OKR היא מתודולוגיית עבודה המיושמת בארגונים רבים ומטרתה להבטיח שמטרות ארוכות טווח שהארגון מציב לעצמו ימומשו בצורה יעילה, תוך הטמעתה בעבודה השוטפת של כל אחד ואחד בארגון. OKR הם ראשי תיבות של Objective & Key Result. כלומר, הגדרה של יעדים ותוצרים כבסיס ליצירת תיאום, מיקוד ומסגרת עבודה שתקדם תוצאות עסקיות רצויות, תוך יצירת תרבות של שקיפות ומעקב מובנה מבוסס נתונים.
לאחרונה OKR עולה בהקשרים שונים בארגונים, הן מתודולוגיים והן טכנולוגיים, לאחר ששירותי מייקרוסופט כוללים גם הם היבטים של OKR. עולם ה- OKR משתלב היטב עם עולם הפרויקטים שהרי פרוייקטים הם בסופו של דבר מנוע להובלת שינוי, כזה שנדרש על מנת לבסס את האסטרטגיה העתידית שהארגון מגדיר לעצמו. במאמר זה נתייחס לתהליך ולמתודולוגיה בהיבט האנושי, זה שמומלץ ליישם בתוך הפרויקטים, ונסקור אותם גם מנקודת המבט של PMO.
מה זה OKR?
מדובר על מסגרת מתודולוגית שמטרתה לסייע בהגדרה ויישום של יעדים אסטרטגיים ארגוניים. היא כוללת שני אלמנטים עיקריים:
- מטרות: מה אני רוצה להשיג.
- תוצאות עיקריות: איך אדע שהמטרה הושגה, מהם המדדים שעלי לנהל.
היעדים צריכים להיות ברורים, וחשוב להגדיר אותם היטב, כאשר לכל תורם (נשתמש בביטוי "תורם" לכל עובד שמשתתף בתהליך בין אם הוא מנהל או חבר צוות), מומלץ להגדיר 3-5 יעדים. עבור כל יעד משייכים כ- 3-5 תוצאות מפתח, רצוי בטווחי זמן של כ- 3 חודשים על מנת לאפשר התקדמות מצד אחד, ומעקב מצד שני.
כדי להצליח ליישם את מתודולוגית ה- OKRs, חשוב להקפיד על מסגרת מוגדרת ותהליכים תומכים של תכנון ובקרה, אולם כל אלה מתבססים על מרכיב משמעותי שבלעדיו קשה להצליח בתהליך – תקשורת!
יעדים ותוצרים נבנים על מנת להבטיח התקדמות לקראת עתיד רצוי. הבסיס להתקדמות הזו היא מערכת תקשורת מלווה ומכוונת. כזו שתסייע לאנשים לנווט לקראת אותו עתיד רצוי תוך שקיפות, תמיכה, ושיתוף, אשר בלעדיהם לא ניתן להשיג יעדים ארגוניים שאפתניים. האלמנטים הבינאישיים האלה הם הבסיס לעבודת צוות, למנהיגות תומכת, ובסופו של דבר בסיס לשינוי הרצוי שהפרויקט עתיד להביא.
מערכת תקשורת דו-כיוונית
מה הופך תקשורת, לתקשורת יעילה במסגרת תהלך ארגוני-אסטרטגי רחב, ואיך מיישמים מערך תומך כזה? נפרק את ה- "תקשורת" לשלושה מרכיבים קריטיים שצריכים להשתלב בתהליך: משוב, שיחות והכרה. אלה קשורים באופן מהותי להצלחת התהליך. כיצד?
שיחות –
שיחות בונות מערכות יחסים ויוצרות את האמון הדרוש כדי לממש את מלוא הפוטנציאל הטמון ביעדים ובתוצרים שהגדרנו. שיחות אלה בין מנהלים לתורמים מתמקדות בהתקדמות לקראת התוצרים ומימוש היעדים, בזיהוי בעיות ומכשולים ובהגדרת דרכי פעולה על מנת לצמצם סיכון ולהתגבר על הבעיות שזוהו. אלו הן שיחות ממוקדות ופתוחות. שיחות שבהן מומלץ לתרגל הקשבה אפקטיבית.
משוב –
משוב מתייחס לביצועים ותוצרים שהושגו ולפעולות שקרו. משוב יעיל הוא משוב שנותנים מוקדם ולעתים קרובות. הוא מסייע למי שמקבל אותו לתקן ולדייק את הדרך, על בסיס המידע שהתקבל ולתכנן פעולות מתקנות בזמן אמת, ותגובה ראויה. אם נשאיר את התובנות "חבויות" יהיה קשה עד בלתי אפשרי לתקן בזמן. לכן בסיס חשוב בתקשורת יעילה הוא היכולת לשתף ולמשב בכל רגע; מנהיגות שחולקת מידע אסטרטגי עם הפרויקטים, פרויקטים שמשתפים את הארגון בתוצאות שהושגו (רצויות ולא רצויות), תפעול ולקוחות שחולקים ומקבלים מידע במהלך הפרויקט ולאחריו. רק כך יכול ארגון להתקדם לקראת מימוש יעדיו.
הכרה –
הכרה היא לעתים קרובות החלק שמתעלמים ממנו. אנו נוטים להתמקד בבעיות היומיום, בכאן ועכשיו, ולא ב- "דברים שבשוליים". פה הטעות, זהו גורם מכריע למוטיבציה אישית, והוא ממלא את הצורך הבסיסי של אחת ואחד בהערכה. להקדיש זמן על מנת לחגוג ולשתף את הצוות והארגון בניצחונות קטנים וגדולים כאחד הוא מהלך משמעותי וחשוב מאוד, ותורם רבות למוטיבציה שמבטיחה שנמשיך ונתקדם לעבר העתיד הרצוי.
אל תוותרו על הכרת תודה אפקטיבית; התחילו בלהכיר את הפרטים והסיפור, גלו סקרנות והתעניינו בנעשה, זוהי דרך טובה להכיר את התורם, להבין מה החלקים בפרויקט המועדפים ולסייע בעתיד לשחזר את ההצלחה. חשוב להביע בקול את ההכרה באתגרים איתם התמודד התורם, זה הופך את ההכרה לאמינה ומשמעותית ומעודדת את כולם להיות כנים גם בעתיד.
שימרו על תקשורת יעילה המיישמת את כל שלושת האלמנטים לעיתים קרובות, אפשר לבחון את הדברים בפגישות קצרות לאורך הפרוייקט, ההתמדה היא לב העניין. אל תחכו לרגע האחרון שבו תוצר של OKR מתקרב, תזמנו את השיחות והמשוב לאורך משך הפרויקט כולו, ואל תחכו עם הכרה לסוף, תחגגו כשיש סיבה טובה.
OKR ועולם ה- PMO
בסביבה העסקית המהירה של היום, השגת יעדים אסטרטגיים ביעילות היא קריטית, ושיטת OKR התפתחה כמסגרת להנעת תהליך כזה והיא מיושמת בארגונים פרוייקטאלים רבים כדרך לכוון ולהבטיח השגת העתיד הרצוי. יישום מוצלח של השיטה דורש מסגרת מבוססת.
מלבד התמיכה של ההנהלה הבכירה, יישום השיטה דורש תיאום. משרד ניהול פרויקטים (PMO) הוא שותף אידיאלי להוביל את הפרקטיקה בארגון ולאפשר שינוי ארגוני תוך מתן תמיכה לכלל המשתמשים, ואכן בארגונים רבים נמצא את ה- PMO מעורב בהטמעה ובבקרה של התהליך.
תפקידו של PMO הולך ומתפתח לאורך השנים; מהתמקדות מסורתית בביצועי פרויקטים לאימוץ גישה גמישה המכוונת את הארגון. PMO ארגוני מסייע לא רק בתהליכי התכנון והבקרה, אלא בניהול השינוי ואימוצו, בניית מערך מדידה ארגוני תוך ניתוח מגמות עבר, וחיפוש הזדמנויות לשיפור מתמיד ומצוינות ארגונית. גישה זו תואמת את הלך הרוח של OKR.
כדאי לשים לב: PMO ארגוני מביא ניסיון רב בניהול פרויקטים ותהליכים, כפי שנדרש בניהול יעדים ותוצרים. PMO נדרש במסגרת תפקידו להבנה מורכבת של תהליכים ארגוניים, ומעורב בהגדרה ותמיכה של תהליכי מעקב ובדיקה המשולבים ממילא במחזור המדידה של ה- OKR. הוספת מעורבות של PMO בפרקטיקה של OKR, בארגונים המיישמים אותה תוסיף לארגון ערך אסטרטגי ותחזק את מעמדו של ה- PMO בארגון כשותף בעל ערך גבוה.
