תקציר הרצאה מכנס ICL CAPEX שהועברה בשיתוף חברת מתן במושב שהתמקד בתפקיד ה PMO
תודה לעדי בביוף – – Project Director Sdom | ICL על ההזדמנות לקחת חלק בכנס
תפקיד ה- PMO התבסס בשנים האחרונות בארגונים רבים והוא תפקיד מגוון ורחב. ארגון ה PMI מגדיר את ה- PMO באופן הבא: "מחלקה בארגון המגדירה ומקיימת סטנדרטים לניהול פרויקטים בתוך הארגון. המטרה העיקרית של PMO היא להשיג יתרונות (Benefits ) באמצעות שימוש במתודולוגיות לניהול פרויקטים, חיבור למדיניות הארגון ושימוש בכלים ושיטות ליישום."
למעשה, PMO מייצג קשת רחבה של תפקידים, כאשר כל ארגון מתאים ומעצב את התפקיד על פי צרכיו. נתייחס לקטגוריות המרכזיות:
- תמיכה במנהלי הפרויקטים : ליווי הפרויקטים עצמם תוך עבודה יד ביד עם מנהל הפרוייקט בהובלת תהליכי תכנון ובקרה.
- ייעוץ והנחיה: ה- PMO כמי שמכוון ומנחה את כלל המשתמשים בארגון בנושאים הקשורים בעולם הפרויקטים. כאן ה- PMO אינו גוף שאחראי לתוכניות הפרוייקט עצמן, אלא מוכר כגוף ידע מוביל וכמשאב זמין לפרויקטים בארגון.
- הדרכה: מיקוד בהעברת ידע והכשרת משתמשים בארגון בהיבט של כלים תומכים ופרקטיקות ניהול פרויקט.
- מתודולוגיה: אחריות להגדרה והטמעה של מתודולוגיה של ניהול פרויקטים או מתודולוגיות, על פי צרכי הארגון ואופי הפרויקטים.
מחקרים
ישנם מחקרים מהשנים האחרונות אשר מראים את ההשפעות והתרומה החיובית של פונקציית PMO בארגון על שביעות רצון הלקוחות של הפרויקטים, יעילות בביצוע הפרויקטים, עמידה ביעדי תקציב וזמן וצמצום אחוזי הכשל. המחקרים מראים שגם בארגונים בהם רמת הבשלות בניהול פרויקטים גבוהה (על פי מודל CMMI), תרומת ה PMO משמעותית ומורגשת.
חשיבות ה- PMO מתבטאת הן בתרומה לכלל הארגון והן בליווי מנהל הפרויקט. וכאשר ארגונים מגיעים לנקודה בה הם בוחנים כדאיות מימוש של פונקציה כזו, עליהם להתייחס לשתי הפנים הללו, שכן כל אחת מהן משיאה ערך.
התרומה של PMO לארגון:
- תהליך אחיד מובל על ידי אנשי מקצוע: יצירה של תהליך מקצועי, מבוסס על פרקטיקות מקובלות ומוכחות ללא צורך להמציא דברים מחדש. תהליך אחיד כזה הוא משמעותי ליכולת לחבר ולשלב את כלל הארגון הפרויקטים לכדי תמונה אחידה המאפשרת תהליכי קבלת החלטות יעילים.
- חיבור למטרות אסטרטגיות: בראיה ארגונית רחבה, חשוב להבטיח כי המיזמים הנבחרים ליישום הם אלה המתואמים עם מטרות העל הארגוניות בצורה הטובה ביותר, כך שמימושם המוצלח מבטיח מימוש עתיד רצוי עבור הארגון.
- למידה ארגונית ומעבר מידע בין תחומים ופרויקטים: תהליך למידה ושיפור מתמיד הוא בסיס לגמישות ויכולת תגובה מהירה. ה- PMO הוא חלק מאותה תשתית ארגונית המבטיחה לקיים את התהליך החשוב הזה.
- סנכרון בין גורמים שונים: אחת מנקודות הכשל שחוזרות על עצמן היא ממשקים. היכולת לתאם בין גורמים שונים לאורך חיי הפרוייקט היא חוליה חלשה בשרשרת. ה-PMO כגורם מכוון אינטגרציה, הוא קריטי בתחום זה ובכך הוא מחזק את התהליך כולו ומשיא לארגון ערך משמעותי.
התרומה של PMO למנהל הפרויקט:
- תמיכה בניהול הפרויקט: PMO מלווה את הפרויקט יד ביד עם מנהל הפרויקט תוך לקיחת אחריות על תהלכי התכנון והבקרה, כולל תשתית דיווח והתראות, ובכך מייצר עבור מנהל הפרויקט בסיס חשוב לניהול יעיל ורציף, המאפשרים לו למקד את תשומת הלב בניהול עצמו.
- מיקוד ושמירה על קצב הפרויקט: PMO מייצר קצב קבוע לפרויקט תוך מימוש תהליכי בקרה אחידים ובכך מאפשר סנכרון יעיל ותיאום ציפיות המקלים מאוד על מנהל הפרויקט בהובלת המיזם. זהו מצב המקדם שקיפות ומיקוד, מה שתורם לצמצום החיכוכים ומיקוד האנרגיה בפרויקט עצמו.
- כלי תכנון ויכולת חיזוי: כלי התכנון והתשתית שבונה PMO הם תרומה משמעותי ליכולת החיזוי לאורך הפרויקט כולו, המאפשרים למנהל הפרויקט תגובה יעילה וקבלת החלטות מושכלות.
- שימוש יעיל במערכות המידע: תשתיות המידע הן כלי משמעותי והשימוש בהן דורש התאמות ותחזוקה על מנת להבטיח את מימוש הערך הטמון בהן. ה- PMO הוא הפונקציה הארגונית המתאימה ביותר להובלה של תהליכים אלה ובכך מובטח שימוש יעיל בהן לאורך חיי הפרויקט כולו.
בסיכום ההרצאה הוצגו נקודות לתשומת הלב של יחידות ה-PMO בעולם העבודה של היום, אשר מניסיוננו הן אתגרים חשובים שעולים בארגונים רבים לדיון:
- גמישות (זמישות): אימוץ גישה אג'ילית כדרך לפשט את תהליכי ניהול הפרויקט ולהבטיח תגובה מהירה.
- מדיניות הוליסטית: סנכרון ותיאום סביב מדיניות אחידה –בפרויקט, בפרוגרמה ובפורטפוליו הפרויקטים.
- חדשנות: קידום תרבות של חדשנות המעודדת את חברי הצוות לחשוב באופן שונה, לחקור, להתנסות, להטמיע רעיונות ולהתבונן על הסביבה מנקודות מבט שונות. שינוי היום, הוא המרכיב הקבוע.
- ארגון לומד: שאיפה מתמדת לשיפור בכל החזיתות; הפתרונות, המוצרים והתהליכים. בכל הצלחה ובכל אי-הצלחה יש הזדמנות ללמוד ולשפר, וזהו מפתח ליצירת יתרונות בטווח הארוך.
- מצוינות בתוצרים: קשירת כל הקצוות לכדי תמונה שלמה – התוצר בסוף התהליך. מיקוד לאורך הדרך כולה בערך שמקבל הלקוח.
- קבלת החלטות מבוססות נתונים: יצירת תשתית מתאימה לעיבוד נתוני הפרויקט לכדי מידע יעיל המשרת את בעלי העניין בתהליכי קבלת החלטות מושכלים.
תפקיד ה- PMO לסיכום
PMO הוא תפקיד אשר הוכח כבעל ערך גבוה לפרויקטים ולארגון כולו. האתגרים איתם מתמודדים ארגונים בניהול הפרויקטים שלהם משתנים בהתאם לסביבת העבודה הדינאמית ואיתם מתפתח תפקיד ה PMO. בהסתכלות על סביבת הפרויקטים היום ובמבט קדימה על כלכלת העבודה החדשה, ראשית חשוב להבין שהשינוי הוא בסיס חשוב ומהווה אולי את המרכיב הקבוע היחיד בה.
לכן, עלינו לבדוק ולהתאים את פרקטיקות העבודה בפרויקטים, ולהבטיח כי הן תואמות את צורכי הארגון (הלקוחות) – PMO יעיל ותורם הוא PMO פרגמטי, המתאמץ להראות במבחן התוצאה את תרומתו המתמשכת. כך למשל אימוץ גישה מונחת סיכונים, הפועלת לאתר ולנהל בעיות אפשריות על מנת להתמודד טוב יותר עם אי ודאות, או להגיע מוכנים יותר לכשתתעוררנה הבעיות.
עוד נקודה חשובה שבה PMO יכול לסייע, היא פרסום שירותי התכנון והבקרה בתוך הארגון עצמו, על מנת להבטיח שהלקוחות בארגון אכן חשופים ומודעים לערך אותו יכול ה-PMO להוסיף לצוות. זהו תחום העיוורון של ה- PMO, אשר פעולת תקשורת והכוונה יעילה בה, תסייע לארגון כולו שכן ככל שמנהלי הפרויקטים יהיו מודעים לערך שניתן לקבל מה- PMO הארגוני, הדרך לקידום הפרויקט, תתקצר.
