עולם ניהול הפרויקטים הוא עולם דינמי המשתנה ללא הפסקה. בכל שנה עולים אתגרים – ופתרונות – חדשים.
הדוח השנתי – The State of Project Management Research – בנוגע לניהול פרויקטים לשנת 2021 פורסם לאחרונה, ומספק תובנות עמוקות על ניהול פרויקטים בעולם; מהם האתגרים העיקריים היום ומהו הכיוון העתידי אליו מתקדם עולם ניהול הפרויקטים.
את הדו"ח מפרסמת מזה שש שנים חברת הייעוץ הבריטית וולינגטון. מהמובילות בתחומה באירופה. הדו"ח חושף מספר תובנות חשובות על עולם ניהול הפרויקטים, נקודות למחשבה ורעיונות לשיפור וייעול פרויקטים בארגון – ובחרנו להביא כאן כמה מהנקודות החשובות ביותר של הדוח.
כדי לייצר את הדו"ח, נשאלו 214 עובדים מארגונים שונים בעולם מגוון שאלות בנושאים הקשורים לניהול פרויקטים, כלים וטכניקות. בין הנסקרים נכללו מנהלי פרויקטים, מנהלי PMO ומנהלי פורטפוליו הקשורים למגוון רחב של מגזרים עסקיים – IT, בריאות, ייעוץ, פיננסים, ממשלתי, ייצור ועוד.
מבוסס על הדו"ח השנתי של חברת הייעוץ וולינגטון[1]
ניהול פרויקטים בארגון – החוסרים המרכזיים
בעולם של היום, בו יותר ויותר ארגונים מבוססים על גישה של ניהול פרויקטים, הכלים והטכניקות של ניהול הפרויקט בארגון הם קריטיים להצלחת הפרויקט ולהצלחת הארגון. ובכל זאת, לפי הדו"ח, רק 47% מהנסקרים טענו כי הפרויקטים שלהם מנוהלים על ידי מנהלי פרויקטים מקצועיים – מה שאומר שיותר מחצי לא; רק כ-45% ציינו כי הארגון שלהם מספק את ההדרכה הראויה בתחום זה למנהלים.
עוד נתון מתייחס לכלים הטכניים של ניהול פרויקטים. רק קצת למעלה מחצי הנסקרים טענו כי הפרויקטים שלהם מנוהלים באמצעות מסמך תכולה (Scoping), וקצת פחות מ-60% עוקבים אחר מתודולוגיה מוגדרת היטב של ניהול הפרויקט, מה שמשאיר כמות לא מבוטלת של פרויקטים המנוהלים בסגנון "הד הוק".
מה שמפחית משמעותית את סיכויי ההצלחה של הפרויקט.
מה זה אומר? נתונים אלו מעלים שאלה חשובה – אם פרויקטים כל כך חשובים להצלחת הארגון, ולמעשה הם אלו שבונים אותו, מדוע אין בארגון תהליך הכשרה רשמי למי שנדרש לנהל פרויקט, או מתודולוגיה מוגדרת וזמינה המנגישה את עולם ניהול הפרויקטים, בארגון הספציפי, שניתן להישען עליה?
ביצועי הפרויקט – עד כמה פרויקטים מצליחים בארגון?
שאלת הזהב היא כמובן הביצועים של הפרויקט. כלומר, עד כמה ארגונים אכן מצליחים להגשים את הפרויקטים שלהם כפי שרצו, ועד כמה הם זוכים להצלחה?
לפי הסקר, לא הרבה. למעשה, רק 34% מהארגונים מסיימים תמיד או כמעט תמיד את הפרויקטים שלהם בזמן ובתקציב, רק 36% מהארגונים מספקים את כל היתרונות שהבטיחו בנוגע לפרויקט שלהם, ורק 45% טוענים שהארגונים שלהם עוקבים אחר הצלחות הפרויקט!
מה זה אומר? זה זמן טוב לשאול – האם הארגון שלכם מנהל את הפרויקטים הנכונים, ובצורה הנכונה? לפי הדו"ח, אחד אתגרים הגדולים ביותר בארגונים השונים הם התמודדות מנהלי פרויקטים שלא קיבלו הדרכה ראויה, הניסיון לנהל יותר מדי פרויקטים במקביל, כמות נמוכה של ניהול מקורות וגישה לא עקבית בניהול הפרויקטים. אלו הם היבטים שחשוב לבחון בכל ארגון, וכדאי ולתת עליהם את הדגש.
בגרות הארגון – ניהול פורטפוליו הפרויקטים
היבט חשוב בניהול פרויקטים הוא הבגרות של ניהול הפורטפוליו – כלומר, עד כמה הארגון אכן מוכן ליישם בצורה חלק ופשוטה את אסטרטגיית ניהול פרויקט והפורטפוליו בכלל. לפי הדו"ח, כ-45% לא מרוצים מרמת הבגרות של ניהול הפורטפוליו בארגון; מדובר על נתון משמעותי, שמייצג את הצמיחה בהכרה של מה נחשב "טוב" בניהול פורטפוליו – שכן למעלה מחצי מהנסקרים מבינים שהם יכולים לעשות עבודה טובה יותר, אם רק יגיע השינוי מלמעלה!
מה זה אומר? ארגון צריך לזהות את המנהלים הבכירים שהם בעלי מוכנות ו-"תיאבון לשינוי". בעזרתם לשפר את שיטות ניהול הפורטפוליו והפרויקטים; התהליכים, הכלים ותהליכי הלמידה, ובכך לשפר באופן משמעותי ומהיר את ביצועי הארגון.
עדכון בזמן אמת – האם זה קורה?
ניהול פרויקט מבוסס על סינרגיה מוחלטת בין מקבלי ההחלטות מחד, וקבלת מידע עדכני ובזמן אמת על הליכי הפרויקט, מאידך. לצערנו, זה לא תמיד המצב.
הדו"ח מראה כי ל- 47% מהנשאלים אין גישה למדדי ההצלחה של הפרויקט בזמן אמת, כאשר מחצית מהמשתתפים בסקר ציינו כי הם מבזבזים לפחות יום עבודה אחד בחודש כדי לאסוף באופן ידני דיווחים ועדכונים על הפרויקטים השונים. מקבלי החלטות זקוקים לגישה למידע מדויק ומעודכן, ומנהלי פרויקטים ו-PMO צריכים לנטרל את נטל הדיווח.
מה זה אומר? הנתון מציע מקום חשוב לשיפור – ארגונים צריכים לאמץ פתרונות ניהול פרויקטים קיימים ואוטומציה, ובכך לספק דרך קלה יותר ליצירת תמונת מצב עדכנית, ובסיס טוב יותר לקבלת החלטות בכל זמן, מכל מקום ומכל מכשיר.
תפקיד ה-PMO בארגון
תפקיד ה-PMO הוא אחד התפקידים שמקבלים יותר ויותר הכרה בשנים האחרונות, ומתייחסים לאותו אדם – או מחלקה – המייצר אחידות בתהליכי ניהול הפרויקטים בארגון. תפקיד ה-PMO צובר פופולריות, ולפי הדוח ל-82% מהארגונים יש לפחות PMO אחד הפועל בתחומים כמו דיווחים, תחזוקת פורטפוליו ותחזוקת המתודולוגיה של מנהל הפרויקט.
ומה לגבי עתיד התפקיד? המבט אל העתיד של תפקיד ה-PMO משקף גישה זהירה בהשוואה לשנה שעברה. יכול להיות שהנתון מושפע מהקורונה, אך רק 38% מהמשתתפים סבורים שיגויסו עוד PMO לארגון שלהם בשנים הבאות, כאשר 57% רואים צורך בעלייה באחריות ובמטלות של ה-PMO.
מה זה אומר? הנתונים האלו מציעים כי נדרש שיפור ביעילות ה-PMO בארגון. יישום כלי אוטומציה יכול לתת מענה חשוב במקרה הזה, וכך לפנות ל-PMO זמן חשוב לקידום תחומים אחרים.
מבט קדימה בעולם ניהול פרויקטים בשנת 2021
אז לאן הולך עולם ניהול הפרויקטים? לפי הדוח, עתיד העבודה יהיה מבוסס על פרויקטים אפילו יותר, בין אם פרויקטים גדולים ורשמיים ובין אם צוותיים קטנים ולא רשמיים.
כפי שניתן לראות מהדו"ח והתובנות הנובעות ממנו, עובדים ומנהלים מבינים כי עתיד החברה תלוי בפרויקט, אך גם מבינים את הצורך הגדול בשיפור תהליכי העבודה – הטמעת מערכות אוטומציה ומערכות טכנולוגיות מתקדמות לצד הדרכה של העובדים ומנהלי הפרויקטים, כדי להגשים כמה שיותר פרויקטים בצורה נכונה.
