שימוש בכלים המתקדמים של Microsoft 365 Power Platform
בהמשך למאמרנו הקודם בו סקרנו חידושים בסביבת שירות הפרוג'קט החדש, נתמקד הפעם במעגל הרחב יותר – הסביבה הארגונית הפרויקטאלית; כיצד לבנות סביבה ניהולית מתקדמת ויעילה, ללא תחושת סרבול ומורכבות? תחושה אשר במקרים רבים מייצרת אצל המשתמשים חוסר נוחות המקבלת ביטוי במשפט המוכר: "אני עובד בשביל המערכת."
נתחיל בהתחלה. מדובר במערכת ניהולית הנותנת מענה לכלל תהליכי ניהול הפרויקט מקצה לקצה. כלומר, למן שלב איסוף הדרישות וניהול התוכנית השנתית, ניהול פורטפוליו הפרויקטים כולו, וכן ברמת הפרויקט הבודד, כולל ליווי לאורך כל מחזור חייו. בכל ארגון יהיו דגשים שונים, כולל אפשרות להכיל תהליכים נוספים המתממשקים לניהול פרויקט, או מאידך, העדפה לשמור על תיחום מצומצם וממוקד. קשת האפשרויות רחבה למדי, וכמובן שהצעד הראשון הוא הבנת הדרישות ותיאום מול בעלי העניין. אולם הגמישות והיכולת לבצע התאמה בין יכולות הפתרון וצרכי הארגון היא נקודה משמעותית בתהליך זה.
בנוסף לגמישות, על מנת שמערכת ארגונית בכלל, ומערכת ניהול פרויקטים בפרט, תשרת היטב את המשתמשים היא נדרשת לענות על מאפיינים בסיסיים וכלליים כמו:
- קלה לשימוש ונוחה לתפעול עבור המשתמשים השונים.
- מותאמת פונקציונאלית לתהליכי העבודה שהוגדרו.
- וכמובן, אמינה. כזו שתשקף נתונים המייצרים אמון בין בעלי העניין ותתמוך בקבלת החלטות יעילה.
סביבה ניהולית שעובדת בשבילך
בחברת מתן אנחנו מלווים ארגונים מגוונים בבניה והתאמה של תהלכי ניהול הפרויקטים הארגונים מתוך ראיה רחבה ועל בסיס ניסיון ופרקטיקות מובילות בתחום. כל אלה מתרגמים בסופו של דבר לפתרון שעובד עבור הלקוח. תחילת הדרך, עוד בטרם בחנו "מערכת", היא בתהליכי העבודה ובהיבט הארגוני. וזוהי נקודה משמעותית בתהליך על מנת להבטיח כי התוצר אכן עונה על כלל הקריטריונים שציינו.
ארגונים נוטים לחשוב על תהליכי הניהול מנקודת מבט המבקשת להבטיח שהשימוש במשאבי הארגון יהיה יעיל. מתוך ראיה כזו, נוצרת בהרבה מקרים שאיפה לבניית סטנדרטיזציה, כלומר תהליך טיפוסי מתוכנן בו הפרויקטים השונים יטופלו באותו אופן. ניתן להבחין כמובן בשינויים וגוונים המאפשרים למשל לטפל בפרויקטים פשוטים מהר יותר, אך למעשה נשמר המבנה הכולל וזרימת התהליך היא אחידה.
גישה כזו נוחה למימוש מבחינת יישום ומערכת, אולם היא יכולה להוביל לעודף בירוקרטיה ולמעשה להפוך את התהליך כולו ליעיל פחות. היא אינה מאפשרת זיהוי של שינויים מהותיים ועלולה לייצר סרבול. למשל, פרויקט טכנולוגי ברמת אי ודאות גבוהה, שבו פרופיל הסיכון משתנה, וקצב השינויים הנדרשים הוא מהיר בהרבה, יידרש לתהליך אחר ולא ל"דילוג" על שלבים.
כאמור, צעד ראשון בבואנו לבחון פתרון ארגוני לניהול הפרויקטים הוא להתבונן על התהליך ולבחון את מידת התאמתו, ולהבין כיצד אנו יכולים לעזור לארגון להגיב לצרכים השונים בצורה ההולמת ביותר. כלומר, השאיפה היא לעצב תהליכים פשוטים יותר שישרתו את המשתמשים ואז לממש אותם, ולא לחפש מימוש פשוט למה שבמציאות הוא תהליך מסורבל.
אתגר הגמישות
הגיוני ופשוט, אבל…. כשהמשמעות של מימוש כזה היא תהליכי פיתוח ייעודיים ארוכים, ועתירי משאבים, הנטייה הארגונית היא פתרון סטנדרטי על פי רוב, תוך ביצוע התאמות סביבו, ולא כניסה ל- "הרפתקה".
כאן בדיוק מגיע ההיבט הטכנולוגי לשירות הארגון. אם נאמץ גישה של פלטפורמה במקום גישה של מערכת, נוכל להתבונן על הדברים בצורה שונה. למה הכוונה? במקום לחשוב על פרון ארגוני במונחים של "מערכת", כלומר מחשבה על סט של מודולים ופונקציונליות שהוגדרו מראש, ומאפשרים התאמה מוגדרת לצורך השימוש הארגוני בהם, נחשוב על "פלטפורה", כלומר, סט של יכולות מתקדמות שנוכל להשתמש בהן באופן שיתאים לנו. אין כאן פיתוח מלא אלא שימוש ביכולות קיימות, שמצד אחד הן מספיק גמישות ומאידך כבר הגדירו מסגרת עבודה. דרך אמצע אם תרצו. יכולות אלה כוללות למשל בסביבת ה Power Platform מייקרוסופט, אוטומציות של תהליכי עבודה (Flows), דו"חות, טפסים לאיסוף מידע, אנליזות ויכולות AI.
כן, יש כאן עדיין צורך בבנייה ופיתוח (Low Code), אך משכי הזמן והמשאבים הנדרשים לשם כך משמעותית נמוכים, ניתן לבצע עבודה בסבבים תוך קבלת תוצרים מהירה, והיכולת להשתמש בקיים, כמו חיבור למערכות ומידע קיים, גבוהה.
אתן דוגמא:
יחידת פרוייקטים בארגון טכנולוגי-יצרני בינלאומי, העוסקת בתחומי התשתית והבינוי. היחידה מריצה עשרות פרוייקטים בשנה, חלקם פרוייקטים גדולים ומורכבים וחלקם פרויקטיי שינוי ותחזוקה. הפרויקטים דורשים התייחסות שונה תוך מימוש תהליכים שקיימים ביניהם הבדלים מהותיים. למשל, חלק מהפרויקטים קשורים למערכות קריטיות במפעלים וכפופים לא אחת לדרישות רגולטוריות. לעומתם פרוייקטים הקשורים במערכות חדשניות. כאן, ניתקל בצרכים המשתנים לעתים קרובות על בסיס אד-הוק. סיווג נכון, התאמת פעילויות וזרימות עבודה שונות לכל קטגוריה, תוך התאמת הצרכים של המשתמשים בכל אחד מהמקרים, יצר יעילות וארגון בניהול הפרויקטים. מימוש התהליכים נעשה בפלטפורמה מתאימה, במקרה הזה Microsoft Power Apps.
סביבה ניהולית שעובדת – לסיכום
תחושת התסכול המלווה לא אחת משתמשים במערכות ניהול פרוייקטים המערבות תהליכי תכנון ובקרה מורכבים, ומקבל ביטוי במשפט "אני עובד בשביל המערכת" היא תופעה מוכרת המייצרת חוסר אמון. אנחנו מציעים ראשית לגשת לנושא מתוך בחינת התהליך והבנת הצרכים השונים, "One size does not fit all", ולהשתמש בטכנולוגיה הזמינה היום בגישה של פלטפורמה גמישה להבדיל ממערכת, המאפשרת לארגון התאמה וגמישות, המובילים בסופו של תהליך למערכת שתומכת בצורה מיטבית במשתמשים ולתחושה ש- "המערכת עובדת בשבילי".
חברת מתן לוקחת חלק בכנס השנתי ה- 26 של ארגון ה- PMI, אשר יתקיים השנה ביום 15 לחודש דצמבר. בכנס נדבר על הסביבה הניהולית והתאמה לארגון; תהליך העבודה, טיפים מנצחים, ודוגמאות מהשטח.
נשמח להיפגש.
