כיום, במרבית הארגונים כבר קיימת יחידת PMO , תוך הכרה רחבה בתרומה של פונקציה כזו לארגון. אולם, קיומה לבדו אינו מבטיח כי פעילות ה-PMO בארגון תהיה מיטבית. יחידת PMO המבוססת על תהליך בוגר ומוביל, נדרשת להוכיח כל העת את הערך המוסף שהיא מביאה לארגון, להעמיק את השפעתה האסטרטגית ולחזק ההכרה בתרומתה אל מול הנהלת הארגון.
במאמר זה נציג צעדים פרקטיים מומלצים ש- PMO ארגוני יכול לעשות כדי להתפתח ולהפוך לשותף אסטרטגי, למקסם את הערך לארגון ולבסס את מעמדו.
-
חיזוק שותפות מתמשכת עם ההנהלה הבכירה
תמיכת ההנהלה הבכירה היא מפתח חשוב להצלחת יחידת ה- PMO בארגון. הצעד הראשון אם כן, הוא להפוך את השותפות הזו לשיח פעיל שמתקיים תדיר בצורה דו-כיוונית. לשם כך, על מנהלי ה- PMO לטפח קשר רציף עם מנהלים בכירים, דו-שיח שיש בו יש העברת מידע , עדכון והקשבה, המייצר ערוץ תקשורת פתוח, ודו-כיווני כמרחב בו ניתן לזהות שינויי מגמות והתפתחויות מתהוות, ולבנות יחד מפת דרכים התואמת את מטרות הארגון המתעדכנות.
כדי לבסס שותפות כזו, הנה כמה רעיונות מעשיים:
- סדנאות משותפות: ארגנו פעמיים בשנה סדנאות אסטרטגיה משותפות ל-PMO והנהלה בכירה, בהן תבחנו יחד את פורטפוליו הפרויקטים, תעדפו את משאבי הארגון, ותבחנו את מגמות השוק והמטרות המתעדכנות.
- דשבורד בקרה המתעדכן ב- "זמן אמת": את הדיווח להנהלה העבירו מלוחות סטטיים ללוחות בקרה דינאמיים המתעדכנים בזמן אמת, מונגשים להנהלה בצורה נוחה ומאפשרים פירוט וניתוח הנתוני (drill‑down) . דוח בקרה כזה מדגיש ומחדד את תרומת ה- PMO למדדי מפתח ארגוניים ומסייע לתהליכי קבת החלטות יעילים.
- חיבור עם ההנהלה: דאגו לחבר את ההנהלה הבכירה לתהליכים שוטפים בנקודות משמעותיות כמו סיכומי רטרוספקטיבה, או סיכום תהליכי תכנון ושיפור, על מנת שאלה יחשפו ישירות לשיפורים בתוך קבוצת ה- PMO ארגוני ומהלכים חדשניים שהקבוצה מובילה, תוך יכולת להשפיע. עם התירוץ "אין לי זמן" נסו להתמודד בהומור והתמדה, בסופו של דבר זמן הוא עניין של תעדוף, דייקו את החשיבות והתרומה ההדדית.
-
בחינת הערך באופן שיטתי
שינוי הוא הדבר הקבוע, ולכן גם תחומי האחריות של ה- PMO ארגוני דורשים עדכון, שינוי ובחינה, כחלק מהשינוי הכללי שהארגון חווה; חלק מהמשימות יכולות להפוך ללא רלוונטיות, בעוד מנגד צרכים חדשים בארגון נותרים ללא מענה.
בחינה מחדש של הפעילות, עדכון הגדרות התפקידים ותיקופם, התאמת תהליכים וניתוח הערך, יבטיחו שיחידת ה- PMO מתמקדת בפעילויות שמניבות ערך לארגון, ולא בעבודה שכבר אינה רלוונטית, או לא מעודכנת. הנה כמה רעיונות ליישום:
- בחינת פעילות: דאגו לערוך באופן מתוכנן ומוצהר, למשל כל שנתיים, בחינת עומק של אופי הפעילות תוך שיתוך בעלי עניין. מטרת הבחינה היא לאתר תהליכים מיושנים שאינם מוספים ערך, לצד בקשות לתמיכה שאינן ממומשות ומצביעות על פערים בתמיכת יחידת ה- PMO.
- עולם דינמי: אל תניחו שדברים סטאטיים. התבססו על תהליכים דינאמיים כמו למשל מטריצת RACI. דאגו לעבוד עם כלים מתעדכנים, שך ששינויים במתודולוגיות, כלים או מבנה ארגוני, יבואו מייד לידי ביטוי בצורה קלה ומהירה.
- מיפוי שרשרת הערך: להטמיע בעבודת ה- PMO בחינה ומיפוי תדירים, מקצה לקצה, של תהליכי ניהול פרויקטים, זיהוי צווארי בקבוק ותמיכה של הצוות בנקודות מפתח, במטרה לזהות איכן אפשר לשפר התמכה, לצמצם זמנים, ולהפחית עבודה מיותרת.
-
שתפו את ההישגים עם הארגון
יחידת PMO מסונכרנת ומבוססת מצליחה לייצר הישגים ולתמוך בהצלחות הארגון. חשוב לשתף ולשים את ההישגים הללו בחזית, להציג שיפורים הדרגתיים באופן קבוע, ולתקשר אותם מול הארגון. אלה צריכים להיות הישגיים בעלי ערך ותרומה, כאלה שבאים מתוך הפרויקטים עצמם, ולא תקשורת לשם תקשורת בלבד. למשל:
- דו"חות חודשיים: פרסום חודשי קצר הממחיש חיסכון בזמן או משאבים, הפחתת סיכונים או האצת תהליכים — תוך התבססות על מדדי "לפני ואחרי".
- מפגשי Spotlight : אפשר אחת לרבעון לקיים מפגש שבו צוותי פרויקטים מציגים השגים בעלי השפעה גבוהה, בתיווך תהליכים או כלים שיחידתה- PMO סייעה לבסס. הדגשת התפקיד של ה- PMO ארגוני כמניע שינוי היא חשובה והמשך תמיכה טובה בארגון.
- תוכנית שותפים: נסו לאתר שותפים PMO ביחידות העסקיות השונות. כאלה שהתחום קרוב אליהם והם מעוניינים להתפתח בו. את אלה אפשר להעצים, לקדם ולהכשיר, כך שיהפכן לסוכני שינוי בתוך היחידות, ומצד שני יעבירו ליחידת ה- PMO משוב מהיר על הצורך בתול היחידות עצמן.
-
לחשוב אסטרטגיה
יחידת PMO יכולה לתמוך ולעקוב אחר עשרות פרויקטים אירגוניים שונים. אולם, מעבר להיקף התמיכה חשוב לבחון באופן תדיר את החיבור של הפרויקטים הללו לאסטרטגיה הארגונית ולוודא שתמהיל הפרויקטים מכיל באופן תדיר כאלה שנמצאים בעדיפות גבוהה.
תמיכה במהלכים אסטרטגיים מבטיח שיחידת ה- PMO מפנה את משאביה ליוזמות בעלות ערך גבוה. הנה כמה רעיונות ליישום:
- סדנאות אסטרטגיה: להוביל וליזום מדי רבעון מפגש משותף לבעלי תפקידים ממגוון תחומים, בהם תתבצע בחינה ודירוג של הפרויקטים בהתאמה למטרות אסטרטגיות משתנות, מגמות שוק ואותות תחרותיים. בהתאמה יוחלט מהם הפרויקטים בהם ה- PMO ממשיך לתמוך ומהם הפרויקטים שרמת העדיפות שלהם נמוכה.
- מודל דירוג מבוסס ערך: חשוב ליישם מערך מדדים על בסיסו מעריכים את הפרויקטים שמשלבים תחומים כמו השפעה על הלקוח, פוטנציאל טרנספורמציה דיגיטלית או מדדי קיימות בהערכת הפרויקטים, או כל מדד משמעותי שהארגון מכוון אליו.
- להיפרד ממה שלא רלוונטי: פרויקטים לא נמשכים לנצח ויש כאלה שנעצרים לפני שהגיעו למיצוי, בין שהם כבר אינם רלוונטיים או שלא הוכיחו את עצמם. מה שלא רלוונטי לא צריך להופיע בפורטפוליו הפרוייקטים. וודא שאתם מבצעים ביקורת תדירה ומטייבים את הרשימה.
-
תרבות של גמישות ולמידה מתמדת
תחת עומס השגרה כולנו נוטים להתיישר ולהתמסר לעשיה שבוערת ודורשת תשומת לב מיידית. זה אומר לא אחת שאנחנו שוכחים להשקיע את האנרגיה הנדרשת בנושאים שיקדמו אותנו לקראת העתיד הרצוי כמו שיפור, שינוי ולמידה.
הגמישות הזו שנדרשת כיד לייצר בסיס של תרומה אסטרטגית מתמשכת הוא חשוב, והטמעת תרבות גמישה שבה ניסוי, למידה ושיפור מתמיד הם חלק יומיומי מהעשייה, תבטיח שיחידת ה- PMO תמשיך להתפתח, תיישם שיטות עבודה חדשניות ותשמור על יתרון תחרותי. איך לעשות את זה? הנה כמה רעיונות:
- למידה היא חלק הלו"ז: שימו בתוך התכנית השנתית זמן שמיועד לסדנאות, הסמכות ושיתופי ידע. גם אם לא ברור לכם עדיין מה יקרה בזמן הזה, דאגו לקדש את התוכנית הזו ולדייק אותה ככל שהזמן מתקרב לפי הצורך שעולה מהשטח. זמן זה משהו שאנחנו מחליטים עליו, ואם נחליט שיש זמן ללמידה משמעותית, אז יהיה. וזהו זמן יקר שיניב ערך משמעותי להמשך.
- מעבדת החדשנות של ה- PMO: סמנו יום אחד בכל חודש/חודשיים שבו צוות ה- PMO מנסה משהו חדש, מעלה רעיונות ובוחן כלים או מתודולוגיות. שתפו מומחים ובעלי עניין, והציגו את הלמידות והתוצאות לכלל הארגון. לא כל התוצאות יהיו חיוביות, ובהחלט שיהיו כישלונות – מאלה אפשר להוציא למידות נפלאות.
- לנהל חווית לקוח: יחידת ה- PMO היא יחידת שירות פנים ארגונית. כלומר, יש לה הרבה לקוחות. יישמו פרקטיקות של ניהול לקוח ובידקו באופן תדיר את חוויית הלקוח. למשל בעזרת סקרים קצרים לאחר אבני דרך משמעותיות. משוב זה יאפשר התאמה ודיוק של שירות יחידת ה- PMO לארגון.
PMO ארגוני לסיכום
כדי להמשיך ולהיות בעלי ערך עבור הארגון, יחידת PMO משמעותית צריכה להתקדם ולהתפתח ואינה יכולה להישאר במסגרת מה שכבר קיים ועובד. התפתחות, התאמה, גמישות הם המפתחות על מנת להוכיח ערך ולחזק את מעמד ה- PMO כבעל תרומה אסטרטגית.
באמצעות חיזוק השותפות עם ההנהלה הבכירה, עדכון תחומי האחריות, יישור אסטרטגי מחודש והטמעת תרבות של גמישות ולמידה מתמדת, תוכל יחידת PMO להבטיח השפעה מתמשכת ולהוביל תוצאות. כל אלה ניתנים להשגה בעזרת שילוב פרקטיקות מתאימות כחלק מהסדירויות של הצוותים והארגון כולו. ההתמדה משתלמת.
