה שלי היא שניתן בהחלט להשתמש בגישה העיצובית תוך ניסוח מעט שונה של הדרישה. במקום לדבר על מערכת ולשים את הדגש בבקרה של הכל במקום אחד, אני מציעה לנסח את הדרישה כך: פלטפורמה לניהול פרוייקטים, כך שנוכל לנהל הכל במקום אחד.

גישת הפלטפורמה – לעצב תהליכים פשוטים

פלטפורמה, להבדיל ממערכת, היא בסיס טכנולוגי שמאפשר לבנות מערכת מותאמת. אין כאן פיתוח "מאפס", זוהי סביבה שיש בה יכולות מובנות (low-code) מתקדמות, ושימוש בהן, כמו אבני לגו, מאפשרים לתת מענה מותאם ונכון. גישה זו שמה את הדגש בצורה מובנית בניהול, שכן היא מחייבת את הארגון להגדיר, מה הוא רוצה לנהל. אין כאן סט תהליכים שהוגדרו מראש וצריך "להתאים אותם", אלא דיון מהותי שדורש להבין מה צריך.

דיון שמחייב התייחסות לשלושת מרכיבי סביבת ניהול הפרויקטים:

אנשים
תהליכים
וכלים

בסדר הזה; ראשית עלינו להבין עבור מי מיועדת הסביבה, מיהם בעלי העניין? וכאן יש גמישות לארגון לערב ולכלול את מי שצריך שיהיה מעורב. לאחר מכן עלינו לכלול את התהליכים, ובכל ארגון ישנו מגוון רחב שהגישה העיצובית מעוניינת להכיל ולתת להם מענה נכון.

גישת הפלטפורמה העיצובית שואפת לעצב תהליכים פשוטים שישרתו את בעלי העניין על פי צרכיהם, ואז לממש אותם. להבדיל מניסיון למימוש סטנדרטי של תהליכים מסורבלים בגלל אילוצי מערכת.

כדי לא להשאיר את הדברים ברמת התאוריה, נביא שתי דוגמאות של פרויקטים שחברת מתן יישמה על פי גישה זו במהלך השנה האחרונה. אומר בכנות שיש היום בשוק מספר פלטפורמות, וכל ארגון בוחר את זו המתאימה לו. אנחנו במתן, שותפי מייקרוסופוט כבר שנים רבות ומתמחים בשימוש בשירותי 365 ולכן משתמשים ב- Power Platform של מייקרוסופט. ומאחר ורק על עצמי לספר ידעתי, זו הפלטפורמה שישמנו אנחנו:

ארגון פיתוח. מבנה מטריציוני בו יש הן מנהלי פרוייקטים והן מנהלי משאבים. הארגון השתמש בפרוג'קט לניהול תוכניות העבודה ובשיחה הראשונה סמנכ"ל הפיתוח תיאר לנו מצב שבו מתקיימות פגישות שבועיות רבות משתמשים על מנת לתאם ולעדכן את התוכניות. ואת זה "חייבים להפסיק". יחד איתם בנינו אפליקציה מותאמת המממשת תהליך אישורים ייחודי – אחת למנהלים ואחת לחברי הצוות. פלטפורמה המאפשרת פשטות דיווח, ונראות מלאה – כל אחד לפי מה שנדרש לו. התוצאה: מיקוד. תהליך דיווח יעיל, וישיבות שבוחנות רק בעיות ואי הסכמות.

ארגון יצרני שעבד עם מערכת ישנה שיצרה עיוות תהליכי. מצב קלאסי שבו "עובדים בשביל המערכת". עיצבנו תהליך נכון, שבחן את השפה והצורך ובנינו אפליקציה שמלווה את כל התהליך מקצה לקצה תוך שימוש בנתונים וסביבות שכבר היו קיימות ושחשוב היה להמשיך להשתמש בהן. כעת כולם משתמשים באפליקציה אחת, כל אחד עם הנתונים והתהליכים הרלוונטיים לו.

מדובר בפרויקטים איטרטיביים, המאפשרים תוצאות יחסית מהירות והרחבתן בשלבים, כך שהארגון רואה תוצרים ובעלי העניין יכול לספק משוב ולדייק את הצורך.

מערכת ניהול פרויקטים – לסיכום

מול האתגר של "מערכת ניהול פרויקטים ארגונית", אנחנו מציעים להציב "סביבה לניהול פרויקטים מבוססת פלטפורמה", ובהחלט אפשר בעזרת היכולות שיש היום בשוק לייצר כזו שבה תחושת התסכול והמסורבלות מתחלפות, ובעלי העניין מקבלים ערך גבוה שעובד בשבילם. מה שצריך, הוא לשנות את נקודת המבט.

קרדיט צלם תמונה: עמית אלפונטה

[1] 2022 Global Trends in Project Management