הטוב משני העולמות: הכירו את ניהול הפרויקט ההיברידי
כשמדברים על ניהול פרויקטים, רובנו נכיר, ובוודאי שמענו על אחת משתי מתודולוגיות ניהול:
“מפל המים” (waterfall) בשמו המקצועי או ניהול הפרויקט המסורתי: באופן הזה מתכננים את הפרויקט כולו מראש ומגדירים כל שלב ושלב, תוך שמזהים מראש את האילוצים והבעיות העלולות להפציע בדרך. כך גם מבצעים ומיישמים את הפרויקט – באופן מוסדר לפי התכנון המובנה. המטרה היא לתכנן בצורה המקיפה ביותר, וכך לחזות ולהיות מוכנים תוך רמה גבוהה של שליטה ופיקוח. רמת תכנון כזו אפשרית בסביבות בהן רמת הוודאות גבוהה יחסית, וברור שאין לנו לעולם אפשרות להיות מדויקים בכל מאת האחוזים.
ניהול פרויקט בגישת האג’ייל: בהגדרה, שיטת המפל אינה יעילה בהתמודדות עם סביבות בהן השינויים מהירים וחדים. ככל שהסביבות הטכנולוגיות התפתחו נדרשה גישה שונה, וכך נולדה גישת האג’ייל (Agile) שהגיעה אלינו במאה ה-21 ואומצה במהירות תחילה בעולמות הטכנולוגיה, ואחר כך גם בעולמות תוכן נוספים. לפי גישה זו, לא ניתן לתכנן הכל ולהתכונן לכל תרחיש, מאחר ואי הוודאות גבוהה ביחס לנדרש – למשל, הלקוח לא יודע לאפיין את כלל הדרישות מהמוצר שיש לפתח. לכן, עולה צורך לתכנן קצת ולבצע קצת, להוציא מוצר שעליו ניתן לקבל פידבק ומשם להמשיך, צעד אחר צעד. כך ניתן להתגמש, לשנות, להתאים את הפרויקט לשינויים ולדרישות הלקוח, תוך כדי הפקת תוצרים לכל אורך הדרך.
כמו בכל דבר, אין לנו פתרון מושלם, ולכן גם שיטת האג’יל מעוררת שאלות וקשיים. מתוך אלה, ומתוך הניסיון הרב של ארגונים בעבודה עם שיטות ניהול פרויקטים לאורך עשורים, נולד “יצור-כלאיים”. למעשה, צוותים הבינו את היתרונות הגלומים בכל אחת מהשיטות, ובנו, כל אחד לפי צרכיו, מודל ניהולי מותאם אישית. וזו למעשה נקראת “השיטה ההיברידית”.
ליהנות משני העולמות
הגמישות המתאפשרת כאשר משלבים את הגישות, יכולה לעזור לארגונים בתהליכי ניהול הפרויקטים, מחד כאשר שיטת האג’יל אינה מתאימה ליישום מלא, או מאידך כאשר מתודולוגיית המפל אינה מספקת את הגמישות הנדרשת.
כך למשל, יכול להתבצע תכנון של הפרויקט כולו טרם תחילת העבודה – אבנים גדולות – אבל הפרטים הספציפיים של כל ספרינט אינם מוגדרים מראש – מעין תכנון בשתי רזולוציות. בנוסף, ניתן להשתמש בשיטת המפל כדי לבצע את התכנון המקיף של הפרויקט, אולם את כל התכולות שלגביהן קיימת אי בהירות וערפול, להשאיר לשלב מאוחר יותר, ככל שמתקרבים “לזמן האמת”.
מספר מאפיינים לפרויקט היברידי:
- תפירה אישית – אחד היתרונות הגדולים של הגישה ההיברידית הוא שניתן להתאים את שיטת העבודה לפרויקט ספציפי על פי מאפייניו. את היחס אג’ייל-מפל ניתן לחלק לפי הצורך, כשפרויקטים מסוימים זקוקים ליותר ודאות ועושים שימוש בעיקר בשיטת המפל, בעוד אחרים זקוקים לגמישות וחופש, ויעשו שימוש עיקרי באג’ייל.
- התמודדות עם שינויים – בניגוד לשיטת המפל, פרויקט היברידי הוא פרויקט גמיש מספיק כך שהוא יכול להתמודד עם שינויים פתאומיים בדרישות בזכות העבודה באיטרציות. גישה כזו מסייעת למנהלים לקבל החלטות קריטיות לאורך מחזור החיים של הפרויקט.
- עמידה ביעדי זמן ובתקציב – גישה היברידית מאפשרת להעריך את זמן סיום הפרויקט כולו, ולעקוב אחר השלב בו נמצאים בתהליך.מאחר ונבנית מסגרת מוגדרת מראש אליה מתחייבים, אפשר לעבור בי נקודות החלטה מוגדרות מראש, גם אם התכולות של כל שלב אינן מוגדרות עדיין.
- קבלת פידבק לאורך כל הדרך – כיוון שהפרויקט נעשה באיטרציות לפי שיטת אג’ייל, ניתן להעביר ללקוח את המוצר בסיום כל שלב, ולקבל משוב לאורך כל התהליך. עבודה כזו מסייעת לשפר את המוצר ועדיין לעמוד בהתחייבות על פי התכנון המקורי.
השיטה ההיברידית מתאימה לפרויקטים מורכבים. כאלה הדורשים תכנון מובנה המייצר סנכרון ארגוני עבור כל בעלי העניין, אך עדיין פרויקט המתקיים בשוק דינמי ותחרותי הדורש תגובה מהירה!
מיהו מנהל הפרוייקט – ומתי כדאי ליישם את המתודולוגיה ההיברידית הזו?
שיטת ניהול זו דורשת גמישות וחשיבה מחדש גם מצד מנהל הפרויקט. בפרויקט היברידי, האחריות הכוללת על הפרויקט ניתנת למנהל הפרויקט, אשר אחראי על תכנון הפרויקט כולו מחד, אך מאידך הוא מתפקד גם כמנהל מוצר, המתמודד שינויי הדרישות, הפידבק של הלקוח, והגדרה של שלבי הפרויקט השונים, כאשר ניהול העבודה עצמו מתבצע על ידי צוות אג’ילי הפועל להגדיר את סבבי העבודה.
פרויקט היברידי מתאים כמעט לכל סביבה פרויקטאלית וסוג תעשיה, והשימוש בו הופך נפוץ יותר ויותר, בזכות היתרונות שהוא מביא.
הגישה ההיברידית היא צורת חשיבה “שנולדה מהשטח” ומהצורך לשלב את התכנון הכולל, עם הגמישות והיכולת להתמודדות עם סביבה דינאמית ומשתנה. היא פורצת את גבולות “המתודולוגיה” האחת ומאפשרת לארגון לבנות מארג תפור למידותיו שיענה על צרכי הארגון הייחודים בצורה המיטבית.
