ניהול עבודה בעזרת כלים מתקדמים – סיפור לקוח | יוני 2020, חברת מתן
נתונים מראים ש 86% ממנכ”לים היום [1] מזהים את הטרנספורמציה הדיגיטלית כיעד ראשון בארגון שלהם, וניהול תהליכי העבודה בצורה חכמה וממוקדת, הוא צעד משמעותי בכיוון הנכון. ההסתכלות הרחבה על ניהול הפרויקטים, היא נדבך חשוב ליצירת סנכרון ארגוני, וסנכרון כזה הוא קריטי להצלחת ה”ביחד”– לא כל צוות בנפרד, אלא מכלול התהליכים והמשימות שתורמים בסופו של דבר למימוש מטרות הארגון.
בין אם מדובר בפרויקט מורכב ומנוהל, או במשימות מרובות שמנהל ראש צוות, בעזרת הכלים הזמינים היום אפשר לתת מענה נכון לכל צוות ותהליך בארגון.
איך זה נראה בשטח?
אנחנו שמחים לחלוק אתכם דוגמא לפרויקט שביצענו לאחרונה – חברה מתחום המכשור הרפואי שהצליחה מאוד בשנים האחרונות והפכה מובילה בתחומה.
ההצלחה הביאה לגידול בביקוש ואיתו עלו מספר הפרויקטים בארגון; אם בתחילה אפשר היה לסנכרן ולנהל את כלל המאמצים, תוך שליטה טובה במידע וארגון הנתונים לפי הצורך, במצב החדש חוסר האחידות התחיל להוות מכשול, והתחושה הייתה שצריך לעשות משהו .
לאחר בחינה הוחלט ליישם מערכת ארגונית לניהול פרויקטים ונבחר פתרון האונליין של מייקרוסופט. כחברה המתמחה בתחום ניהול פרויקטים ,נבחרה חברת מתן ללוות את הארגון בתהליך ההטמעה. המעבר מעבודה מקומית שבה כל אחד ממנהלי הפרויקטים עובד בצורה נפרדת, למצב של שיתוף ועבודה מרכזית, שידרג משמעותית את תהליך ניהול הפרויקטים בארגון; מתהליך של “אולי“, שבו כל אחד מחליט לעצמו, הפך הכלי הארגוני לסטנדרט שכל מנהל פרויקטים משתמש בו לא בגלל שחייבים, אלא מתוך הבנה ברורה של התועלת והיעילות שבשימוש במערכת. לאחר תהליך של ליווי שבו הוקמה המערכת ועוצב תהליך עבודה, אין יותר צורך בהכנת מצגות ודו“חות ידניים הצורכים זמן יקר של מנהלי פרויקטים, אין עדכונים באקסל, ובחינת מצב הפרויקט נעשית ישירות מהדשבורד הארגוני. מנהל המחלקה יכול לבחון את מצב הפרויקטים דרך תמונת המאקרו ולקבל החלטות מבוססות נתונים במקומות שבהם צריך לצלול לפרטים, והכל בסביבה אחת.
בפגישת סיכום שלב ראשון של ההטמעה, תיאר זאת כך מנהל המחלקה:
"המעבר מעבודה מקומית לעבודה בסביבה ארגונית אחת, יצר שקיפות בין חברי הצוות ומאפשר לי נראות מלאה כמנהל המחלקה. כיום תכניות העבודה המנוהלות במערכת הן עדכניות ואמינות, משקפות את מצב הפרויקטים בפועל, ומשמשות בפגישות סטטוס כבסיס לדיון".
עד כאן עוד סיפור הצלחה של יישום מערכת ארגונית.
לשמחתנו אצל הלקוח הזה הייתה לנו ההזדמנות והזכות ,בשל שיתוף פעולה ופתיחות של הלקוח, ליישם תהליכים מתקדמים שהם מעבר לניהול הפרויקט, אבל בהחלט קשורים לעולם התוכן ואפשר לקרוא להם בשם כללי ,.
בכל ארגון המנהל פרויקטים ,ישנם מנהלי פרויקטים המוגדרים ככאלה ואשר מנהלים משימות ואבני דרך כתוכנית מוגדרת, אבל ישנם גם מי שמנהלים תהליכים המורכבים ממשימות ואינם בהכרח חושבים “פרויקט“. בעוד הראשונים הם חלק ממערך התהליכים של ניהול הפרויקט, האחרים, שנמצאים בכל מקום כמעט בארגון היום, ויש מי שמתייחס אליהם כמנהלי פרויקטים מזדמנים או מקריים (The accidental project manager) , לא תמיד חשופים לכלים ארגוניים או נכונים לעבוד איתם – לעיתים אין תאימות אל מול תהליך העבודה שלהם, וכל אחד מוצא דרך משלו.
גם את התהליכים האלה חשוב כמובן לייעל ולשפר ,בוודאי בעידן הטכנולוגיה המתקדמת של מהפכת המידע , כדי להצעיד את הארגון קדימה, לחזק את העבודה המשותפת ובכך לתרום לסיכויי ההצלחה של הארגון כולו .אצל הלקוח שלנו התמקדנו בתהליך שהיה ידני ברובו, וטיפל בסבב משימות, חתימות ובדיקות, שבסופו של דבר מתחבר לתוכנית עבודה של פרויקט ,והפכנו אותו לתהליך ממוכן המסונכרן באופן אוטומטי לתוכנית העבודה .מיפינו את בעלי העניין לאורך התהליך, את מנהלי הפרויקטים המזדמנים וצרכי המידע שלהם, ונתנו מענה כולל בעזרת הכלים שמציעה היום חבילת ה– 365. כלים אלו מאפשרים לבנות אפליקציות מתקדמות הזמינות גם במכשירים הניידים.
מימוש תהליך העבודה באופן אוטומטי הביא לעליה משמעותית באמינות ואיכות המידע, לחיסכון של זמן ומאמץ המושקע בתהליך, ויכולת למעקב שלפני כן דרשה ממנהל צוות השקעה מרובה. היום התהליך מנוהל במערכת אחת, המידע זמין ,קל להבנה ומסונכרן עם תהליכים משיקים, לרבות מערכת הפרוג‘קט. מאחר והמידע מנוהל ניתן לנתח נתונים, להציג מגמות ולקבל החלטות ביעילות.
ואם תסתכלו גם אתם מעבר לניהול הפרויקטים בארגון שלכם תמצאו שיש הרבה מאוד תהליכים משיקים שבעזרת מענה מתאים יוכלו להנות גם הם מהיתרונות של הטכנולוגיה, ובכך לקדם את אותם תהליכים, פרויקטים, ובעיקר את עבודת ה– “ביחד” הארגונית, צעד קדימה לקראת השגת המטרה המשותפת
