כבר הזכרנו כאן בעבר שעל מגרש המשחקים של עולם הפרויקטים ניתן לפגוש שלושה שחקנים: פרויקט, פרוגראמה ופורטפוליו. אלו הם מנגנונים שונים אשר עוזרים לארגון לנהל את מאמץ הפרויקטים הכולל, תוך התייחסות לתלות ההדדית בין הפרויקטים השונים.
הפעם נרצה להתבונן בצורה ממוקדת בפרויקטים המורכבים יותר, אשר לעיתים מוגדרים גם כפרוגראמה. מה קורה כאשר ארגון נדרש לנהל מספר מאמצים כאלה במקביל? נרצה אם כן להוסיף למגרש שחקן חדש – פרויקטים משולבים.
פרויקטים משולבים – צורך ניהולי ייחודי
ניתן למצוא היום לא מעט מקרים בהם ארגון מנהל מספר פרויקטים אסטרטגיים מורכבים ומשמעותיים. כך למשל בתחום התשתיות כאשר פרויקטים כמו הרכבת הקלה, או פרוייקטי בינוי לאומיים גדולים מתרחשים במקביל. די להסתובב היום בערים הגדולות במרכז הארץ כדי להתרשם מהיקף הפרויקטים האלה המתרחשים בו זמנית.
מאמצים כאלה מייצרים צורך ניהולי ייחודי מעבר לניהול של כל מיזם כזה כשלעצמו; נדרש לייצר תיאום בין כלל המאמצים, מעין מנהלת על שתתבונן על המערך כולו ותסייע לכל הגורמים לשמור על סנכרון. במקרים רבים מנהלת כזו מקבלת את השם – פרויקטים משולבים.
מדובר אם כן לרוב בפרוייקטי פיתוח מואצים הדורשים תכנון קפדני, תיאום ושילוב בין גורמים רבים, כמו פרויקטים עירוניים ותשתיתיים, בעלי חשיבות מקומית או לאומית גבוהה. מטרת המנהלת היא לקדם את אותם פרויקטים למן שלב התכנון, תהליכי הרישוי, ועד לביצוע. אלו הם פרויקטים המציבים אתגרים רבים בפני העוסקים בהם, והדורשים תכלול בין גורמים מגוונים כמו למשל היבטי תכנון ואדריכלות, תנועה, פיתוח, פרוגרמה, עיצוב, רישוי, טכנולוגיה, קשרי קהילה ועוד.
תיאום הנכון בין הרכיבים השונים של כל פרויקט
ניהול פרויקטים משולבים הוא מנגנון חיוני אשר מבטיח את התיאום הנכון בין הרכיבים השונים של כל פרויקט, ושל כלל הפרויקטים יחד. הוא כולל התמודדות עם קונפליקטים בין מטרות מתחרות, בחינת חלופות על מנת לענות על צרכים וציפיות של המעורבים השונים והגדרת הנחיות מקיפות. במהותו, זהו מנגנון שמטרתו להפוך את המאמץ האינטגרטיבי למשהו שגדול מסך חלקיו.
נרצה להדגיש כמה היבטים חיוניים בבואנו להקים מערך ניהול של פרויקטים משולבים:
יעדים ומטרות משותפות
על מנת לכוון את כל הפרויקטים לעבר מטרה אחת המאפשרת לכל הצוותים לפעול בתיאום ושיתוף פעולה, על כולם להבין ולהסכים מהי "המטרה הגדולה" ומהי תרומתו של כל אחד ואחד לאותה מטרה. זהו תהליך מורכב שכן לא אחת יתגלו חילוקי דעות ואף ניגוד אינטרסים בין הפרויקטים השונים. אולם דיוק המטרה המשותפת, תוך ניהול תקשורת פתוחה ומקרבת, תאפשר לכל פרויקט להבין כיצד השילוב ישיא ערך לכולם. כך למשל יתכן שפרויקט אחד יצטרך לוותר על שטח בפרויקט לטובת דרך גישה נוחה לכלל הפרויקטים. אולם, ויתור כזה יבטיח תשתית יציבה וגישה מיטבית, מה שימקסם ערך עבור כולם.
תכנון אסטרטגי
מערך כזה מחייב בנייה של תוכנית-על אסטרטגית המתייחסת לכלל המשאבים הנדרשים, לוחות הזמנים, התלויות בין המיזמים, והשלבים של כל אחד ואחד מהמאמצים. המארג של כלל המאמצים הוא מורכב כל כך שהתקדמות עצמאית של כל פרויקט בלי להתחשב בפרויקטים האחרים יגרום במהרה לקונפליקטים מהותיים. רק תיאום במבט על יאפשר לכל מיזם לצעוד בבטחה.
תקשורת
על מנת לקיים תהליכי תיאום יעילים אחת המשימות המהותיות של פרויקטים משולבים היא הקמת מערך תקשורת אפקטיבי. זה כולל הגדרת פרקטיקות, שימוש בכלים דיגיטליים, הקמת מפגשים משותפים וכד'. הכל תוך שקיפות מלאה מול כלל הגורמים.
שיפור מתמיד
מנהלת כזו נמצאת כל הזמן בתהליך של התבוננות ושיפור. היא נדרשת לשאול בכל עת מה עובד? מה לא עובד? ומה ניתן לשפר? מעצם היותה גורם מתכלל המתבונן במבט על, יש לה היכולת לייצר תובנות חשובות שיקדמו את כלל הפרויקטים אל עבר המטרה המשותפת.
ניהול מערך פרויקטים מורכבים לסיכום
מערך משולב כפי שתארנו, הוא קורח המציאות במצבים רבים בהם מניפת המאמצים נפרשת בצורה רחבה למגוון פרויקטים מורכבים בו זמנית. במקרה כזה, יש חשיבות עליונה לנהל את התלות בין הפרויקטים, לתכנן את לוחות הזמנים האינטגרטיביים בהתאם, לבקר את הקצאת המשאבים ולהבין את התרומה של כל פרויקט למטרה הכללית, והכל תוך שמירה על תקשורת פתוחה ומקרבת ושקיפות. חיכוכים הם חלק בלתי נפרד ממצב זה, ורק התייחסות לפרויקטים כפרויקטים משולבים הדורשים תשומת לב ממוקדת וניהול מתכלל, תבטיח את ההצלחה של כולם יחד, ושל כל אחד לחוד.
בהקמת מערך פרויקטים משולבים, חשוב להקפיד על תכנון מקדים, הבנה טובה של היעדים והמטרות, וניהול משאבים ממוקד. בנוסף, חשוב למקסם את האינטגרציה והקולבורציה בין הצוותים והפרויקטים, למנוע חוסר הבנה ותסכולים, ולהבטיח שכולם עובדים לעבר המטרה המשותפת.
לערוץ היוטיוב שלנו: Matanconsulting
