בחירת מערכת לניהול פרוייקטים
5 שאלות שיעזרו לכם להחליט
מערכת ארגונית לניהול פרויקטים היא מערכת ניהולית שעתידה להכיל את כלל המידע לגבי הפרויקטים של הארגון, אלה שהוחלט לבצע ומנוהלים היום ואולי גם אלה העתידיים שטרם הוחלט לגביהם – כלומר, ניהול פורטפוליו. המערכת יכולה להכיל מידע לגבי משימות ולוחות זמנים, עומס על משאבים והמשימות שעליהם לבצע, סיכוני הפרוייקט, דיווחי ביצוע, תקציב ועוד. כלומר, זוהי מערכת שיכולה להתפרס על פני מגוון רחב של תהליכים ולהשיק למערכות אחרות.
לכן, בחירת מערכת ניהול פרויקטים ארגונית היא נקודת החלטה שכדאי להקדיש לה תשומת לב, ולנצל את הרגע כדי לעשות סדר ולדייק את הצרכים, וזאת בעזרת חמש השאלות הבאות:
1. לשם מה? – מערכת ניהול פרויקטים יכולה לשרת את הארגון בכדי לתת מענה למגוון מטרות. למשל: בחירת פורטפוליו הפרויקטים הנכון, שיפור אופן ניהול הפרויקטים, או מיקוד בניהול המשאבים. הדבר הראשון הוא אם כן, להגדיר את היעד – וודאו כי המטרה לשמה אתם מבקשים להטמיע מערכת ניהול פרויקטים ברורה ומוסכמת. זה אולי נראה בסיסי, אך לעתים קרובות מדלגים על השלב הזה. גם אם נדמה לכם שהתשובה מאוד ברורה, כתבו את המטרות המרכזיות אותן אתם מזהים, ושתפו עם בעלי העניין הבכירים.
2. איך זה יעבוד? – חשוב להבין מהו התהליך הרצוי עבורכם ומהו מודל הממשל (governance) המבוקש. אין כוונה כאן בהכרח כוונה לעבודת עומק, ולעיתים זאת בהחלט נדרשת אם הסביבה מורכבת ומסועפת, אלא לשרטוט גבולות ברורים. למשל, מהו המידע שירצה הארגון לנהל במערכת? מהו תהליך התכנון ומהו תהליך הדיווח הרצוי, ומי עתיד להשתתף בו? עד כמה הארגון הוא גמיש או בירוקרטי? מהי מידת השיתופיות, המידור, הבקרה והגמישות הקיימים בארגון?
זה המקום לשמור על פשטות ככל שניתן, ולא לסבך את הדברים יתר על המידה. התמקדו במה שהכי חשוב ואל תתנו ל"טוב מאוד" להרוס לכם את ה"טוב" שיכול להתברר כפתרון מצוין.
3. מי? – מיהם האנשים שעתידים להשתמש במערכת ולהפיק ממנה תועלת? לבעלי תפקידים שונים, צרכי מידע שונים, ובהתאם אופן השימוש במערכת יהיה שונה. מאחר ובסופו של תהליך אלה יהיו האנשים שבפעול ישתמשו במערכת (או שאולי יבחרו שלא להשתמש בה), חשוב להקשיב לפחדים ולחששות כבר בשלב מוקדם זה, ולהתחיל את תהליך "המכירה והשיווק" מול אותם משתמשים כדי לגייס אותם כבר עכשיו למאמץ.
4. כמה? – כדי לדעת להעריך נכון את עלות המערכת, כדאי להבין כמה משתמשים צפויים להיות לה, האם היישום ממוקד ביחידה ארגונית אחת, או שאולי בעתיד יש כוונה לצרף יחידות נוספות? גאוגרפיות נוספות? בנוסף חשוב להבין עד כמה המערכת דורשת התאמות, מהו תהליך ההטמעה וההדרכה? האם זו מערכת בסיסית אבל כזו שקל להתחיל עבודה בה, או מערכת מובנית יותר, אבל כזו שדורשת תהליך התאמות מקדים?
5. איפה? – בעולם הדיגיטלי שלנו חובה לבחון איפה ירצו המשתמשים השונים לצרוך את המערכת? מערכת ענן? מובייל? קישוריות למערכות אחרות?
מפתה לבחור מערכת שתיתן פתרון רחב ולכאורה תענה על כל הצרכים כבר מההתחלה. אך כדאי מאוד להתמקד בדברים החשובים והקריטיים; ככל שההיקף גדול יותר, כך גם העלות (בדרך כלל) גדולה יותר, ופרויקט היישום שלאחר מכן. אסור לשכוח שמערכת ניהול פרויקטים משמע שינוי תהליך העבודה עבור אנשים בארגון. חלק חשוב בהצלחת השינוי הוא ההבנה שיחד עם המערכת יש להטמיע תהליך עבודה חדש. זהו השלב בו נוצרים ההרגלים החדשים ומאומצת המתודולוגיה הלכה למעשה על ידי הגורמים המעורבים. לכן, כדאי להתחיל בקטן. אם זיהיתם פתרון שנראה מתאים, בחנו אותו ביחידה ממוקדת, התחילו ביכולות האורגניות ואז תחליטו מה הלאה.
בחירה בכלי PPM נכון יכולה להיות תהליך מאתגר, אולם היערכות מקדימה תעזור לכם למצוא את האיזון הנכון עבורכם בין המאמץ של הטמעת מערכת, והערך שהיא משיאה לארגון.
