מטריצת סמכות – אחריות (RACI) ככלי בניהול פרויקטים

לנהל את האחריות בתוך הפרויקט בצורה מאורגנת וברורה

תרשים RACI הוא כלי מוכר ונמצא בשימוש רחב בקרב מנהלים בכלל, ומנהלי פרויקטים בפרט. לאחרונה השתמשנו בו בתהליך הקמה של יחידת PMO בארגון טכנולוגי מצליח, וזו הזדמנות להקדיש לכלי הפופולארי הזה מאמר, ולהנגיש את הידע למי שטרם הכיר. מיפוי מטריצת RACI יתרום לצמצום קצרים בתקשורת והגברת היעילות לאורך הפרויקט, ובמאמר נסביר איך ומתי להשתמש בכלי בצורה יעילה.

מטריצת RACI – ראשי תיבות, וכבר נגיע לזה – נועדה להבטיח תקשורת ברורה וסנכרון ביחס לפעולות בפרויקט. היא מסייעת לצוותים ובעלי העניין לאורך חיי הפרוייקט כולו, ותורמת לחידוד תחומי האחריות ביחס לפעולה, אבן דרך או שלב בפרויקט. שימוש נכון בכלי יצמצם מאוד את אי הבהירות, יעלה בשלב מוקדם שאלות ותובנות, ויהווה רפרנס למקרים שבהם בכל זאת עדיין משהו לא יהיה ברור.

 

מהו תרשים RACI?

למעשה זוהי טבלה המפרטת אל מול בעלי העניין בפרויקט, את מידת המעורבות שלהם בכל פעילויות בפרויקט, תוך התייחסות לארבע הגדרות:

• מי אחראי לביצוע – (R – Responsible)
• מי נושא באחראי – (A – Accountable)
• מי מייעץ (C – Consult)
• מי מיודע (I – Inform)

 

נתייחס לכל אחת מהאפשרויות:

אחראי לביצוע (R): מי שהמשימה משויכת ישירות אליהם, כלומר אחראים לבצע את המשימה או להשלים את התוצר. לכל פעולה צריך להיות לפחות אדם אחראי אחד ויכולים להיות כמה גורמים אחראיים. חשוב לשמור על כמות נכונה של אחראים.  יותר מדי אנשים שהוקצו לאותה משימה, עלולים להוביל לבזבוז זמן או עבודה כפולה. אם המשימה מהירה או פשוטה, האחראי לביצוע יכול להיות גם נושא באחראיות.

נושא באחריות (A): הגורם שאחראי לוודא שהפעולה תתבצע בהתאם ליעדים ולציפיות שהוגדרו. זהו הגורם המוסמך לקבל החלטות ביחס לפעולה. לכל משימה יש רק נושא באחראיות אחד! חישבו על נושא האחריות כמו נהג במכונית. ללא נהג המכונית לא תתקדם, ואם ינסו לנהוג בה כמה נהגים יחד? … לא עובד.

מייעץ (C): בפרויקט יכולים להיות מגוון מייעצים, והם אלה המספקים ידע נדרש ומשוב על העבודה המתבצעת. הם יכולים להיות פנימיים או חיצוניים לפרויקט, ועל פי רוב יש להם עניין בתוצאות, כיוון שאלה יכולות להשפיע על העבודה הנוכחית או העתידית שלהם.

לא כל פעולה או תוצר נדרשים למייעץ ויש להגביל את מספר המייעצים – עומס יועצים עלול לסרבל את התהליך ולהאט את ההתקדמות. מאידך, יועץ טוב שעובד עם הצוות הוא נכס חשוב המסייע רבות להצלחת הפרויקט.

מיודע (I): קבוצה זו מכילה אנשים שיש לספק להם מידע בדבר הפעולה הנדונה (keep them in the loop). חשוב שמי שנמצא בקבוצה זו ידע מה קורה, ויכיר את הפרטים כיוון שאלה יכולים להשפיע עליו. אולם, אלו אינם אנשים שנדרשים לקבל החלטה או לספק מידע ולכן זרימת המידע כאן היא חד כיוונית. המיודעים נמצאים בדרך כלל מחוץ לצוות הפרויקט ולעתים קרובות במחלקות שונות. הם עשויים לכלול למשל, מנהלים בכירים בחברה.

 

הרחבות:

ישנם מודלים שהוסיפו אפשרות נוספת למיפוי, אפשרות התמיכה (S – Support). הכוונה היא לסוג נוסף של אחראי מבצע. כלומר, הבחנה בין מי שמבצע את הפעולה ומי שתומך ומסייע למבצע הראשי של הפעולה.

 

מתי כדאי להשתמש במטריצת RACI?

תרשים RACI שימושי כמעט לכל פרויקט. אולם בפרויקטים פשוטים, קצרי טווח וכאלה המערבים בעלי עניין מעטים, בד"כ התמונה ברורה והצוות יבחר שלא להשקיע בבניית מטריצה כזו. לעומת זאת, בפרויקטים מורכבים וארוכי טווח הכוללים הרבה בעלי עניין, משימות ואבני דרך, ובמיוחד כאלה בהם יש פעולות שרצות במקביל, תרשים RACI יהווה כלי חשוב בתהליך, ויעזור להבטיח שלא התעלמנו מצרכים חשובים ושיצרנו תשתית תקשורת טובה.

תרשים RACI יכול להיות כלי נוח גם עבור תהליכי ניהול פרויקטים שיטתיים. כלי עזר שמסייע לטפל ברמת התהליך כולו ולא ברמת הפרויקט הבודד, למשל עבור יחידת PMO, ותהליכי הבקרה המתכללים.

 

נסתכל על דוגמה:

אור מפתחת תוכנה בשם אידאה, שתשתלב בתוכנה אחרת, אודיסאה, אשר פותחה על ידי אריאל. תמר היא מנהלת הפרויקט ותום היא מנהלת המוצר. עבור תוכנת אידאה, אור היא אחראית הביצוע (R) ותמר היא נושאת באחראיות (A).  צריך להתייעץ עם אריאל (C), שכן תוכנת אודיסאה משתלבת עם תוכנת אידאה. לבסוף, את תום חשוב ליידע (I) כאשר התוצרים מוכנים או כאשר יש עיכובים.

 

תרשים RACI  יראה כך:

פעולה	אור (פיתוח)	אריאל (פיתוח)	תמר (ניהול פרויקט)	תום (ניהול מוצר)
פיתוח תוכנת אידאה	R	C	A	I
פיתוח תוכנת אודיסאה	C	R	A	I
אינטגרציה אידאה-אודיסאה	R	R	A	I
בדיקות	R	R	A	I

 

הכנת התרשים

להכנת התרשים, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. רשימת משימות. הרשימה תכלול את כל הפעולות בפרויקט; משימות, אבני דרך ונקודות החלטה משמעותיות. מומלץ לחלק לפי שלבי הפרויקט כדי לנתח בקלות עומסי ביצוע צפויים על האחראיים (R).
2. רשימת בעלי עניין. כל הגורמים המעורבים, ממנהל וצוות הפרויקט ועד גורמים חיצוניים.
3. לכל פעילות לציין R, A, C או I ביחס לכל בעל עניין.
4. בדיקות:
   • לכל שורה יש לפחות אחראי ביצוע אחד ונושא אחריות יחיד.
   • אין יותר מדי יועצים.
   • לא שכחנו לסמן מיודעים.
5. איזון הוא המפתח להצלחה עם RACI. יותר מדי אנשים או לא מספיק בכל תפקיד, יאט את השלמת פעילויות הפרוייקט או ימנע התקדמות. וודא כי נשמר איזון.
6. שיתוף. לנהל שיחות עם בעלי העניין ולהגיע להסכמות ביחס למיפוי. אלה יתרמו לזיהוי מוקדם של קונפליקטים ופיזור עמימות.

 

יתרונות וחסרונות

יצירת תרשים RACI מאפשר ארגון ותקשורת ברורה, אך נדרשת השקעת זמן. יש אולי מי שיאמר "בזבוז זמן, עניין פורמלי מיותר שלא עושים בו שימוש". על כך נענה שמעבר ליצירת התרשים עצמו, זהו תהליך חשיבה וסנכרון, המייצר תובנות חשובות בשלב מוקדם ומעלה שאלות שיעזרו לצמצם פערים עתידיים. מעבר לתוצר עצמו, יש ערך בעצם התהליך שמביא לבהירות.

דגשים:

מומלץ בחום

• לשמור על תקשורת ברורה ופתוחה עם בעלי העניין ולשתף אותם.
• להקדיש זמן להכנת בעלי העניין. מי שאינם מכירים את התהליך, עלולים להתבלבל ללא הכנה מוקדמת.

• לעזור לבעלי העניין להבין את ההשפעה של הפרויקט עליהם. כך תוכל לחשוף את צרכיהם ולסנכרן מולם בצורה טובה את התהליך.

עדיף שלא

• הימנע מלייצר תרשים עבור פרוייקטים כשאין בכך צורך.
• הימנע מהצפת חברי צוות במשימות או מידע מיותר.
• הימנע מעודף יועצים.

 

השורה התחתונה

פרויקטים עלולים להיות מורכבים ומבלבלים. RACI הוא כלי שיסייע לצוות לשמור על הפרויקט. זהו מאמץ משותף, וחשוב שבסוף התהליך ירגישו כולם נוח עם התפקידים שהוקצו להם ולעמיתיהם. בתהליך נכון תתרום בניית מטריצת RACI לחיזוק תחושת האמון, שיפור זרימת התקשורת בקבוצה, ולתיאום ארגוני.