ניהול משימות במקום אחד

על מה נדבר?

כבר יצא לכם לשמוע את המשפט: “איך לנהל את כל המשימות במקום אחד”? בדיוק על זה. נציג לכם את התפיסה שלנו לניהול משימות בארגון הפרויקטאלי, וכיצד ניתן לייצר חוויה חיובית, קלה ובעלת ערך עבור המשתמשים השונים המנהלים משימות. למעשה, כולנו.

הרבה נאמר על ניהול משימות, או ניהול זמן. די אם נזכיר את דיוויד אלן, גורו היעילות האמריקאי שהתפרסם בעולם כולו עם צאת ספרו “Getting Things Done” ב- 2002, או מורטן הנסן, “נהדר בעבודה”, שראה אור ב 2018 – וזה ממש על קצה קצהו של המזלג.

גם בחינה של שפע האפליקציות המציעות לעזור לנו נהל משימות תגלה תמונה דומה: Monday, Trello, Smartsheets, Microsoft Lists, Asana, Microsoft Planner ועוד. כל זאת עוד לפני שסקרנו פתרונות ל”ניהול פרויקטים.”

נסכם במילותיו של יהודה עמיחי: “אדם בחייו אין לו זמן שיהיה לו זמן לכול. ואין לו עת שתהיה לו עת לכל חפץ.” ולכן חשוב לנו לנהל משימות ביעילות מרבית.

נחזור להתחלה

משימות הן יחידת בסיס, האטום אם תרצו, של הניהול. הן מרכיבות את היומיום שלנו, והן המנוע להתקדמות לקראת יעד רצוי; בעזרתן אנחנו יודעים לענות על שאלות הניהול הבסיסיות; מה צריך לעשות? מי עושה מה? ומה מצבנו עכשיו – האם התקדמנו בהתאם לציפיות?

אלא שמשימות מגיעות מכיוונים רבים: חלקן פרויקטאליות, חלקן עבודה שוטפת (פגישות, או תחזוקה למשל). חלקן “נופלות” עלינו כפעולות דחופות, וחלקן משימות של “מתישהו” או “אחר כך” (אם בכלל).

ואז מגיע הבלבול… מה אני צריך לעשות עכשיו? מה פספסתי? איפה אפשר לראות את הכל?

האתגר

האתגר מתפרש על פני מספר רבדים. אנו נוטים לחשוב קודם כל על פתרון טכנולוגי-טכני, יהיה זה אפילו פנקס ועפרון לרשום בו את כל הדברים. אבל השלב המקדים הוא תהליך או הרגל.

התבוננו סביבכם על תהליכי העבודה, נקודות המקור המחוללות משימות – כיצד הן מגיעות אליכם? כיצד אתם מתרגמים יעדים וצרכים לפעולות לביצוע? כמה זמן אתם מקדישים ביום או בשבוע לניהול המשימות?

ברמת הצוות והארגון חשוב להקדיש תשומת לב לשפה ולהגדרות, ולוודא שכולנו מתכוונים לאותו הדבר; יצא לי ללוות ארגון המפתח מוצר טכנולוגי מתקדם. מהר מאוד הבנו שלמשימות “פנים רבות”; חברי הצוות השתמשו במונחים שונים כמו משימות צ’קליסט, משימות פרויקט, משימות מתפרצות, שוטף, תתי משימות ועוד. אפילו נתקלנו ב- “משימות אבודות”.

את כל זה היה צריך לסנכרן כדי שכולנו נבין את אותו הדבר. לצורך כך זיהינו שתי קבוצות מרכזיות: משימות פרויקטאליות, שצריכות להיכנס לגאנט הפרויקט ולהופיע בתוכנית הפרויקט, וכל שאר המשימות שהוחלט לקרוא להן “משימות מיקרו”. אלו הכילו את השוטף, השגרתי והבלתי מתוכנן.

כשהבנו מה אנו רוצים לנהל ברמת הפרויקט (ומה לא), כלומר הגדרנו רזולוציה וחוקיות, יכולנו להגדיר תהליך ושפה משותפת. בנוסף הגדרנו בצורה ברורה מה לעשות עם כל קבוצה שכזו.

אז עכשיו תגידו, איפה מנהלים כל דבר?

נחזור אם כן לכלים. איפה מנהלים את כל זה? נקודה שעולה כמעט בכל ארגון, ושמעתי לאחרונה לא מעט היא הרצון “שהכול יהיה במקום אחד.” לאחד את המשימות כולן תחת קורת גג אחת, הוא אתגר לא פשוט, אבל פתיר.

ראשית, חשוב להבין שאנו מדברים כפי שתיארנו למעלה, על שתי דרישות שונות, או צרכים שונים. משימות הפרויקט הן חלק ממודל שלם של לוחות הזמנים לפרויקט, וזו כבר תורה בפני עצמה.

את המשימות האלה נרצה לנהל במקום שמתאים לבניית מודל שכזה, כך שנדע מהי משמעות דחיית משימה אחת על כלל הפרויקט, לחשב נתיב קריטי כשצריך ופרקטיקות שונות הקשורות בניהול פרויקט.

מאידך, אם “נעמיס” על הגאנט משימות מיקרו, נקבל מודל כבד, מפורט מדי, וכזה שמשתנה לעיתים קרובות. משימות המיקרו הן בעלות אופי שונה – הן על פי רוב בעלות משך קצר, אולי כאלה שחוזרות על עצמן במחזוריות קבועה לאורך השבוע, החודש או השנה.

ניהול משימות למעקב

לעיתים יש תלות בינן למשימות אחרות, אבל לא בהכרח, וחלקן כלל אינן קשורות לפרויקט כלשהו. את אלה אפשר לנהל לא כמודל לו”ז, אלה כרשימת משימות למעקב. התפשרות על ההבחנה הזו, וניסיון “לערבב” ולנהל משימות במקום שאינו המודל הנכון עבורן, מייצר עומס ובלבול.

עכשיו ישאלו שוב אלה ששאלו קודם: “אבל איך מחברים הכול יחד?” לשמחתנו יש טכנולוגיה ואוטומציה, המאפשרים לעבוד “גם וגם” ולייצר עבור המשתמש חוויה של “מקום אחד” בלי “לטייל” בין אפליקציות. אתן את סביבת מייקרוסופט 365 כדוגמה.

שירותי Power Automate ו- Power Apps, מאפשרים ליצר חוויה שתציג את “המשימות שלי” לכדי תמונה ברורה עבור המשתמש, וליצר למנהלים שקיפות ויכולת לנתח נתונים כדי להבין מה הצלחנו לקדם ומה דורש תשומת לב.

נזכיר, כל זה לא יעבוד ללא תהליך מובנה של הגדרת המשימות ותיעודן, זיהוי מידת התלות בין משימה לפרויקט ובין משימה אחת למשימה אחרת (ומתי בכלל חשוב לנהל תלות זו – התשובה: לא תמיד, ולא בכל מחיר). תתפלאו עד כמה תיעוד משימות, כביכול ברור ומובן מאליו, עדיין חסר בכל-כך הרבה מקומות.

לסיכום

כל ארגון שואף לקדם ביעילות את היעדים הניצבים בפניו, כאשר דאטה הוא בסיס לקבלת החלטות, ותגובה מהירה היא הכרח. לכן, מתחייב לנהל מעקב שיטתי ויעיל אחר המשימות השונות.

אנחנו חיים בעידן שבו הטכנולוגיה מציעה מגוון וגמישות שאפשר וכדאי למנף כדי לייצר עבור משתמשי הקצה חוויה נוחה, מהירה ואחידה של ניהול משימות, כזו המקבצת יחד את כלל העולמות, חוסכת זמן ודאגה, ואינה מתפשרת על עבודה נכונה – כלומר, כל משימה מנוהלת במקום שנכון לה. נתנו את מייקרוסופוט כדוגמה, ויש עוד.

בעבודה עם ארגונים, אנו שואפים לייצר את חווית ה Hub – מקום אחד – וכך לרתום את כולם להטמעה מוצלחת ומהירה הרבה יותר; אין כמעט צורך לשכנע אנשים לעבור לעבודה באופן הזה, הרווח עבורם הוא ברור ותחושת ההקלה מיידית.