מהם האתגרים המשמעותיים היום בתחום תכנון ובקרת פרויקטים ואיך אפשר לגבור עליהם?

אם אתם מתלבטים לגבי מערך ניהול הפרויקטים בארגון שלכם, ומנסים לגבש עמדה וכיוון, יש לנו כמה רעיונות בשבילכם.

***

ניהול פרויקטים הוא מסע מורכב ומאתגר בסביבת העבודה הדינאמית של היום; רעיונות מגוונים, משימות מורכבות, סיכונים ודרישות מרובות לתגובה ושינוי מהיר. לשמחתנו, זהו תחום מקצועי ומבוסס המציע מספר עקרונות שהכרתם תסייע למנהלי הפרויקטים ואנשי התכנון והבקרה, לגבור על האתגרים ולתת מענה מתאים לארגון. במאמר זה נסקור את האתגרים וננסה לכוון את המתלבטים לגבי מערך ניהול הפרויקטים הארגוני, במה להתמקד ולמה לשים לב.

תכנון ובקרת פרויקטים – האתגרים

התקדמות הפרויקט

אתגר מרכזי, וכמעט תמיד נקודת המוצא לדיון ראשוני בתחום, הוא בקרת התקדמות הפרויקט – הצורך לענות השאלה, מה קורה עכשיו בפרויקט? לא תמיד קל למפות את המשימות הפרויקטאליות ולנהל את התוכניות עבודה בצורה שנותנת מענה לשאלות המנהלים ויודעת לענות על השאלה, האם השגנו את מטרות הפרויקט? עם זאת זהו תחום שיש בו ניסיון רב וגמישות (ראו מאמר שמתמקד בנושא) כך שכל ארגון יכול לאמץ לעצמו דרך שתתאים למידת הבקרה, וההשקעה הנוחה לו הן ברמת התהליך והן ברמת פתרון טכנולוגי. לא מדובר היום רק בתוכנות לניהול לוחות הזמנים ומעקב אחר המשימות. מדובר בפלטפורמות שמאפשרות לצוות הפרוייקט ולמנהלים לנהל היבטים רחבים של התהליך תוך סנכרון ותיאום. החוכמה היא למצוא את נקודת האיזון בין רמת הבקרה הנדרשת, וההשקעה שיידרש לה מנהל פרויקט בארגון. חלק מהפתרון בארגונים רבים הוא פונקציית PMO שמסייעת בניהול התהליך.

תפקודי תקשורת

מיקוד חשוב נוסף, בו מושקעת לא מעט אנרגיה ארגונית הוא פיתוח תפקודי תקשורת גבוהים עבור כל חברי צוות הפרויקט. תקשורת היא מרכיב מרכזי בניהול פרויקטים. תפקודי תקשורת ברורים מסייעים לכל חברי הצוות להבין מה המטרות הסופיות של הפרויקט ומהם התוצאות הצפויות. תקשורת ברורה מפחיתה את הסיכון לפספוסים, ומסייעת למנהלי הפרויקטים לבסס אוירה פתוחה ומאפשרת. כזו אשר תייצר אוירה פתוחה ותאפשר להעלות בעיות בשלב מוקדם ולפעול יחד לפתרונן. זהו אתגר ארגוני חשוב, וכזה שתשתית טכנולוגית, תהליך ותרבות ארגונית תומכת נמצאים בבסיסו.

קולבורציה

אתגר שלישי ואחרון למאמר זה – קולבורציה; לעבוד יחד, להחליט יחד ולשתף מידע ורעיונות בצורה פתוחה. קולבורציה מאפשרת לצוות לוודא מענה לדרישות השונות של הפרויקט, לפתור בעיות בצורה יעילה ולהשיג בסופו של דבר, את מטרות הפרויקט. קולבורציה היא מאמץ חשוב והקדשנו מאמר לשאלת ה- "איך", איך ליישם קולבורציה. כיון שברור שהיא נדרשת, רק צריך להחליט איך.

תכנון ובקרת פרויקטים – לסיכום

כאמור, ניהול פרויקטים הוא מסע מורכב ומאתגר. לרשות מנהלי הפרויקטים עומדים כלים, תהליכים וטכנולוגיות מגוונים כדי לנהל ולבקר את התקדמות הפרויקט ולהבטיח את הצלחתו. האתגרים שסקרנו הם נקודת התחלה לדיון, שבעקבותיו יש להמשיך ולפתח תהליכי עבודה מתאימים, לנהל את תוכנית העבודה, לקדם תקשורת פתוחה ולהבטיח קולבורציה מוצלחת.

הדיגיטציה והטכנולוגיות המתקדמות הם נושאים חשובים למנהלי פרויקטים היום. חשוב להקדיש להם זמן ולבחור כלים מתאימים שיתנו מענה נכון לארגון. עם זאת, את הדיון חשוב להתחיל באתגרים ובתהליך. מתוך בחינתם ומתוך הבנת הצורך של הארגון, אפשר לצאת לבחירת הטכנולוגיה.