נתחיל ממה שאולי נראה מובן מאליו, אבל מהו צוות?
אפשר למצוא לא מעט הגדרות לצוות, אחת הממצות יותר בעיני היא זו של גלן פרקר (תיאורטיקן אמריקאי):
צוות הינו קבוצה של אנשים בעלת מידה גבוהה של תלות הדדית, המכוונת להשגת מטרה או להשלמת משימה. חברי הצוות מסכימים על מטרה ועל כך שהדרך היחידה להשגתה הינה לעבוד יחד (1990). במילים אחרות, חישבו על מסע אלונקות, אלה הנושאים את האלונקה הם צוות, רק עבודה משותפת של כולם תוביל אותם אל המטרה. חבורה של ארבעה אנשים ההולכים יחד על השביל אינה צוות, זו קבוצה שעוברת יחד דרך, אך כל אחד יכול להשיג את המטרה ללא תלות באחרים.
צוות פרויקט הם אנשים עם כישורים שונים אשר יחד יכולים להגיע למטרה משותפת על ידי ביצוע משימות הפרוייקט. צוות הפרוייקט כולל שותפים, נותני חסות, לקוחות ואנשים בודדים אשר יחד, כשכל אחד תורם את חלקו, בונים את הפרויקט כולו. חברי צוות הפרויקט יכולים להגיע ממחלקות או תחומי ידע שונים, תלוי בהיקף הפרויקט ובמבנה הארגוני.
בניית הצוות הנכון הוא צעד חשוב ביציאה לדרך של הפרוייקט, וכדאי לבחון מספר היבטים כגון מיומנות, מאפיינים וזמינות המשאבים. מומלץ להשקיע זמן בחשיבה על צוות הפרויקט הנכון, כחלק מתהליך הייזום של הפרויקט. חשיבה ותכנון אלו ישפיעו לטובה על סיכויי ההצלחה של הפרויקט.
כמה נקודות משמעויות למחשבה, שישפיעו על הבחירה:
- מטרות העיקריות של הפרויקט.
- תאריכי היעד עבור כל משימה.
- אופי העבודה: עבודה עצמאית או שיש מנהל לכל קבוצה בצוות.
- מגבלות זמינות או תקציב.
- כישורים נדרשים, בין אם מקצועיים או אישיים.
כבר בתחילת הפרויקט, לאחר שזוהה צוות הפרויקט חשוב להקפיד על כמה עקרונות כבסיס לעבודת הצוות:
- על מנת לייצר אווירת צוות טובה ולבסס עבודה יעילה בין חברי הצוות חשוב להגדיר תפקידים ותחומי אחריות, באופן שלא תיווצרנה כפילויות ובלבול; להגדיר באופן ברור מי אחראי על מה, ולתת לכל פעולה או תוצר, אחראי.
- לפני תחילת הפרויקט, חשוב להגדיר ציפיות ולשתף בצורה ברורה עם הצוות. תהליך משמעותי שעוזר לפזר אי ודאות ולצמצם אי-הבנות. ציינו בפירוש גם את מה שנראה לכם אולי מובן מאליו.
- תנו זמן לשאלות, עודדו את צוות פרויקט מוביל להציף כל דבר שלא ברור והקדישו לכך זמן. זהו בסיס חשוב ליצירת אמון, והרגל חשוב שיסייע רבות בהמשך הפרוייקט.
- שימוש בפתרון ניהול פרוייקטים בסביבת ענן, יאפשר להגדיר, לחלק משימות באופן ברור ושקוף לכולם וגם לבסס תהליך של בחינת זמינות המשאבים וקבלת החלטות מבוססת נתונים.
צוותים עוברים תהליך התפתחות, ואת זה הציגו כמה וכמה תיאוריות ניהול קלאסיות כמו המודל של טוקמאן. הרעיון הוא שהצוות נדרש לעבור בין השלבים השונים על מנת לבסס בסופו של דבר עבודת צוות יעילה. צוות יעיל הוא צוות פרויקט מוביל שבו אנשים יכולים להישען אחד על השני ולהיות בטוחים שחברי הצוות שלהם ישלימו את העבודה באופן הנדרש ובמסגרת לוח הזמנים המוסכמים. זה קורה רק כאשר חברי הצוות מחויבים.
מהו תפקידו של מנהל הפרויקט?
למנהל הפרויקט תפקיד חשוב בתהליך הזה. הוא אינו קורה מעצמו ודורש ממנהל הפרויקט יוזמה על מנת לפתח תרבות זו באופן מודע. שינוי מתרחש לאורך זמן, אך התמדה ונקיטת צעדים פרואקטיביים למן תחילת הפרויקט יובילו את הצוות בכיוון הנכון, כמה נקודות למחשבה:
- Keep it simple – להגדיר בצורה ברורה מהו התפקיד של כל חבר צוות, ולתאם ציפיות.
- בהירות – מי אחראי על כל משימה, ואחראי יש רק אחד. יכולים לתמוך בו עוד אחרים, אך האחראי הוא מי שבסופו של דבר צריך לדאוג לביצוע (RACI).
- חלונות זמן – מיקוד במשימות המתוכננות לטווח הקצר, 4 – 6 שבועות. כל חבר צוות צריך להכיר אותם ולדעת לעבוד לפי סדרי העדיפויות הנכונים.
- תהליכים – תהליכי עדכון, דיווח התקדמות והרמת דגלים במקרה של בעיה צריכים להיות מוגדרים ומוכרים לכל חבר צוות. ישיבת הצוות היומית/שבועית/דו-שבועית צריכה להתקיים תדיר ולהוות נקודת ציון חשובה לתהליכים אלה. זהו הקצב של הפרויקט.
- התמונה הגדולה – חשוב שכל חברי הצוות יכירו את מטרות הפרויקט ויהיו מחוברים למשמעות הפרויקט וליתרונות שהוא יביא לארגון ולהם.
- תרבות של תמיכה ועידוד – לאורך הדרך יש מהמורות ורגעי משבר. כאשר חברי צוות נרתמים לסייע – קולבורציה, ומבינים את משמעות התלות ההדדית, הדינאמיקה הצוותית תסייע להתגבר גם על המשברים.
צוות פרויקט מוביל – סיכום
הביצועים של חברי הצוות יגדירו בסופו של דבר את הצלחת הפרויקט, ולכן פיתוח תחושת שייכות (לפרויקט) ואמונה משותפת במטרה היא חיונית. לא אחת הפרויקטים השונים בארגון דומים ואין יתרונות משמעותיים לאחד לעומת יוזמות אחרות, כך שאחווה בין חברי הצוות ותחושת משמעות, יכולה לעשות את כל ההבדל.
