להתאים את ניהול הפרויקט לצרכים הארגוניים המשתנים
בתחילת החודש התקיים כנס PMI עולמי, ובחרנו לבסס את המאמר על הרצאה של יועצי חברת דלויט בכנס, המתייחסת לשינויים בסביבת ניהול הפרויקטים.
הפרעת קשב בסביבת העבודה
היום יותר מתמיד ובכל מקום בעולם, ארגונים מתמודדים עם הפרעות ושיבושים המחייבים אותם לשנות ולהתאים, לעיתים באופן קיצוני, את המודלים העסקיים המוכרים שעבדו עד היום. ארגונים נדרשים לצמצם עלויות, לשפר איכות, לקצר זמני תגובה ולהיות קשובים מאוד לשינויים בדרישות.
כדי לשרוד, לשגשג ולהתמודד בהצלחה עם הדרישות המשתנות, מנהלי פרויקטים, כמי שמובילים את עתיד הארגון וממשים את החזון, נדרשים לעבור שינוי, מתפיסה מסורתית המתבססת בעיקרה על אספקה בלו"ז מוגדר מראש, ל ניהול פרויקטים בתפיסה אינקרמנטלית – אג'ילית המאפשר התמודדות מהירה ויעילה עם אותם שינויים ושיבושים, במטרה לאפשר לארגון להישאר תחרותי.
שלושה גורמים משבשים שכדאי להכיר
היכרות עם אותם כוחות משבשים, תסייע למנהלי הפרויקט לא רק לזהות פערים ולהיות קשובים לרוחות השינוי, אלא להתאים את דרך הפעולה במטרה להשיא ערך לארגון וללקוח:
- התקדמות טכנולוגית: הטכנולוגיה מתקדמת בקצב מסחרר. כמות הדטה שאנו מייצרים עולה ומתגברת, ולעומתם זמני התגובה וזמינות המידע מתקצרים והולכים; באמצעות מכשירים ניידים ואפליקציות אפשר לעקוב בזמן אמת כמעט, אחרי שינויים ועדכונים. מה שדרש בעבר מניפולציות ועבודה "מאחורי הקלעים" נעשה בצורה אוטומטית ותוך שניות בודדות. התקדמות זו פותחת בפנינו אפשרויות מגוונות, ומשנה את הדרך בה ארגונים פועלים הן פנימה והן מול הלקוחות.
- העולם נהיה קטן: הנוף הארגוני מושפע מאינסוף כוחות מניעים המושכים אותו לכיוונים חדשים; מגפות עולמיות, רגולציות, השפעות מזג האויר ואירועים גלובליים אחרים – לכולם השפעה משמעותית על הלקוחות. הקורונה למשל, הראתה לנו שהמציאות יכולה להשתנות בתוך ימים, ומנהלי פרויקטים נדרשו להסתגל באחת למציאות החדשה על מנת לאפשר למיזמים להמשיך ולהתקדם.
- התקדמות טכנולוגית: הטכנולוגיה מתקדמת בקצב מסחרר. כמות הדטה שאנו מייצרים עולה ומתגברת, ולעומתם זמני התגובה וזמינות המידע מתקצרים והולכים; באמצעות מכשירים ניידים ואפליקציות אפשר לעקוב בזמן אמת כמעט, אחרי שינויים ועדכונים. מה שדרש בעבר מניפולציות ועבודה "מאחורי הקלעים" נעשה בצורה אוטומטית ותוך שניות בודדות. התקדמות זו פותחת בפנינו אפשרויות מגוונות, ומשנה את הדרך בה ארגונים פועלים הן פנימה והן מול הלקוחות.
- הכל מותאם אישית: נעלמו הימים בהם התייחסנו ל- 'לקוח ממוצע' שהיה מרוצה ממספר מצומצם של מוצרים. הגיוון העצום בסוגי הלקוחות, ובצרכים האישיים של כל לקוח העצימו משמעותית את פילוח השוק, ובהתאמה, גם פרויקטים נדרשים להתאים לדרישות הללו.
- הכל מותאם אישית: נעלמו הימים בהם התייחסנו ל- 'לקוח ממוצע' שהיה מרוצה ממספר מצומצם של מוצרים. הגיוון העצום בסוגי הלקוחות, ובצרכים האישיים של כל לקוח העצימו משמעותית את פילוח השוק, ובהתאמה, גם פרויקטים נדרשים להתאים לדרישות הללו.
כל אלו מובילים אותנו חזרה לדבר על שינוי גישת הניהול, ואימוץ דרך פעולה שאינה נרתעת משינויים. גישת ניהול אשר תאפשר למנהלי הפרויקטים התבוננות מחודשת על דרך העבודה. כזו שתתאים לסביבת העבודה אותה תיארנו.
אז איך לגשת לניהול פרויקטים בסביבה כל כך מורכבת?
מסגרת העבודה המוצעת כאן מדגישה חמישה רכיבים, יסודות חשובים, אשר יחד יכולים לספק את המתכון המנצח ולכוון את מנהל הפרויקט לפעולה יעילה בעולם חסר המנוחה שבו אנו חיים. מנהלי פרויקטים אשר יסגלו לעצמם נקודת מבט רחבה שכזו, וישלבו בסביבת העבודה את חמשת האלמנטים המוצעים, יהיו בעלי יכולת להגיב במהירות רבה יותר. ארגונים המיישמים גישה זו הראו עליה משמעותית בשביעות רצון הלקוחות, ושיפור ניכר של מעל 20% ביעילות עבודת הצוות לאורך הפרויקט.
היסודות אליהם יש להתייחס:
- גמישות (או זמישות אם לדייק) – אימוץ הגישה האג'ילית במטרה לפשט את תהליכי ניהול הפרויקט. יש לבחון את ערכי הליבה של הגישה האג'ילית ועקרונותיה, ולשלבם בתהליכי ניהול הפרויקט באופן שמפשט את העבודה ומדגיש את הערך ללקוח. בשנים האחרונות הגישה האג'ילית הפכה להיות מפתח בניהול עסקים חדשניים, מהירים ואיכותיים, ושילוב נכון שלהם בארגון, למן ניהול הפרויקט, הוא דגש חשוב להתאמה לעולם המשתנה.
- גמישות (או זמישות אם לדייק) – אימוץ הגישה האג'ילית במטרה לפשט את תהליכי ניהול הפרויקט. יש לבחון את ערכי הליבה של הגישה האג'ילית ועקרונותיה, ולשלבם בתהליכי ניהול הפרויקט באופן שמפשט את העבודה ומדגיש את הערך ללקוח. בשנים האחרונות הגישה האג'ילית הפכה להיות מפתח בניהול עסקים חדשניים, מהירים ואיכותיים, ושילוב נכון שלהם בארגון, למן ניהול הפרויקט, הוא דגש חשוב להתאמה לעולם המשתנה.
- מדיניות הוליסטית – על מנת לוודא תאימות בין העשייה בפועל, על ידי כל אחד ואחד מחברי הצוות, לחזון האסטרטגי המייצג את העתיד הרצוי של הארגון, חשוב שהארגון יהיה מסונכרן ומתואם סביב מדיניות אחת אחידה – ברמת הפרויקט, הפרוגרמה וכלל פורטפוליו הפרויקטים. ככל שהמבנה העסקי בימינו הופך מורכב יותר, ומשלב כמות גדולה והולכת של בעלי עניין כגון ספקים, לקוחות, ופיזור גיאוגרפי, עולה החשיבות של יצירת תיאום לא רק ברמת הפרויקט הבודד, או התוכנית הרבעונית קצרת הטווח, אלא עם התוכנית השנתית ובכלל עם התמונה הגדולה. צוותים לא עובדים בבועה, ולכולם צריכה להיות מטרה אחת לנגד עיניהם; לכן, חשוב לעודד חיבור בין הצוותים במחלקות השונות ולקדם שיתוף.
- מדיניות הוליסטית – על מנת לוודא תאימות בין העשייה בפועל, על ידי כל אחד ואחד מחברי הצוות, לחזון האסטרטגי המייצג את העתיד הרצוי של הארגון, חשוב שהארגון יהיה מסונכרן ומתואם סביב מדיניות אחת אחידה – ברמת הפרויקט, הפרוגרמה וכלל פורטפוליו הפרויקטים. ככל שהמבנה העסקי בימינו הופך מורכב יותר, ומשלב כמות גדולה והולכת של בעלי עניין כגון ספקים, לקוחות, ופיזור גיאוגרפי, עולה החשיבות של יצירת תיאום לא רק ברמת הפרויקט הבודד, או התוכנית הרבעונית קצרת הטווח, אלא עם התוכנית השנתית ובכלל עם התמונה הגדולה. צוותים לא עובדים בבועה, ולכולם צריכה להיות מטרה אחת לנגד עיניהם; לכן, חשוב לעודד חיבור בין הצוותים במחלקות השונות ולקדם שיתוף.
- חדשנות – לקדם תרבות של חדשנות. לעודד את חברי הצוות לחשוב באופן שונה, לחקור, להתנסות, להטמיע רעיונות לאורך הפרויקט ולהתבונן על הסביבה מנקודות מבט שונות. שינוי היום, הוא המרכיב הקבוע, וארגון שיודע לצמוח מתוך הסביבה המשתנה, לאתר בה רעיונות מתאימים ולהביא אותם לעשיה בתוך הפרויקט, הוא ארגון מצליח.
- חדשנות – לקדם תרבות של חדשנות. לעודד את חברי הצוות לחשוב באופן שונה, לחקור, להתנסות, להטמיע רעיונות לאורך הפרויקט ולהתבונן על הסביבה מנקודות מבט שונות. שינוי היום, הוא המרכיב הקבוע, וארגון שיודע לצמוח מתוך הסביבה המשתנה, לאתר בה רעיונות מתאימים ולהביא אותם לעשיה בתוך הפרויקט, הוא ארגון מצליח.
- ארגון לומד – שאיפה מתמדת לשיפור בכל החזיתות; הפתרונות, המוצרים והתהליכים. חשוב לעודד את העובדים ללמוד, לייצר תובנות ולהיות סקרנים. למנהלי פרויקטים תפקיד חשוב בעידוד הלמידה, שכן בפרויקט הזדמנויות רבות לחשיבה וגילוי. ככל שמנהל הפרויקט יכוון את הצוות לחקור ולהתנסות, תהליך הלמידה הארגוני יהיה יעיל יותר וההזדמנויות שיתגלו – משמעותיות יותר. מכאן חשיבותה הרבה של סביבה ארגונית הלומדת במהירות, ומקבלת כישלון כדרך למידה חשובה; בכל אי-הצלחה יש הזדמנות ללמוד ולחדש, וזהו מפתח ליצירת יתרונות בטווח הארוך.
- מצוינות בתוצרי הפרויקט – קשירת כל הקצוות לכדי תמונה שלמה; התוצר בסוף התהליך. מיקוד לאורך הדרך כולה בערך שמקבל הלקוח. לשם כך יש לייצר מדידה איכותית על מנת לוודא שההתקדמות היא לכיוון הרצוי. למנהל הפרויקט תפקיד קריטי – לוודא שאכן ישנה התקדמות מחד, ולהניח בסיס מדידה וניטור המספקים משוב איכותי מאידך. חשוב לוודא מיפוי איכותי, ניהול מובנה של מידע ולעודד זרימת מידע. להשתמש בכלי דיווח ולקדם אווירה של מאמץ משותף לפתירת בעיות, כדי לרתום את בעלי העניין ולספק ללקוח תוצר איכותי.
- ארגון לומד – שאיפה מתמדת לשיפור בכל החזיתות; הפתרונות, המוצרים והתהליכים. חשוב לעודד את העובדים ללמוד, לייצר תובנות ולהיות סקרנים. למנהלי פרויקטים תפקיד חשוב בעידוד הלמידה, שכן בפרויקט הזדמנויות רבות לחשיבה וגילוי. ככל שמנהל הפרויקט יכוון את הצוות לחקור ולהתנסות, תהליך הלמידה הארגוני יהיה יעיל יותר וההזדמנויות שיתגלו – משמעותיות יותר. מכאן חשיבותה הרבה של סביבה ארגונית הלומדת במהירות, ומקבלת כישלון כדרך למידה חשובה; בכל אי-הצלחה יש הזדמנות ללמוד ולחדש, וזהו מפתח ליצירת יתרונות בטווח הארוך.
לסיכום – מנהל פרויקט בעולם החדש
מנהלי פרויקטים נדרשים להתפתח יד ביד עם השינויים בשוק והכוחות המשבשים הפועלים בסביבה. מעבר ממנהל פרויקט מסורתי למנהל פרויקט מתקדם הוא לא חד-פעמי. זהו שינוי חד הדורש למידה מתמדת, תהליך מובנה, תרבות חדשנית, מוטיבציה וכישרון.
זה הזמן לאמץ גישה המסתכלת על הארגון בעדשה של 360 מעלות; להעריך את מצב הפרויקט, לעבוד עם אנשי המפתח בפרויקט והמנהלים בארגון, להסיר את החסמים אל מול מחלקות וצוותים אחרים בארגון ולקדם תרבות המבוססת על חמשת היסודות שתיארנו.
כזו שתביא את מנהל הפרויקט והארגון כולו לצמיחה והצלחה.
