קולבורציה? זו אינה שאלה של "אם" אלא "איך"

קולבורציה – בעברית אנחנו מתרגמים אותה ל- "שיתוף פעולה", אולם המשמעות היא עמוקה יותר. למעשה קולבורציה מורכבת משתי מילים; שיתוף + עבודה. כלומר, מצב שבו מספר גורמים פועלים יחד. זה אינו מצב שבו כל אחד תורם להצלחת השני בכך שהם משתפים ביניהם פעולה. זהו מצב מורכב יותר שבו הצלחה של אחד תלויה בשני. כלומר, הגורמים פועלים יחד, כל אחד בתחומו, על מנת שהתוצר השלם יושג ובכך יצליחו כולם. התוצר הוא אחד, ולכן אין אפשרות שרק אחד יצליח.

בעולם הפרויקטים של היום, שאלת הקולבורציה היא אינה שאלה של "מי" או "האם".  קולבורציה בין הצוותים השונים היא חלק מהותי בהצלחת הפרויקט. לכן השאלה החשובה היא "איך" לייצר קולבורציה משמעותית.

שאלה זו מעסיקה ארגונים פרוייקטאלים בשנים האחרונות ואפשר לראות את היקף וחשיבות הסוגייה במגוון הפתרונות הטכנולוגיים העצום והמגוון שהתפתח סביב הצורך הזה. אבל לפני שמדברים על איך בהיבט טכנולוגי, חשוב להבין איך בהיבט תהליכי-ארגוני. רק אחרי שנבין איך זה עובד ברמת התהליך, נוכל לבחור פתרון טכנולוגי.

מהן אם כן שגרות חשובות שיש להטמיע בסביבת הפרויקטים הארגונית, על מנת למקסם את פוטנציאל הקולבורציה?

דבר ראשון, תקשורת

קולבורציה מחייבת תקשורת, ותקשורת היא חלק בלתי נפרד מקולבורציה. מחקרים מראים שמרבית העובדים בתחומי הפרויקטים (67%), משקיעים את מרבית זמנם – 6 מתוך 9 שעות – בתקשורת. לכן המשימה הראשונה היא לשפר את הדרך שבה צוות הפרויקט ובעלי העניין מתקשרים. תקשורת נכונה בניהול פרוייקטים היא כמו דבק – זה יכול להחזיק את כולם יחד, או להחזיר אותנו למצב של חלקים נפרדים.

בסיס חזק של תקשורת תורמת, מצריך הבנה ברורה והגדרה מובנית של תחומי האחריות, מיפוי בעלי עניין והבנה של מי מושפע ממה על מנת לתקשר ביעילות לכל אחד את מה שחשוב לו לדעת או מה שחשוב שהוא ידע, גם אם אינו מודע לכך. חשוב לייצר נגישות לכולם כך שכל חבר צוות מכיר לא רק את התחומים שהוא אחראי עליהם, אלא גם את אלו של חבריו לצוות. כך ניתן לזהות ביתר יעילות ממשקים ופערים בכל עת.

צוות שיודע לפעול יחד באווירה פתוחה, יפעל לשיתוף ברמה גבוהה, תוך תקשורת ישירה בין חברי הצוות ויהיה גמיש יותר לקליטת שינויים ותהליכים חדשים לאורך הפרויקט.

 מעורבות

בעלי העניין מולם פועל הצוות הם משמעותיים להצלחתו של הפרויקט ובסיס לכל תהליך העבודה הקולבורטיבי, שכן הם בעלי הסמכות והם המושפעים מפעולת הפרויקט. חוסר בהירות או ספק שיתפתח מצידם, יערער את כל היסודות עליהם נשען הפרויקט. חשוב אם כן, לייצר תהליכים בהם בעלי העניין שותפים לתהליכי קבלת ההחלטות, חשופים לפערים ומכירים את מצב הפרויקט. כאשר כולם מעורבים, קל יותר לממש רעיונות מקוריים, לפתור בעיות בצורה גמישה ומהירה, ולייצר בסיס הסכמה רחב, כזה שמקטין חיכוך ומאפשר לצוות הפרויקט להמשיך לפעול בקולבורציה יעילה. יצירת מעורבות תבטיח שהקולבורציה שבתוך הפרויקט תפעל בסינרגיה עם הארגון כולו.

יכולת גבוהה לפתרון בעיות

פעולה משמעותית בתוך סביבת פרויקט מחייבת יכולת גבוהה של פתרון בעיות, שכן אי ודאות היא חלק מובנה בפרויקט, ורמת המורכבות אף עולה כאשר מדובר בסביבה של קולבורציה שבה אין ליחיד יכולת לפעול לבד במנותק משאר חברי הצוות.  יכולת כזו דורשת חברי צוות שמכירים היטב את הסביבה הארגונית בה הם פועלים, את התהליכים, השגרות והסדירויות, כך שהתיאום ביניהם הוא מהיר והם "נכנסים ישר לעניינים" עצמם. זה דורש תשתית ארגונית כוללת המאפשרת למנף ידע, לייצר למידות ולשתף את כלל הצוות. כל אלה משפרים את יכולתם של העובדים לפעול במצב של שינוי. ובסביבת הפרויקטים כיום, צוותים וארגונים צריכים להשתנות בקצב די מהיר.

 שקיפות

"ידע הוא כוח", אמר פרנסיס בייקון לפני יותר מארבע מאות שנה, במקרה הזה הידע השיתופי הוא חשוב מאוד. כאשר לצוות הפועל יחד יש מושג ברור לגבי היעדים, ההתקדמות, והפערים, יוכלו כולם לפעול יחד בצורה אפקטיבית יותר, כל אחד בתחום המשימות שלו, אבל חשוב מכך כל אחד עבור השני; השקיפות מאפשרת קבלת החלטות מודעת יותר. כזו שלוקחת בחשבון לא רק את המצב שלי כרגע, אלא את המצב הכולל. זה שימקסם ערך עבור המטרות של כלל הפרויקט. לשם כך חשוב להגדיר מהו המידע הנדרש, כיצד לנהל ולאסוף את הנתונים ולהפוך אותם לידע משמעותי.

.

בכל זאת כמה מילים על טכנולוגיה

פרוייקטים בכלל ובעידן המהירות והנתונים בכלל, מערבים מידע בכמויות עצומות. לא ניתן לנהל כיום פרויקט ביעילות רק באמצעות גיליונות אקסל (וכן, כנראה שזה עדיין כלי ניהול פרויקטים הנפוץ ביותר). על מנת לאפשר לכל מי שנדרש לכך להתעדכן, כולל מענה מהיר ללקוחות הפרויקט, דרושים כלים מתאימים. כאמור, כאלה יש כיום בשפע, אולם העקרון שצריך להנחות ארגון בבחירת פתרונות הוא לא מה הפתרון נותן לי, אלא מה הארגון צריך. ואת הדרישות הללו ניתן היום לממש בפלטפורמות שונות שמאפשרות גמישות והתאמה.

קולבורציה לסיכום

קולבורציה היא בסיס לעבודת צוות הפרויקט; סביבת פעולה כזו מבוססת על תהליכים יעילים, ותוביל להצלחה גבוהה של הפרויקט. לשם כך נדרשת תשתית ארגונית מבוססת על הקשבה, למידה ושקיפות. זה דורש חשיבה והערכות וגם תשתית טכנולוגית תומכת, אבל קולבורציה אמיתית שווה את המאמץ.