מהי נקודת ההתחלה בפרויקט וכיצד מתחילים להניע אותו?
שלב הייזום ומנהל הפרויקט – כל פרויקט תחילתו ברעיון. כשהרעיון מזוהה כבעל ערך פוטנציאלי לארגון, ומאושר לביצוע הוא למעשה הופך לפרויקט. בנקודת ההתחלה, כשעדיין מדברים על רעיון או פוטנציאל לפרויקט, אין לנו מנהל פרויקט, אלא יוזם, אותו גורם שהעלה את הרעיון.
בהמשך ימונה באופן רשמי, עם אישור הפרויקט מנהל הפרויקט. זהו צעד חשוב שקורה בשלב הייזום; שלב קצר, מעין שלב טרום-פרויקט. לעיתים שלב זה מטושטש ויהיה קשה לזהותו בארגון, אך זהו בהחלט שלב משמעותי שכדאי להקדיש לו תשומת לב.
במאמר זה נתמקד בנקודת התחלה זו: באותו רגע משמעותי בשלב הייזום שבו הרעיון מבשיל לכדי פרויקט בצורה פורמאלית, ומנהל הפרוייקט מקבל לידיו את הסמכות לנהלו. נקודת האפס מבחינתנו של מנהל הפרויקט.
היה זה אפלטון, הפילוסוף היווני שחי במאה הרביעית לפני הספירה, שאמר: "ההתחלה, היא החלק החשוב ביותר בעבודה." אז איך מתחילים?
אותו רגע בו מנהל הפרויקט מקבל לידיו את הסמכות, היא נקודת פתיחה לדרך ארוכה של ניהול הפרויקט לאורך מחזור חיי הפרויקט כולו. אפשר לחשוב עליה כעל רגע של שקט לפני שסערת הפרויקט מתחילה; נקודה של התארגנות ומחשבה, לפני תחילת המסע. לא משנה איך נתאר אותה ובאילו דימויים נשתמש, הצעדים הראשונים הם חשובים מאוד ובהחלט יכולים לסייע להצלחת המיזם כולו; הערכות, הגדרת תכולות, הקצאת משימות, גיבוש הצוות, הכרת הלקוח וההנהלה – שפע פעולות משמעותיות שיעצבו את המשך הדרך.
ההתחלה
כמו בכל התחלה, הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להכיר; להכיר את המיזם החדש על שלל היבטיו. עד עכשיו נאסף לא מעט מידע בארגון אודות הפרויקט, למשל: חוזה, הצעות מחיר, סקרים, הצהרת עבודה (SOW), מסמך ייזום. חשוב לקרוא ולהכיר את החומרים הללו, ובעיקר לזהות מתוכם את הנקודות הבאות: מטרות הפרויקט, מסגרות זמן ותקציב: אילוצים והתחייבויות, ציפיות בעלי עניין, תוצרי הפרוייקט, וקריטריונים להצלחה (לדוגמא: אספקת תוצרים בזמן, שמירה על מסגרת תקציב, רמת איכות גבוהה וכדומה).
נציין כי הצהרת עבודה (SOW) ומסמך ייזום (כשיתכן ששניהם קיימים ולעיתים רק אחד), מוגדרים על ידי ה PMI כתוצרים של שלב הייזום, והם מערבים הן את היוזם והן את ספונסר הפרויקט. במידה ותהליכים אלה חסרים בארגון שלכם, כדאי בהחלט להכיר אותם ולבחון שימוש בהם.
אנחנו ממליצים למנהל הפרויקט ללמוד ולהכיר את הפרויקט דרך שלוש נקודות מבט: אנשים, תהליכים והפרויקט עצמו. זה יבטיח הבניה מדויקת וממוקדת של המכלול כולו.
אנשים
ישנם שותפים רבים לדרך הפרויקט וחשוב להכיר את כולם, את תפקידיהם, תחומי האחריות, הציפיות והצרכים. נסקור את השחקנים המרכזיים:
- צוות הפרוייקט: יש להגדיר מיהם חברי הצוות או להכיר אותם, במידה ואלה כבר שובצו לפרויקט. צוות הפרויקט צריך להיות זמין, ולהתאים מבחינת סט היכולות והמיומנויות לתוצרי הפרוייקט הצפויים. כדאי לייצר מעורבות מוקדמת של צוות הפרוייקט. תיאום פנימי, יסייע בשלבים הבאים כאשר הדיון בפרוייקט ייחשף לגורמים נוספים.
- בעלי עניין: בין אם מדובר בגורמים חיצוניים או פנימיים, חשוב למפות את בעלי העניין ולחשוב על ניהול התקשורת מולם ותהליך תיאום הציפיות. ניתן להיעזר במטריצת סמכות אחריות לצורך המיפוי וכלים נוספים אותם פירטנו במאמר קודם, כאן.
- מנהל הפרויקט: זמן טוב לחשוב על הציפיות שלכם מהתהליך כולו, על הדברים שחשובים לכם ומהם הקריטריונים שלכם להצלחה של הפרוייקט. כדאי לחשוב על דמות מנהל הפרויקט שתירצו להביא לידי ביטוי והמיקוד שינחה אתכם.
הפרויקט עצמו
מהו העתיד הרצוי שהפרויקט מבטיח לספק? מהו התוצר שיתקבל בסוף הפרויקט? כאן חשוב להכיר היטב היבטים שונים ביחס לפרויקט עצמו:
- דרישות וציפיות שהיו בבסיס הרעיון לפרויקט, הצרכים העסקיים שהובילו לאישור הפרויקט. הקשרים אלה הם מהותיים וחשוב להכיר אותם לעומק.
- תוצרי הפרויקט, הפנימיים והחיצוניים – כל אותם דברים שהפרויקט יידרש לייצר ולספק. זהו מיפוי קריטי שמנהל הפרוייקט חייב להכיר. מומלץ לתאם פגישות עם הצוות ועם בעלי העניין השונים על מנת להבטיח מיפוי מלא. מיפוי כזה מבטיח שתדע לענות על השאלות הבאות:
- מי אחראי לספק את התוצר
- מי מקבל את התוצר
- מה יחשב כתוצר מוגמר (קריטריונים לגבי איכות התוצר)
- למתי הוא נדרש
- תלויות נוספות
- מדדי הצלחה לפרויקט. מתי הפרוייקט יחשב מוצלח? את אלה יש להגדיר בצורה מדידה וברורה.
- סיכונים והזדמנויות שמוכרים לצוות, הן מניסיון העבר או מתוך הכרת (או אי הכרת) התחום בו עוסק הפרויקט. מיפוי של אלה יעזור לזהות תחומים שבהם אולי נדרשת יתר תשומת לב.
תהליכים
תהליכי ניהול הפרוייקט יגדירו לאורך חיי הפרוייקט את התנהלות של כלל המעורבים וייסעו לתיאום ציפיות מהיר. יתכן ובארגון שלכם קיימת מתודולוגיה סדורה ל ניהול פרויקטים, וכמובן שחשוב להכיר אותה ולהבין כיצד היא תבוא לידי ביטוי בפרויקט שלכם. יחד עם זאת, נקודת ההתחלה היא הזדמנות מצוינת לבחינה וחשיבה. יתכן והשיטה המוכרת עובדת נפלא וכל שנותר הוא ליישם אותה בהצלחה שוב. ייתכן ויש דרישות שהציב הלקוח ויש למצוא את הדרך היעילה ביותר לשלב אותן בתהליכי העבודה. ובסך הכל, לאחר שהכרתם את נתוני הפרויקט, חישבו (ובהחלט כדאי לשתף את צוות הפרוייקט בתהליך החשיבה), כיצד נכון לדעתכם לנהל את הפרוייקט; הקצאת המשאבים לצוות, מחזורי דיווח, חלוקת תכולות הפרויקט על פני ציר הזמן, מהם הכלים התומכים שתשתמשו בהם, תדירויות עדכון וניהול סיכונים. ארגון ה PMI מגדיר חמישה שלבים לחיי הפרוייקט וכ- 50 תהליכים (PMBOK®), תוכלו להיעזר במסגרת עבודה זו כרפרנס לבחינת הפרוייקט שלכם.
למקומות היכון
לפני המעבר לשלב הבא, שהוא שלב התכנון בפרויקט, נאמר שוב כי שלב הייזום טומן בחובו לא מעט אתגרים. גם אם נדמה שזהו שלב יחסית רגוע (השקט שלפני הסערה, כבר אמרנו?) כדאי להקפיד שלא ימשך זמן רב מדי, מה שעלול לייצר ספקות ולהשפיע לרעה על הפרויקט כולו.
אחד מתוצרי שלב הייזום הוא פגישת ההתנעה. זוהי למעשה הצהרה רישמית מול הארגון שהפרויקט יוצא לדרך, והזדמנות חשובה לתאם בין כלל הגומרים לגבי הנחות הבסיס של הפרויקט, האילוצים והתוכניות (עדיין ברמת המאקרו). לפגישות ההתנעה מבנה קבוע בדרך כלל, הכולל בין השאר: הצגת בעלי העניין ותפקידיהם, הצגת מטרות הפרויקט והקריטריונים להצלחתו ומסגרת לוחות הזמנים. זהו בסיס חשוב ליצירת הבנה משותפת ומחויבות, ומקום לזהות פערים או חוסרים שטרם עלו. מומלץ להגיע לפגישה זו כאשר צוות הפרוייקט מתואם ומכיר את התכנים, ואחרי שהתקיימה פגישת היכרות עם הלקוח עצמו ובעלי העניין החשובים.
שלב הייזום ומנהל הפרויקט – לסיכום
אנחנו מאמינים שהתחלה טובה היא סימן לפרויקט מוצלח, וממליצים לכל מנהל פרויקט להקדיש תשומת לב ומחשבה באותו רגע התחלה, בו מתקבל המינוי לפרויקט, ושנייה לפני שמקיימים פגישת התנעה ומכריזים בצורה רישמית על היציאה לדרך. חשוב להתמקד, לבחון את הפרטים, ועם זאת לא לתת לרגע הזה להימשך זמן רב מדי.
בהצלחה!
