כיצד ליצור תוכנית לוחות זמנים משמעותית לפרויקט

לוחות זמנים, לו"ז או גאנט הם אחד המוקדים כאשר מדברים על ניהול פרויקט. לא אחת אלו הם הדברים הראשונים שיעלו בשיחה כשנתחיל לדבר על "איך לנהל פרויקט?"

תלויות, תוכנית בייסליין או נתיב קריטי הם מושגים נפוצים ביומיום של מנהל פרויקט, עד כדי כך שקיים לכך תפקיד ייעודי בארגונים שונים. עם זאת, עבור רבים, הרעיון של בניית תוכנית לוחות זמנים יכול להיות מרתיע למדי.

בשורות הבאות ננסה לעשות סדר ולתת הכוונה ליצירת תוכנית לוח זמנים משמעותית לפרויקט על מכלול היבטיה. מעין תדריך לפני יציאה לדרך, על מנת לסייע למי שעדיין מרגיש חוסר וודאות.

הצעדים ליצירת תוכנית לוח זמנים משמעותית לפרויקט

צעד ראשון – תכנון העבודה

בשלב ראשון עוד לפני שנדבר על זמנים, מה בכלל צריך לעשות בפרויקט? חשוב להגדיר מהם התוצרים הנדרשים ולגזור מהן פעולות. לכן השלב הראשון הוא בניית מפה (WBS) – לפרק את הפרויקט הגדול לתוצרי הביניים ושוב לפרק אותם עד למרכיבים הקטנים ביותר, הפעולות שיש לבצע. אפשר לשאול שוב ושוב את השאלה "מה אנחנו צריכים לעשות כדי לעשות את זה?" המרכיבים הקטנים הן פעילויות הניתנות לניהול ולמדידה.

צעד שני – מה קודם למה?

כאן נכנסים לתמונה יחסי תלות או קדימויות. יש לסדר את הפעילויות שזיהינו בשלב הקודם בסדר ההגיוני שבו יש לבצע אותן. אם יש משימות שנדרש להשלים לפני שאחרות יכולות להתחיל, חשוב לסמן את התלות ולהגדיר בבירור מה נדרש על מנת שהמשימה התלויה תוכל להתחיל.

כמה זמן?

כאן נבצע הערכת זמן ומאמץ הנדרשים להשלמת כל משימה. זוהי אמנות בפני עצמה. במקום להתחיל מאפס, אפשר להתייעץ עם מי שכבר עשו משהו דומה, לחפש נתונים בפרויקטים קודמים או להיעזר במומחים לנושא, כל זאת על מנת להבטיח שיהיו בידינו הערכות מציאותיות ואמינות. חשוב לשים לב לכל תלות חיצונית או סיכון שעלולים להשפיע על האומדן שהוצג, ולהוסיף מרווחי בטחון באופן מודע ושקול.

אבני דרך

אבני דרך הן כלי חשוב, אסור לוותר עליהן. אבני דרך מייצגות אירועים או נקודות ביקורת חשובות. לדוגמה: תאריך עלייה לאוויר של מערכת, מועד חתימה על חוזה, או אישור שלב בפרויקט. נקודות ציון אלו חשוב שיופיעו באופן ברור בתוכנית לוח הזמנים. הן מסייעות לכולם להסתנכרן.

אילוצים

בעוד אבני דרך מייצגות תוצאה, אילוצים ותאריכי יעד מתייחסים להשפעה על פעילויות ומגדרים תנאים בהם פעילות יכול להסתיים או להתחיל. למשל, הגעה של ציוד או חומרי גלם, או התחייבות מול לקוח לקיים פגישה או הצגה בתאריך מסוים. חשוב למפות את התאריכים המשמעותיים האלה, כדי לייצר תוכנית שאכן משקפת את הנעשה בפרויקט.

משאבים

זהה את האנשים הדרושים לך בצוות הפרוייקט והקצה משאבים לפעילויות; אלה יכולים להיות אנשים, ציוד, חומרים. התחל על-ידי הקצאת תפקיד כללי, ולאחר שהמנהל הישיר של המשאב מאשר את הבקשה, החלף אותה שאדם ספציפי כדי להבטיח תכנון נכון של הפעילויות.

מזינים רק תאריך התחלה לפרויקט

זוהי נקודה חשובה וכדאי לשים לב, נסו להימנע מהזנת תאריכים ספציפיים לתוך התוכנית. התאריכים יהיו התוצאה של התוכנית, בהתאם למודל שתבנו. תאריכים הם פלט, לא קלט! זהו ההבדל בין בניית מודל לבניית רשימת משימות. על-ידי הגדרת תאריך התחלה לניהול פרויקט, משכי זמן ויחסי תלות, נבנה מודל לוחות זמנים. כזה שיתעדכן לאורך חיי הפרויקט בהתאם להתקדמות ולשינויים. זאת להבדיל מרשימה עם תאריכים שיש לעדכן כל פעם את כל השורות שבה.

נתיב קריטי

הנתיב הקריטי מייצג את משך הזמן הארוך ביותר של הפרוייקט, מאחר שהוא נוצר על-ידי פעילויות ללא כל מרווח חופשי, כלומר, אם אחת מהפעילויות בנתיב הקריטי מאחרת, תאריך הסיום של הפרוייקט כולו נמצא בסכנה. הכרת המשימות הקריטיות חשובה מאוד למנהל הפרויקט, מכיוון שאז אפשר למקד את תשומת הלב ולוודא שאלה לא מתעכבות ולא מייצרות דחייה בפרויקט, ואף להשקיע בקיצור לוחות הזמנים שלהן ובכך לקצר את הפרויקט כולו.

יש לנו לוחות זמנים. מה עכשיו?

משבנינו את תוכנית לוחות הזמנים, חשוב לבחון אותה ולבצע התאמות ככשל שנידרש, לאזן את עומס העבודה של המשאבים ולבדוק שכל היעדים שהפרויקט מחויב אליהם, אכן ניתנים להשגה. בניית תוכנית לוחות זמנים מבוסס על מתודולוגיות מוגדרות ומוכרות, ובאותה עת זוהי באותה מידה אמנות של ממש.

הנה כמה תובנות שאספנו במהלך השנים ועשויות לסייע:

• גמישות – כמו שאומרים, תוכנית היא רק בסיס לשינוי, ושינויים יקרו. לכן, תכננו את מרווחי הבטחון, קחו בחשבון סיכונים ידועים, עיכובים שאתם חוששים מהם ושאר בעיות צפויות. כל תוכנית לוקחת בחשבון בלת"מים, וככל הנראה בסופו של דבר תזדקקו למרווח הזה. תכננו גם אותו ואל תעמיסו יותר מדי.
• שיתוף – הציגו את התוכנית לצוות הפרויקט כחלק מתהליך התכנון. לצוות מידע והיכרות עם הפרויקט מהיבטים שונים והם עשויים להאיר סיכונים או להציע פתרונות שונים. שיתוף הצוות מאפשר לזהות יחסי תלות ועוזר לטפח תחושת מעורבות, ומטרה משותפת. צוות שלוקח חלק בתהליך, יוכל להתחייב יותר בקלות לתוצר, שכן הוא כולל גם את הרעיונות שלהם.
• תקשורת – כדי להבטיח שכולם מבינים את התוכנית חשוב מאוד לשתף אותה עם כל בעלי העניין המרכזיים. זה משמעותי לתיאום ציפיות ויצירת מחויבות.
• בקרה – תוכנית לוחות הזמנים היא תוכנית משתנה. זו לא תוכנית שמייצרים פעם אחת, אלא משהו חי שמתעדכן לאורך חיי הפרוייקט. לכן. תהליך עדכון התוכנית על פי ההתקדמות בפועל, הוא תהליך שצריך להתקיים על בסיס קבוע, ואשר חייב להתייחס לפעולות מתקנות. כאל אשר נועדו לבחון פערים ולהחזיר את הפרוייקט למסלול המתכונן.

תוכנית לוח זמנים משמעותית לפרויקט לסיכום

יצירת תוכנית לוחות זמנים לפרויקט דורשת שיתוף פעולה, תכנון קפדני ובקרה שוטפת. חיוני לערב בעלי עניין בפרוייקט מרכזי  ולהתאים את לוח הזמנים ככל שהפרוייקט מתקדם כדי לשמור על תוכנית מציאותית וברת השגה.

תוכנית לוחות הזמנים היא מפה מתעדכנת, הכוונה ולא משהו קבוע וסופי. יצירת תוכנית מדויקת היא משימה בלתי אפשרית, עם זאת, תהליך התכנון שמערב חשיבה רחבה ונקודות מבט מרובות, הוא תהליך משמעותי שמייצר תובנות ומכין את כלל הצוות בצורה בטובה ביותר לקראת הפרויקט ולכן זהו תהליך קריטי שחשוב להקפיד עליו. חשוב לשאוף לבנות לוח זמנים ריאלי ככל שניתן לפרויקט אשר ישמש כנקודת הייחוס, ולזכור שתהליך התכנון חשוב יותר מהתוכנית עצמה.