פרויקט חדש הוא בעיני מסע, וכל מסע מתחיל בצעד אחד קטן ולא מעט קשיים; צריך לגייס את תשומת הלב הארגונית, לקרב את הצוות, ליצר מוטיבציה, להגדיר מטרות ועוד לא מעט פעולות פורמאליות כמו תוכנית פרויקט, פגישות, והסכמים. בתוך כל השיחות וההתחלות הללו יש הרבה תקשורת ושיח, ולא מעט דיונים על "הפרוייקט". אחד הדברים שמומלץ לעשות בשלב הזה הוא לתת לפרויקט שם. במקום לדבר על "הפרוייקט" נדבר על משהו יותר אישי, נוכח וקרוב. כלי מצוין כדי לממש בדיוק את הצורך החשוב של גיוס הסביבה למאמץ החדש, ובהמשך תמיכה לאורך המסע כולו.
למרות שזה יכול להיות מפתה ונוח להתחיל עם משהו אינפורמטיבי ומוכר שמשתמש בתבנית קודמת, מומלץ לחשוב עוד רגע ולחפש כיוון שיהיה אחר; כמה פעמים למשל שמעתם "פרויקט ERP" או "פרויקט טרנספורמציה דיגיטלית"? זה עובר לידנו, נשמע מוכר ממקומות אחרים ולא לגמרי ברור למה זה רלוונטי לי (ואם נודה בכנות, משעמם). לעומת זאת, אם נבחר לתת שם משמעותי, נוכל לייצר לפרויקט שלנו העדפה ולו קלה, עוד לפני שעשינו משהו אחר. לשם כזה יהיו יתרונות שישרתו את מנהל הפרויקט והצוות לאורך חיי הפרויקט ואף לאחריו.
אין דבר כזה 'פרויקט ERP'
לשמות פרויקטים יש השפעה עוצמתית על הצלחת הפרויקט. השם מייצג את הפרויקט עוד לפני שבכלל אמרנו עליו משהו או דיברנו על "למה זה חשוב". השם מציג לעולם משהו לגבי המטרות שהפרויקט נועד להשיג, השליח שלפני המחנה. וככזה אנחנו בהחלט רוצים נציג מכובד. הרבה פעמים שם הפרויקט בארגון יהיה שם המערכת (התוצר), או הספק של המערכת, או שם האתר בו הפרויקט מתקיים. השמות שכדאי לשאוף אליהם הם שמות משמעותיים, המתמקדים בערך ובתוצאה הרצויה כדי לשתף ולהצביע על המטרה אליה אנחנו מתקדמים. מהלך כזה יגביר את הסיכוי לזכות בתשומת הלב הראויה שכן הוא יסביר מאליו, למה בכלל צריך אותו.
ניקח למשל חברה אשר בחרה ליישם מערכת ניהול פרוייקטים, נאמר שהמערכת שנבחרה היא פרוג'קט. פרויקט שנקרא "מערכת פרוג'קט" לא אומר לארגון כלום על המטרות והמניעים לייזום הפרוייקט. לעומת זאת, אם אנחנו יודעים שבחרו ליישם מערכת חדשה כדי לשפר את הנראות בתחום הפרויקטים בחברה ולאפשר לצוותים לתכנן בצורה טובה יותר, הרי שפרויקט שנקרא למשל "רואים רחוק" הוא רלוונטי יותר ומעניין יותר. כזה שיגרום לשומע לעצור לרגע ולהקשיב.
במחקר פנימי שעשתה חברת תוכנה אמריקאית שנוהגת לתת שמות משמעותיים לפרויקטים, ציינו העובדים כי שם הפרויקט עזר לבנות חיבור מיוחד וקשר עם הפרויקט (כ- 60%), וכי שמות פרויקטים פנימיים עזרו לקרב אותם כצוות (כ- 50%).[1]
אז איך בוחרים שם משמעותי לפרויקט?
שם פרויקט צריך להיות כזה שימשוך באופן לא הוגן ורגעי את תשומת הלב של קהל המטרה. כזה שיגרום לשומע לעצור שנייה, ולתהות. זה יכול להיות שיבוש מילים, זה יכול להיות משהו מעולם תוכן אחר שבולט בשיח כי הוא פשוט לא שייך, זה יכול להיות רפרנס למשהו ארגוני מוכר או רפרנס תרבותי רחב. זה דורש קצת מחשבה, יצירתיות ותעוזה. וזה יכול להיות תרגיל נחמד עם צוות מצומצם שמעורב בפרוייקט בשלבי ההתנעה שלו. בעיקר, זו השקעה כדאית להמשך הדרך.
כמה נקודות למחשבה:
- חפשו שם שיבטא את המשמעות או ההשפעה שיש לפרויקט על הארגון.
- משהו מרגש ומלהיב עבור הצוות. חיזוק לקראת המסע.
- שם שיחדיר תחושת שייכות. פעולה למען מטרה משותפת.
- הימנעו משמות דמיוניים או מפוארים כמו אוורסט, חד-קרן או קונדור. שמות סמליים הם כלליים מדי ונתונים ליותר מדי פרשנויות. מה גם שאם חוזרים על אותה תבנית, זה עלול להיות מעייף. חפשו משהו יותר אישי.
- שם טוב לפרויקט הוא הצהרה קצרה על הערך או הרציונל שלו, כזה שמזכיר לכל המעורבים את התוצאות הרצויות – ולמה כדאי לעשות זאת היטב.
- המנעו משם טכני. שם כזה מעביר מסר שהפרויקט הוא טכני ולא רלוונטי לכולם. (לא קשור אלי). זה עלול להוביל לחוסר תמיכה.
אוכל למשל לתת דוגמא לחברה אותה ליוויתי. חברה יצרנית גדולה שיש לה מספר אתרים בעולם. הפרויקט נועד לייצר התייעלות בתהליך ייצור באחד האתרים במטרה לשמר 3400 משרות שהיו בסכנת צמצום. הפרוייקט נקרא "פרויקט 3400".
מעבר לשם הפרויקט אפשר לחשוב על עוד שלושה דברים, כל אחד תורם למיתוג של הפרויקט ויעזור לנו לשים את הפרויקט "על המפה":
- ה- Tagline. משפט. כותרת משנה. הוא מכיל את הצעת הערך המרכזית עבור קהל היעד (What’s in it for me).
- תיאור הפרוייקט – עונה על השאלה איך זה יקרה ולמה אני יכול לסמוך על מבצע הפרויקט שיעמוד בהבטחה שלו.
- לוגו לפרויקט.
שם משמעותי לפרויקט לסיכום
שם הפרויקט משמש כמצפן. מראה כיוון. וכאשר השם נבחר היטב, הוא מעורר השראה ותורם בצורה משמעותית לגיבוש הצוות. הוא מייצר משמעות ועוזר להזכיר לצוות הפרויקט בכל רגע של משבר או התלבטות, למה בעצם יצאנו למסע הזה. שם הפרויקט יכול לשמש כמעין מטרה ברורה שאליה מתכוונים, ולאפס אותנו ברגע המתאים. מגדלור המכוון אותנו ברגעי הסערה. מגדלור הן למי שנמצא בתוך הפרויקט והן עבור בעלי העניין השונים.
בהיבט הארגוני שם הפרויקט מזמן מסר. הוא מגלם בתוכו סט שלם של הבטחות וציפיות, ועצם השימוש בו מחבר את השומע בדיוק לנקודה בה נרצה למצוא אותו. קל יותר לנהל את השיח מבלי שנצטרך להזכיר ולתת הקדמות מיותרות. לא ישאלו אותנו, "רגע, אז על איזה פרויקט מדובר?" ומאחר שתשומת לב היא משאב יקר ערך, חשוב לנו להשתמש בו ביעילות רבה. למעשה שם משמעותי לפרויקט הוא כלי לתקשורת יעילה.
אז בפרויקט הבא שלכם נסו להוסיף קצת ריגוש וחוויה לפרויקטים הפנימיים ותנו הזדמנות לשם פרויקט יצירתי. נשמח לשמוע על התוצאות.
[1] https://signeasy.com/blog/company/internal-project-names/
