בניית תוכנית לוחות זמנים מדויקת שתתאים לדרישותיכם

כיצד לעשות שימוש נכון במנגנון התזמון של מייקרוסופט פרוג'קט

 

לא אחת אנחנו שומעים משתמשים המביעים תסכול כאשר הם משתמשים בפרוג'קט לתכנון לוחות הזמנים, תוך שיוך משאבים למשימות; "למה כמות העבודה גדלה?", "מדוע משך הפעולה הוא עכשיו שבועיים במקום חודש?".

נקדים ונאמר, ניהול משאבים הוא תחום מורכב. חשוב להבין את המשמעויות השונות לפני שקופצים למים, והקדשנו לנושא מאמר. אלא שאם כבר החלטתם לנהל משאבים בתוכנית העבודה תוך שימוש בכלי מייקרוסופט פרוג'קט, חשוב שתקראו את המאמר הזה כדי לתכנן שימוש נכון במנגנון התיזמון, לקבל את התוצאות שאתם מעוניינים בהם, ולהימנע מהבלבול שתיארנו^(*).

 

נתחיל בהתחלה

הנוסחה הבסיסית לפיה עובד מנגנון התזמון של פרוג'קט מתייחסת לשלושה אלמנטים:

(1) עבודה: ההשקעה הנדרשת להשלמת המשימה. נמדד ביחידות זמן (שעות, ימים).

(2) משך:  אורך הפעילות. הזמן שיעבור מנקודת ההתחלה ועד לסיום. נמדד ביחידות זמן (שעות, ימים וכו')

(3) יחידות: ההקצאה של המשאב, נמדד באחוזים. כלומר, כמה מתוך סך הזמן שלו.ה, יקדיש המשאב למשימה. למשל, משאב בזמינות 50% יוכל להקדיש רק חצי מזמנו לטובת המשימה. כך שאם המשימה דורשת מאמץ של חמישה ימים, אותו משאב יידרש למשך של עשרה ימים כדי להשלים אותה.

 

שלושת האלמנטים הללו, קובעים את אופן התזמון ומתקיים ביניהם היחס הבא:

עבודה = משך X יחידות

מכאן, שלא ניתן לקבוע באופן בלתי תלוי את כל השלושה, וכדי לשמור על שיוויון במקרה שנתון אחד משתנה, צריך לקבוע מראש מהי חוקיות השינוי. לדוגמא, אם עשיתי תכנון שבו העבודה הנידרשת היא 10 ימים, והמשאב זמין ב 100% לביצועה, הרי שהמשך שלה יהיה עשרה ימים (10=10X1).  ונניח שברגע זה נודע לי שבעקבות בעיה במחלקה אחרת, המשאב יהיה זמין רק ב- 50%, מה עלי לשנות כדי לשמור על האיזון? האם לצמצם את העבודה לחמישה ימים ובכך לשמור על המשך (0.5X10=5)? או להגדיל את המשך לעשרים (0.5X20=10) ולשמור על העבודה? שני המצבים הם דרכי פעולה אפשריות, אך המשמעויות מבחינת ניהול הפרויקט שונות בתכלית. על מנת להוביל לדרך הפעולה שרצויה לנו, קיימת בפרוג'קט הגדרה שנקראת "סוג פעילות" (Task Type).

 

סוג פעילות

זהו המנגנון לניהול היחס שתיארנו המאפשר לכוון לתוצאה רצויה, במצב של שינוי. הגדרה זו קובעת מראש מהו האלמנט (יחידות, עבודה, משך זמן) שיישאר קבוע על פי הנתון שהזין המשתמש, ומה אנו מצפים מהתוכנה לחשב. נחדד, "קבוע" מתייחס לכך שתוכנת הפרוג'קט לא תשנה את הנתון שהזין המשתמש. מאחר ויש לנו שלושה אלמנטים, קיימים שלושה מצבים: יחידות קבועות, משך קבוע או עבודה קבועה, הבחירה תלויה בנתון המוביל על פי שיטת העבודה בפרויקט, כפי שנפרט בהמשך.

 

הגדרת סוג פעילות בתוך תוכנת פרוג'קט

 

 

נסכם אם כן, המשתמש יכול להזין שני ערכים לכל היותר ו- Project יחשב את השלישי, בהתאם לסוג הפעילות. החוקיות מתוארת בטבלה הבאה:

עבודה = משך x יחידות

מקור: אתר מייקרוסופט – כאן

 

פירוט טכני לגבי השימוש בתוכנה ניתן למצוא באתר של מייקרוסופט.

 

מתי להשתמש במה?

נבחן כעת את ההיבט התהליכי. מתי מתאים להשתמש בכל אפשרות?

(1) יחידות קבועות: מתאים למצבים בהם קיימת הגבלה על זמינות המשאבים, במילים אחרות משאבים קריטיים. כלומר, קיבלנו הקצאה מוגדרת ואין באפשרותנו לקבל משאבים נוספים. מכאן שמרגע שהגדרנו את היחידות, נותר לנו לבחון ולנתח השפעות של משך ועבודה. גישה זו יכולה להתאים גם במצב שבו אחוז ההקצאה מוגדר ע"י מדיניות התכנון הארגונית. למשל, בדיקות מתבצעות יום אחד בשבוע למשך חודש. כאן נרצה לשמור על 20% הקצאה קבועה למשך חודש ימים, שהוא משך המשימה.

(2) עבודה קבועה: זהו בדרך כלל המצב התכנוני המצוי מאחר ונוח להעריך את כמות העבודה שתושקע, זהו עוגן סביר – רמת הבטחון ביחס לנתון זה גבוהה. המשאבים בפרויקט, בעלי הניסיון, יטו לתת לנו הערכות מאמץ ולכן טבעי לעבוד בגישת עבודה קבועה.

(3) משך קבוע : שימוש בסוג זה מתאים כאשר משך הזמן הוא הדבר המוביל בתהליך התכנון והנתון בו משתמשים הצוותים לבניית תוכנית העבודה. ההנחה היא שמשך הזמן לא ישתנה גם אם יתווספו או יפחתו המשאבים. לדוגמא, הדרכת עובדים. נניח שלצורך העברת החומר נדרשים 5 ימים. בין אם יעמדו לרשותי מדריך אחד או שניים, משך ההדרכה לא ניתן לקיצור בהינתן התוכן. עוד מצב רלוונטי שיכול להניע שימוש בסוג פעילות זה הוא כאשר העבודה מבוצעת על ידי משאבים שאינם מנוהלים בארגון עצמו, למשל קבלנים, יועצים וכד'. במצב זה המעקב אחר העומס על המשאבים, וקבלת ההחלטות היא מחוץ לארגון, ומשך המשימה הוא העקרון המוביל.

יש לבחור במצב שיהיה הנוח ביותר על פי הנחות העבודה שלכם כבר בתחילת התכנון. מומלץ להיות עקביים בשימוש בסוג הפעילויות. המצב הרצוי הוא שימוש בסוג אחד בלבד עבור כלל המשימות בתוכנית.

נאמר שאם אלו צעדיכם הראשונים בניהול משאבים, משך קבוע היא נקודת התחלה נוחה. תוכלו לבנות תוכנית לו"ז ללא משאבים, ואז להוסיף משאבים מבלי לשנות את הלו"ז. ואם יצרתם לו"ז הגיוני וטוב מבחינתכם, לא תרצו שהוא ישתנה רק מכיוון שהוספתם משאבים.

 

משימות מונחות מאמץ

כפי שכבר אמרנו, מנגנון התזמון של פרוג'קט הוא אלגוריתם מתקדם המאפשר דיוק בבניית המודל (תוכנית העבודה). בנוסף למה שתיארנו עד כה, קיימת בפרוג'קט עוד מניפולציה אפשרית ע"י שימוש במשימה מונחת מאמץ.

 

 

הנטייה הטבעית שלנו היא להניח שאם יש לנו יותר משאבים לביצוע המשימה, משך הביצוע יתקצר, וסך המאמץ יישאר זהה.

זהו המצב במשימה "מונחית מאמץ", וזוהי בד"כ ברירת המחדל. גם אם הנחה זו הגיונית ברב המקרים, קיימים מצבים בהם לא ניתן לחלק את המשימה.
נמשיך עם הדוגמא של ההדרכה; בתכנון ראשון הקצנו משאב יחיד להדרכה לחמישה ימים, ובכיתת ההדרכה תוכננו להיות 20 עובדים.
בהמשך הוספנו משאב נוסף וכעת יש לנו 2 מדריכים. כלומר שכעת אנו משקיעים בהדרכת אותם 20 עובדים עבודה של 10 ימים.

נוכל למשל לפצל את המשתתפים לשתי כיתות קטנות יותר, אך המשך יישאר זהה. בשורה התחתונה, יש משימות שלא ניתן לפצל או לקדם על ידי ביצוע במקביל.

 

למעשה, שימוש במשימה מונחת מאמץ, מאפשר לנו לייצר מניפולציה שבה אפשר לקבע שני אלמנטים מתוך השלושה (עבודה=משך x יחידות).
כלומר יכולת לשלוט בצורה מדויקת יותר בתוצאות התזמון.

 

שימו לב לשילובים:

מצב	הסבר
עבודה קבועה + משימה מונחית מאמץ	המצב המתחייב. משימות מסוג עבודה קבועה זה תהיינה בהכרח מונחות מאמץ ללא אפשרות לבטל הגדרה זו.
יחידות קבועות + משימה מונחית מאמץ	הוספת משאבים תקצר את משך המשימה.
משך קבוע + משימה מונחת מאמץ	הוספת משאבים תקטין את החלק היחסי (יחידות) שמשקיע כל משאב.

 

 

בניית תוכנית לוחות זמנים מדויקת – לסיכום

בעזרת שימוש מושכל במנגנון התזמון של פרוג'קט תוכלו לבנות תוכנית עבודה לניהול לוחות הזמנים הרצויים לכם. זהו מנגנון מתקדם שעל מנת לייצר בו עבודה יעילה חשוב להבין את היבטיו השונים. נדגיש, כל זה רלוונטי רק כאשר מנהלים משאבים. יחד עם זאת, מורכבות זו היא המאפשרת לנהל פרויקט בצורה מתקדמת ומעמיקה, תוך ניתוח המשמעויות של הקצאת משאבים בפרויקט.

(*) תוכן המאמר רלוונטי רק עבור בניית תוכנית לוחות זמנים מדויקת בתזמון אוטומטי (המצב המומלץ), ולא עבור תזמון ידני.