ניהול פרויקטים ממוקד אנשים

גישת החשיבה העיצובית (Design Thinking) נכנסה לעולם המושגים שלנו בשנים האחרונות בתחומים רבים וביניהם ניהול פרויקטים. גישה זו שהגיעה מעולם העיצוב, הפכה משמעותית בתכנון מוצרים בכלל ומוצרי תוכנה בפרט, אולם, יישום הגישה הוא בעל ערך גם בכל הקשור לתהליכים, ובעולם התוכן שלנו – ניהול פרויקטים.  

במאמר נרצה לשתף אתכם בערך שניתן להפיק מיישום עקרונות השיטה, ולהציג היבטים רלוונטיים לעולם ניהול הפרויקטים. 

ניתן להבחין בנוכחות הברורה ובהשפעה המשמעותית של הגישה בדו”ח האחרון של ארגון ה PMI – The Pulse of the Profession 20201. זהו דו”ח שנתי המפורסם מזה שש שנים, ואשר מציג מגמות משמעותית בתחום ניהול הפרויקטים תוך התמקדות בחברות מצליחות וחדשניות שהוכיחו יכולות גבוהות בניהול הפרויקטים שלהן. הדו”ח של שנת 2020 מדרג לראשונה את גישת החשיבה העיצובית כאחת האסטרטגיות המובילות שמיישמות חברות אלה. 

מהי גישת החשיבה העיצובית? 

החשיבה העיצובית נולדה בשנות ה- 60 של המאה הקודמת והתפתחה כמתודולוגיה למענה לבעיות מורכבות והצגת פתרונות חדשניים. תחילה בעולם המוצרים והעיצוב, ועם הצלחתה עברה גם לעולמות העסקיים והתהליכיים. בבסיס השיטה מונח הרעיון של ראיית העיצוב כתהליך חשיבה המחפש להבין את המשתמשים, ועל בסיס תובנות אלה להציע פתרון יעיל וחדשני העונה לצרכיהם. זאת בשונה מפיתוח מוצר המתמקד ביצרן ובמוצר ומבוסס על ההנחה שישנם מי שימצאו בו ערך.  

התהליך מתחיל בחקירה אשר מטרתה להכיר את האדם שייהנה מהערך אותו ניצור: מי הוא? מה מניע אותו? מהם הבעיות והקשיים שהוא חווה כיום? מה יהיה בעל ערך עבורו?  

עבודה על פי גישה זו מזמינה אותנו לשים את עצמנו בנעליו של הלקוח ולהבין את עולמו לפני שאנחנו פועלים. ההנחה היא שרק הבנה מעמיקה של מי שעבורו מיועד תוצר התהליך, יכולה להוביל לפתרון בעל ערך אמיתי. 

חשיבה עיצובית וניהול פרויקטים 

עקרון מוביל בגישת החשיבה העיצובית הוא “עיצוב מכוון אדם“  (Human Centered Design – HCD). 
על פי עקרון זה, תהליך הפיתוח מתמקד באנשים עבורם מעוצבים הפתרונות: זה מתחיל בבדיקת הצרכים, השאיפות וההתנהגויות של האנשים עליהם אנו רוצים להשפיע, ועובר לבחינת הפתרון המוצע יחד עם אותם אנשים, תוך קבלת משוב והתייחסות, עד למענה מלא. כלומר, תהליך שמתמקד באנשים ומערב אותם לאורך החשיבה כולה. גם בניהול פרויקטים, מיקוד תשומת הלב באנשים – לקוחות הפרוייקט – הוא עקרון חשוב שבא לידי ביטוי בניהול בעלי עניין, ניהול תקשורת, וניהול דרישות. בגישה האג’ילית למשל, מוקדשים שניים מתוך ארבעת ערכי השיטה לאנשים: אנשים ויחסי גומלין על פני תהליכים ושיתוף פעולה עם הלקוחות על פני משא ומתן חוזי. 

בפרויקט יש לנו מספר לקוחות: ראשית, משתמשי התוצר – מוצר או שירות – שהפרויקט עתיד להביא לעולם, ושנית, נותן החסות לפרויקט (sponsor), אותו יזם שהחליט להניע ולממן את התהליך אשר בסופו יבוא לעולם התוצר החדש. אלה גם אלה, הם בעלי עניין שמנהל הפרוייקט נדרש לשים במרכז כדי להשיא את הצלחת הפרויקט, וכאן יכולה גישת החשיבה העיצובית להיות לנו לעזר. היא מלמדת אותנו להכיר את הצורך שעליו בא הפרויקט לענות בצורה מובנית ויסודית, ובכך מייצרת עבור מנהל וצוות הפרוייקט כלי יעיל לקבלת החלטות במהלך הפרויקט. 

למה הדבר דומה? חישבו למשל שהמטרה שלנו היא ללמוד להכין פשטידה על פי מתכון ישן שמכין זה שנים דוד אהוב. גישה אחת היא ליצור קשר, לבקש ממנו להכתיב לנו את המתכון ולצאת לדרך. גישה אחרת מציעה ראשית להתיישב לשיחה בסלון, להכיר את הרקע, את ההיסטוריה המשפחתית ולהבין איפה בכלל התחיל כל הסיפור, מתי הוא משתמש במתכון הזה, ואיך הוא נערך לקראת הכנתו. להיות סקרנים, לשאול שאלות ולרצות באמת להבין. אחר כך לעבור למטבח, להכיר את תהליך ההיערכות, ולצפות בהכנת הפשטידה.  

מה זה נותן לנו? קונטקסט רחב והיכרות מעמיקה. הבנה צרה לא מאפשרת לנו לייצר תובנות ולא תשרת את מנהל הפרויקט בעתיד כשהבלתי נמנע יקרה: יצוצו פערים, אי-התאמות ובעיות, ויעלה הצורך לקבל החלטה על דרך פעולה. לעומת ההבנה הצרה, הבנה רחבה היא כלי שיעמוד לרשות מנהל הפרויקט בכל עת: בסיס שיאפשר לחזור ולבחון את הצורך לכשתתעוררנה השאלות, בסיס שיאפשר להעלות רעיונות בעלי ערך, ולנהל עם הלקוחות דיון מעשי מכוון פתרונות. באופן כזה מעמיד את עצמו מנהל הפרויקט לרשות הלקוח בצורה יעילה שתאפשר לקדם את הפרויקט בביטחון רב יותר לקראת השגת היעדים והשאת הערך. 

גישה כזו ממצבת את מנהל הפרויקט כמי שדואג לכך שהפרויקט יצור שינוי מהותי ובעל ערך, שכן הוא מחבר את תהליך ניהול הפרויקט לכל אורכו לצרכי הלקוח ומטרות הפרויקט.  

גישת החשיבה העיצובית מאפשרת לנו לאמץ כלים מובנים ולייבא אותם אל תוך תהליך ניהול הפרויקט, כך שינחו ויכוונו אותנו בתהליך חשיבה כזה. כלים המאפשרים לנו להרחיב את נקודת המבט, ולהתאים את צורת החשיבה ((mindset. כך למשל בתכנון של ראיון עם בעל עניין, של תהליך חקירה והתבוננות, איסוף נתונים ויצירת תובנות שיסייעו לנו להעשיר את תהליך ניהול הפרויקטים ולבסס את תפקידנו כמנהלי פרוייקטים מובילים ומשפיעים – Future Makers.