הנחות יסוד בניהול פרויקטים – בחברת מתן אנחנו מלווים לקוחות בבניה והגדרה של תהליכי ניהול פרויקטים לרבות תהליכי תכנון ובניית תכניות עבודה. הצוות שלנו מלווה ארגונים שונים ומגוונים ומשתמש בעקרונות הבסיס מתחום ניהול הפרויקטים, על מנת להבטיח כי תכניות הפרויקטים הנבנות תהיינה מודלים אמינים המהווים כלי עבודה איכותי עבור הצוותים.
בהזדמנויות רבות נוכחנו לדעת שלקוחות אינן מבחינים בצורה חדה מספיק בין אילוצים, תלויות והנחות כאשר הם מתכננים את תכנית לוחות הזמנים של הפרויקט. המושגים משמשים בערבוביה ובארגונים שונים יקבלו לעיתים משמעות אחרת. לאחרונה אף עצרנו פרויקט בשלב מתקדם יחסית על מנת לכנס את כולם להדרכה והעמקה בנושא כדי להבטיח שהתוכניות שנבנות אכן ישקפו את מה שהארגון צריך.
לעיתים התהליך מערב שיקולי מדיניות, תרבות ארגונית או היבטים הקשורים בניהול הלקוח ואלה יכולים לייצר מצב מבלבל עבור המתכנן. דווקא במצבים אלה חשוב להכיר את הדקויות על מנת לבחור בצורה המיטבית את הכלי הנכון למימוש.
אז מהם המונחים עליהם אנחנו מדברים? נתחיל בהגדרות המילוניות:
אז איך זה בא לידי ביטוי בניהול פרויקטים?
הנחות (Assumptions). מצבים או תנאים שאנחנו חושבים או מאמינים שהם חלק מהמציאות, אולם אין לנו ודאות לגביהם. לא ניתן להוכיח אותם או להציג מולם עובדות. יתכן והם יתממשו אך יתכן ולא. הנחות נדרשות במצבים של חוסר-ודאות כאשר צריך לייצר בסיס כלשהו להמשך התכנון.
הן מתייחסות לגורמים שאינם בשליטת מנהל הפרויקט ולכן יש להגדיר סט הנחות. אלה מבוססות על ידע וניסיון, וחשוב מאוד לתעד אותן, ולבחון את הרלוונטיות שלהן לאורך חיי הפרוייקט. ככל שרמת הודאות בפרויקט עולה, כך ניתן לבחון את ההנחות, לאשש אותן או לשנות אותן.
מאחר וכל פרויקט מתקיים במידה כלשהי של אי ודאות, כלומר יש בו פערי מידע, הרי שבכל תוכנית פרויקט נדרשות הנחות. כדאי לשים לב, מכיוון שהנחות אינן ודאיות והן יכולות להתממש, או לא להתממש, הן נחשבות לסיכונים פוטנציאליים ויש לבחון את רמת הסיכון המיוחסת לכל אחת מהן.
אילוצים (Constraints)
אילוצי פרויקט הם למעשה כל דבר אשר מגביל פעולות והחלטות של צוות פרויקט. פרויקט יהיה תמיד כזה שקיימים בו אילוצים. למעשה על פי יכולות הארגון והמיקוד שהוא מכתיב, אופי הפרוייקט והצוות נוצרים האילוצים עצמם. אלה יכולים גם להיות מוכתבים על ידי הסביבה העסקית, למשל פעילות של מתחרים או דרישות של לקוחות.
דוגמאות: גודל הצוות, המיומנויות של הצוות, שטח פיזי שבו אפשר לפעול (האם יכול צוות אחד לעבוד במקביל לצוות אחר או שיש מקום רק לצוות אחד?) או תקציב. כל מנהל הפרוייקט חייב להכיר את האילוצים בסביבת הפרויקט, ולתכנן את תוכנית הפרויקט כך שתוכל להתבצע במסגרת המשאבים הזמינים. תכנון שאינו לוקח בחשבון את סט האילוצים, יהיה תכנון לא ריאלי. להבדיל מהנחות, אילוצים הם דבר נתון וידוע. משהו שאפשר להוכיח ולמדוד.
תלויות (Dependencies)
שלא כמו הנחות ואילוצים, יחסי תלות מתקיימים בין שני דברים. בדרך כלל יהיו אלה פעולות בתוכנית לוחות הזמנים של הפרויקט, למשל פעולה שחייבת להסתיים כדי שפעולה אחרת תתחיל. בתלות יש כיוון, כלומר מה תלוי במה? יש פעולה אחת שהיא הטריגר, הפעולה המניעה, ופעולה אחרת שהיא המושפעת. ביניהן מתקיימת לוגיקה. למשל, סיום של הפעילות המשפיעה, מניעה את ההתחלה של הפעילות המושפעת? או מגדירה את הסיום שלה?
היחסים הללו מסומנים בגאנט הפרויקט באמצעות החיצים בין הפעולות ונקראים Successor (הפעילות המושפעת), ו- Predecessor (הפעילות המשפיעה). מתקיימים מספר קשרי גומלין הבאים לידי ביטוי בסוגי הקשרים שמציעות מערכות ניהול פרויקטים שונות. קשרי סיום-התחלה (Finish-to-Start) הם הנפוצים יותר.
יחסי התלות מקיימים בין פעולות הפרויקט השונות ואותן רואים בקלות בגאנט הפרויקט כמעט בכל מערכת בה תבחרו לעבוד. לעיתים התלויות הללו הן לפעולות חיצוניות. כאלה שהן מחוץ לארגון (ספקים או רשויות למשל) ואת אלה חשוב לייצג בתוכנית, או תלויות לפרויקטים אחרים בארגון שגם אותם חשוב לנהל, למשל באמצעות מוצר כמו MasterLink למי שמתמש ב- Project Online)).
חלק מהתלויות מייצגות מעין הסכמים בין גורמים בפרויקט, יחסי ספק לקוח, שכן כל תלות מייצגת תוצר שצריך צד אחד למסור לצד שני: מסירות וקבלות. חשוב מאוד לזהות תלויות אלה ולנהל תיאום ברור בין הצדדים על מנת להבטיח את קיום ההסכם בעתיד בצורה יעילה.
אז מתי משתמשים במה?
כפי שאמרנו הנחות מייצגות מצב של אי ודאות, אילוצים מייצגים מצב ודאי מוכר וידוע, ואילו תלות מייצגת הסכם בין שני צדדים. בהתאם לכך מתאימים לכל מצב בפרויקט את השימוש שנכון לו.
למשל, אם ברור לנו שאפשר להתחיל תהליך של אישור מסמך אפיון, רק לאחר שהמסמך הוגש הרי שזוהי תלות שיש לממש בתוכנית הפרויקט. אם הלקוח שלנו דורש שתהליך כתיבת המסמך ימשך לכל היותר ארבעה שבועות, הרי שזהו אילוץ, ואם אנחנו מניחים שהלקוח אמור להיות מסוגל לאשר את המסמך תוך שבועיים, הרי שזוהי הנחה.
בכל מקרה, כל אחד מהם יתועד ויבוא לידי ביטוי בתוכנית הפרויקט: את התלויות נממש בתוכנית לוחות הזמנים (גאנט) באמצעות קשרים בין פעולות, את האילוצים נבטא במשך המשימות או במבנה התוכנית עצמה ונבחן בכל שלב שהתוצאה לא נוגדת את סט האילוצים של הפרויקט, ואת ההנחות נתעד ונממש שוב או במשך המשימה או בהקצאת המשאבים למשימה למשל.
במקרה הצורך ננהל את ההנחה כסיכון ונבחן לאורך הפרויקט שהן עדיין רלוונטיות. כדאי לסמן מהי נקודת הזמן בעתיד לבחינת ההנחה.
את כולם יש להכיר ולמפות בתחילת הפרויקט. תכנית שנבנתה ללא זיהוי נכון של מכלול האילוצים, התלויות וההנחות, תהיה תכנית מטעה וכזו שיהיה צורך לשנות בהמשך הדרך. לאחר המיפוי ינהל הצוות דיון ויחליט כיצד להביא לידי ביטוי כל אחד.
הנחות יסוד בניהול פרויקטים סיכום
פרויקט מתקיים בסביבה מורכבת. כזו שבה נדרש צוות הפרויקט להניח הנחות, להכיר אילוצים ולזהות יחסי גומלין. כל אלה בעלי השפעה גבוהה על הפרויקט. משימה למשל שיש לה יחסי תלות עם משימה אחרת, אולם תלות זו לא זוהתה ולא מומשה בתוכנית, תהיה משימה שמשובצת בחלון זמן שגוי וככזו עלולה לשבש את כל מהלך הפרויקט.
כאשר מכירים את הסוגים השונים של ההשפעות, אפשר לשאול שאלות מדויקות יותר ולהבין לאיזו קטגוריה לשייך כל טענה או דרישה שעולה במהלך תכנון הפרויקט, ופעולה כזו תוביל אתכם לתכנון איכותי יותר ומושכל של הפרויקט שלכם.
בהצלחה.
