פרוג'קט ו- POWER BI

פרוג'קט ו- POWER BI – טובים השניים מן האחד

כבר היה מי שאמר ש- "תמונה אחת שווה אלף מילים", ובעולם הדאטה שאנחנו חיים בו, זוהי אמירה חשובה שבעתיים. כמות המידע שאנחנו נדרשים לעבד היא עצומה, וכלים ויזואליים מסייעים לנו רבות בכך. בעולם ניהול הפרויקטים, כלי BI הופכים את כלל נתוני הפרויקטים שאנחנו מנהלים למידע שעוזר לקבל החלטות מושכלות, מבוססות מידע בצורה נוחה. או במילים אחרות, הופך את עומס הנתונים העצום לתמונה אחת ברורה. 

במאמר זה, ננסה להסביר את העקרונות והגישות, ולתת קווים מנחים לפני שאתם נכנסים להרפתקה המרתקת של בניית דוחות BI לפרויקט. נדבר באופן ספציפי על שירות ה- BI של מייקרוסופט, ה- POWER BI, ושירותי ניהול הפרויקטים MS PROJECT או PLANNER PRIMIUM. כמובן שישנם שירותים נוספים, והעקרונות דומים.

Power BI – כלי רב עוצמה

בפלטפורמת 365 של מייקרוסופט, Planner Premium הוא שירות ניהול הפרויקטים המאפשר ליצור לוחות זמנים לפרויקט, לנהל משימות ולעקוב אחר ההתקדמות, ולקבל תובנות לגבי התקדמות הפרויקטים. 

חיבור שירות ה- Power BI לתוך סביבת העבודה מאפשר ליצור דוחות אינטראקטיביים ולוח מחוונים חזותיים המבוססים לא רק על נתוני הפרויקט מתוך שירות ה- Planner Premium, אלה להוסיף  נתונים מגוונים ממערכות שונות ובכך להעשיר את התמונה ולדייק אותה.

השילוב בין שני השירותים מייצר תמונה מלאה ומפורטת של הפרויקט, מסייע לזהות מגמות, צווארי בקבוק, ובכך לאפשר לצוות הפרויקט להתאים את אסטרטגיית ניהול הפרויקטים בהתאם.

מה זה Power BI?

Power BI היא פלטפורמת בינה עסקית (Business Intelligence) המאפשרת חיבור למגוון מקורות נתונים שעל בסיסם ניתן ליצור דוחות אינטראקטיביים, ולחלוק תובנות עם אחרים. עם Power BI, ניתן להציג נתונים מורכבים בצורה ויזואלית, מה שמקל על הבנתם ועל קבלת החלטות מבוססות נתונים.

יצירת דו"חות BI דורשים מספר פעולות בסיסיות שאותן יבצע מיישם מומחה המכיר את הכלי:

• חיבור למקורות נתונים: Power BI תומך במגוון רחב של מקורות נתונים, כולל, SQL Server, SharePoint, ושרתי ענן שונים.

• עיצוב דוחות: באמצעות מגוון רחב של תרשימים, גרפים, וטבלאות, ניתן ליצור דוחות אינטראקטיביים ומעוצבים.

• שיתוף תובנות: ניתן לשתף דוחות עם משתמשים אחרים בארגון, להטמיע אותם באתרי אינטרנט, או לפרסם אותם בשירות Power BI.

נציין שכיום ניתן לשלב בתוך דו"חות ה- BI גם שירותים Power Apps מה שהופך שאת סביבת ה- BI לאינטראקטיבית.

ניהול פרויקטים עם Power BI

הדו"חות שיבנו, המייצרים ויזואליזציה של נתוני פרויקטים, מאפשרים ניהול מתקדם של הפרויקט. בעזרתם ניתן להציג את הפרויקט בצורה גרפית המקלה על הבנת התקדמות הפרויקט, מאפשרת זיהוי בעיות פוטנציאליות בצורה קלה, והערכת סיכונים יעילה.

הדו"חות נבנים על בסיס אפיון וצרכי הפרויקט, ויכולים להיות אחידים בין הפרויקטים ולייצר שפה משותפת ארגונית, או ייעודים ולענות על צרכי פרויקט ספציפי. כך או כך, הם מאפשרים ניתוח מעמיק שיוביל את הצוות הניהולי לתובנות חדשות. בכך ה- BI תורם בצורה ישירה לשיפור יכולת קבלת ההחלטות בארגון.

דוגמאות לשימושים ב-Power BI לניהול פרויקטים:

• פורטפוליו – תיעדוף פרויקטים:

  הצגת פורטפוליו הפרויקטים הארגוני, תוך הצגת נתונים מחשובים כמו תקציב ולוחות זמנים, כך שההנהלה יכולה בצורה מהירה וברורה לזהות איכן היא נדרשת למקד את תשומת הלב הניהולית בקידום הפרויקטים, או בדיון לגבי הצורך המשך תמיכה בפרויקט.

• ניהול הפרויקט – מעקב אחר התקדמות:

  הצגה אינטגרטיבית של הפרויקט עצמו לאורך מחזור חיי הפרויקט, תוך הצגת אחוז השלמת המשימות, מגמות לאורך זמן, משך וקצב הביצוע.

• ניהול משאבים:

  הצגת מצב המשאבים הכולל בארגון תוך התייחסות להקצאות בין הפרויקטים השונים, עומס ברמת המשאב הבודד או המיומנות הנדרשת, זיהוי צווארי בקבוק, והערכת הצורך במשאבים נוספים. וכל זאת תוך התייחסות למצב הכולל, חוצה פרויקטים.

• ניהול סיכונים:

  ניהול מגמות ברמת הסיכון, הקטגוריה או פרק הזמן בפרויקט. מערב אחר מטריצת הסיכונים הפרויקטאלית או הארגונית, ניתוח סיבות ומעקב אחר תוכניות מיטיגציה..

דשבורד פורטפוליו פרויקטים

מעקב התקדמות אבני דרך מרכזיות בפרויקט (Gate Management)

עומס משאבים – פורטפוליו ארגוני

פרוג'קט ו- POWER BI איך זה עובד? מבט מעשי

ישנן שיטות שונות לבניית הדו"חות, וישנן אפשרויות הרחבה והעשרה של הדו"חות המערבים שימוש ב-Power Automate, או Power Apps, וכן אפשרויות לשימושים במסדי נתונים שונים, המאפשרים להגיע לשילוב יעיל בין שני הכלים (Power Bi, Planner Premium).

אנחנו ממליצים להקדיש מחשבה לפני תחילת העבודה לאופן המימוש הנכון לארגון, להימנע ככל שניתן משימוש בקבצי אקסל, ולחפש פרו שיתבסס על מספר עקרונות מובילים:

• גמישות: להתבסס על ידע טכנולוגי שזמין לארגון כך שניתן יהיה לעדכן את הדו"חות גם לאחר הבניה הראשונית. מרגע שעבודה המשולבת הופכת להיות חלק משגרת העבודה, עולים צרכים נוספים, ודיוקים נוספים ככל שרמת הבשלות בארגון עולה. 

• אוטומציה: להתבסס על עדכונים אוטומטים כך שהנתונים יהיו עדכניים לאורך זמן, ללא עבודה ידנית.

• אינטגרציה: שילוב מכלול הנתונים הנדרשים כך שהתמונה תהיה ברורה ועשירה ותאפשר דיון יעיל.

• תדירות ריענון: נתונים ה- BI אינם מתעדכנים באופן רציף, אלא בנקודות זמן מוגדרות (על פי אילוצי השירות). בכל ארגון חשוב להגדיר את תדירות הרענון הרצויה, ותקשר אותה בצורה ברורה.

• פשטות: הצגת הנתונים בצורה פשוטה ככל שניתן. לעיתים הפשוט הוא המורכב ביותר. חשוב לדון עם המשתמשים, להקפיד על שפה אחידה ולייצר דוחות שבסופו של דבר יעבירו מסר ברור. אם הדוחות נהיים מורכבים ועמוסים, מומלץ לשקול פיצול של הדוח ולבחון כיצד לשמור על עקרון הפשטות.

פרוג'קט ו- POWER BI לסיכום

שילוב שירות BI בתוך תהליכי ניהול הפרויקטים כחלק מהתשתית הארגונית, הוא צעד משמעותי לקראת שיפור מערך ניהול הפרויקטים בארגון. המאמץ של הפיכת נתוני הפרויקטים למידע חזותי עשיר, מאפשר למנהלים בארגון ליצור תובנות עמוקות יותר, לשפר את תהליכי קבלת ההחלטות, ובכך למקסם את הפוטנציאל הטמון  בפורטפוליו הפרויקטים.

התחילו עוד היום! חברו את ה-Power BI לסביבת ניהול הפרויקטים שלכם, וצרו דוחות אינטראקטיביים שיעזרו לכם להצליח בכל פרויקט.

אנו מציעים מגוון שירותי ייעוץ ותמיכה בתחום ניהול פרויקטים מקצועי – צרו איתנו קשר עוד היום לקבלת מידע נוסף!

לפרטים נוספים ויצירת קשר: 

info@matan-consulting.com

03-9233414