מדדי התקדמות – אם אתם עובדים עם תוכנת ניהול לוחות זמנים מתקדמת, וודאי התמודדתם עם שאלת הדיווח – מה מדווחים? למה מה שדיווחתי עשה דווקא את השינוי הזה? המאמר הזה ינסה לעשות קצת סדר והכוונה בנושא דיווח התקדמות עבור אלו העובדים עם תוכנת MS Project, בהמשך למאמר קודם שפרסמנו המתייחס למנגנון התזמון עצמו בו אפשר לבחור מבין שלושה אלמנטים (משך, יחידות, עבודה).
כשאנחנו מדברים על אחוז התקדמות בפרוג'קט, יש להבדיל בין שני שדות: complete%, ו- % work complete. לצורך המסמך הזה נתייחס אליהם כאחוז התקדמות המשימה ( complete%) ואחוז התקדמות העבודה (% work complete).
שדה התקדמות המשימה, מתייחס למשך הפעילות המדוברת. ואילו התקדמות העבודה, מתייחס לכמות העבודה שבוצעה בפועל, במשך הזמן שחלף.
במצבים רבים, שני המדדים שווים. עם זאת, יתכנו מצבים שבהם אין זהות ביניהם. למשל, כאשר מאמץ העבודה אינו אחיד לאורך הזמן. במקרה זה אחוז העבודה שהושלם מספק תמונה מדויקת יותר (שכן משך הזמן מניח אחידות ובמקרה זה היא לא מתקיימת). עוד דוגמה, היא מקרה בו למשימה מוקצה יותר ממשאב אחד, ואז קצב ההתקדמות אינו בהכרח אחיד.
המסמך יבחן את שני המדדים, הקשר ביניהם וההבדלים, כדי לסייע בניהול נכון של תוכנית העבודה.
המשמעויות השונות של המדדים
על מנת להבין את המשמעויות השונות של המדדים נלווה את ההתפתחות צעד צעד. נתחיל בדוגמה. לרשותנו שני משאבי פיתוח (צילום מסך מס' 1).
צילום מסך מס' 1
נשבץ את רועי לפעילות הפיתוח שיש לנו בפרוייקט (צילום מסך מס' 2).
צילום מסך מס' 2
העבודה משויכת כעת למשאב אחד בצורה אחידה, 8 שעות בכל יום למשך חמישה ימים, כפי שניתן לראות בצילום מסך מס' 3.
צילום מסך מס' 3
סיימנו אם כן את שלב התכנון ונתקדם לדיווח. נניח כי התבצעה עבודה במשך שלושה ימים. 8 שעות בכל יום. כלומר, מתוך חמשת הימים שתוכננו, בוצעו שלושה, המהווים 60% התקדמות של המשימה (מדד ראשון), ומתוך 40 השעות המתוכננות בוצעו 24 שעות – גם כאן נקבל 60% התקדמות של העבודה (מדד שני). ניתן לראות בצילום מסך 4 את המדדים. במקרה זה דיווחנו 60% במשימה (% complete), אך דיווח גם במדד השני היה מביא לאותה תוצאה.
צילום מסך מס' 4
כעת נסתכל על מצב שבו אין התקדמות אחידה. כלומר, תכנון העבודה של המשאב אינו מתייחס לכמות שווה בכל יום (צילום מסך 5).
צילום מסך מס' 5
משאב מתוכנן לעבוד יומיים בהיקף של 4 שעות, ושלושה ימים בהיקף של 8 שעות, סך הכל 32 שעות. במקרה כזה אם נחזור ונדווח 60% התקדמות המצב הוא שונה, שכן יש משמעות למדד בו נבחר לדווח:
אם נדווח 60% התקדמות למשימה, המשמעות היא שהשלמנו את שלושת הימים הראשונים, ובסה"כ 16 שעות (4+4+8) שהם 50% התקדמות העבודה (16 מתוך 32). צילום מסך 6.
צילום מסך מס' 6
אולם, אם נדווח 60% על העבודה, המשמעות היא שביצענו 60% מתוך 32 השעות שהוקצו למשימה, כלומר 19.2 שעות. אם נתרגם אותם להתקדמות הימים נקבל התקדמות משימה של 68% לפי החישוב בטבלה מספר 1:
טבלה מס' 1
וזו אכן התוצאה, כפי שניתן לראות בפרוג'קט (צילום מסך מס' 7).
צילום מסך מס' 7
מצב נוסף בו שני המדדים אינם שווים, הוא מצב בו יש לנו יותר ממשאב אחד למשימה. נשבץ כעת שני משאבים למשימה (צילום מסך 8), כאשר כל משאב מתוכנן להתקדם בצורה שונה, כפי שניתן לראות בתכנון:
צילום מסך מס' 8
אם במצב זה נרצה לדווח 60% , עומדות בפנינו שוב שתי האפשרויות. אם נדווח 60% התקדמות עבודה (מסך 9), הרי שכל משאב ביצע 60% מהעבודה שהוקצתה לו ובהתאם יחושב אחוז התקדמות הפרויקט:
טבלה מס' 2
צילום מסך מס' 9
אולם, אם נדווח 60% התקדמות משימה (משך) – מסך 10, משמעותו שביצענו 3 ימים מתוך החמישה המתוכננים ולכן התקדמות העבודה תיקח בחשבון רק את העבודה שתוכננה לימים אלה, כלומר, 28 שעות מתוך 60, ולכן 47% התקדמות עבודה.
צילום מסך מס' 10
מדדי התקדמות – לסיכום
אחוז התקדמות הוא נתון חשוב שניתן לבחון אותו בהיבטים שונים, ולכן יתכנו לו משמעויות שוות. כל פרויקט ישתמש באופן שעונה על הצורך שלו – באם הדגש הוא על התקדמות העבודה (תפוקת עבודה), או על התקדמות הפרויקט (משך זמן). תהא הדרך בה יבחר הפרויקט לדווח אשר תהה, ואפשר שגם השילוב בין שני המדדים הוא שייתן למנהל את התמונה הנכונה, הבנת אופן החישוב השונה היא מפתח לקבלת ההחלטות בהמשך.
מתן ניהול פרויקטים
