מנהל הפרויקט כדמות מובילה

מנהל ומנהיג – לפעול למיקסום סיכויי ההצלחה של הפרויקט

על מנהיגות וניהול בפרויקטים

"מנהלי פרוייקטים" הם כמובן מנהלים, ושם התפקיד מעיד על כך כנקודת מוצא. אולם רוחב היריעה ואופי התפקיד דורשים הרבה מעבר. אם נסתכל על התמורות שחלו בעשור האחרון ביחס למנהל וניהול,  אנחנו למעשה מדברים על ניהול לצד מנהיגות והובלה, וארגון ה- PMI התייחס לכך כבר ב 2015, במודל משולש הכישרונות המדבר על מיומניות בניהול פרויקטים.

במאמר הפעם, לאור עניין גובר בנושא, בחרנו לחזור ולבחון את תפקיד מנהל הפרויקט, כמי נושאים לאורך חיי הפרויקט בתחומי אחריות רבים; מחד הובלת הפרויקט, וניהול מכלול התכנים והתוכניות המגדירות את הפרויקט, ויחד עם זאת האתגר האסטרטגי של הפרויקט, תיאום, תקשורת מול גורמים רבים והנעת הצוות. מנהלי הפרויקטים כמי שצריכים להכיר את הפרקטיקות של ניהול הפרויקט בהיבטי תכנון ובקרה, ומאידך נדרשים לפתח מיומנויות ממוקדות אנשים המסייעות בהכוונת הצוות והשגת מטרות הפרויקט באופן שעונה על הציפיות, כמו גם לנהל תקשורת יעילה ובונה עם הנהלה ובעלי עניין רבים. מגוון רבדים מורכב ומעניין.

כיצד באים לידי ביטוי שני ההיבטים הללו של ניהול והובלה בתפקיד מנהל הפרויקט?

סיכמנו חמש נקודות כביטוי לחשיבות השילוב בין שני ההיבטים. אפשר להתייחס אליהם (על פי מודל הקרחון), כמה שנראה מעל פני השטח, ומה שנמצא מתחתיו. אלו הן מערכות פעולה שונות אך משלימות. מנהל הפרויקט נדרש לשתי המיומנויות, מה שהופך את תפקידו למאתגר אף יותר.

הכרה ומודעות לגיוון ולצורך בשילוב היכולות בתפקיד, תסייע לכל מי שמוביל את מסע ניהול הפרויקט, לכוון את הדרך ולגייס את הצוות ובעלי העניין למסע מוצלח שישיא את סיכויי ההצלחה של הפרויקט, ומכאן חשיבותן.

#1: גם בפרטים וגם בתמונה הכוללת

מנהל הפרויקט אחראי על תיאום וניהול הצוות, כמו גם מניעת סיכונים פוטנציאליים, והן לניהול משימות. אלו מתרגמים ליכולות ניתוח אנליטיות וארגון, ויחד עם זאת כמובילי פרויקט חשובה לצורך הצלחת המייזם, היכולת לראות את התמונה הגדולה, ולייצר חזון סביב הפרויקט כחלק מיצירה של סביבת עבודה שיתופית (קולבורציה) המספקת לכלל חברי הצוות תחושה של מטרה ומוטיבציה שיובילו להצלחה.

#2: לתכנן לעתיד, ולפתור בעיות בהווה

מנהלי פרויקטים נדרשים לחשיבה אסטרטגית המאפשרת לא רק לתת מענה נקודתי, אלא לבנות תוכניות ארוכות טווח. עם זאת, הם נדרשים להיות מחוברים למה שקורה בפרויקט "כאן ועכשיו"; לנהל כל בעיה בלתי צפויה, לזהות סיכונים ותוכניות פעולה ולפתור בעיות אד-הוק.

#3: גם משימות וגם אנשים

מנהלי פרוייקטים, נדרשים להגיע לאבני דרך, ולממש את תוצרי הפרויקט – ממוקדי תוצרים על מנת להבטיח את התקדמות הפרויקט. במקביל, הם מחפשים כל העת דרכים לשפר את ביצועי הצוות, הן כחלק מהתקדמות הפרויקט והן כחלק מפיתוח המיומנויות של הצוות. במובן זה, הם יוצרים אווירה שמעודדת את כולם לתת את המיטב.

#4: הנעה והכוונה

מנהל הפרויקט עובד מול כל חבר צוות כדי לוודא שהתרומה לפרויקט היא המיטבית; זה כולל חיבור לצוות הפרויקט ברמה האישית. הכרת היעדים של כל אחד, וחיפוש התאימות אל מול יעדי הפרויקט. מאידך, הכוונת חברי הצוות תוך הקצאת פעילויות ומשימות שונות וממוקדות במהלך הפרויקט, היא קריטית להצלחתו. וזאת תוך שיש להם את הסמכות לדרוש מהצוותים להשלים את עבודתם בצורה מהירה ומתאימה.

#5: לשמור על התוכנית וגם לקחת סיכון

מנהלי פרויקטים שואפים להבטיח מימוש על פי תוכנית הפרויקט. הם מנהלים את לוח הזמנים, התקציב והאיכות של פרויקט ועליהם לכוון כאמור את חברי הצוות בהתאם לאילוצים. יחד עם זאת, כמובילים הם חושבים קדימה ושואפים למצוא דרכים נוספות לעשות דברים, ללמוד לאורך הדרך, לייצר תובנות ולהניע את הצוותים שלהם בדרך של שיפור מתמיד. לקדם שינוי תוך שאיפה להתייעלות. בדרך זו הם גם פועלים בתנאי אי ודאות וסיכון, תוך ניתוח וקבלת החלטות מושכלות. זוהי דרך של בחינה, גמישות מחשבה וגם אחריות, שילוב מורכב ועדין.

מנהל הפרויקט כדמות מובילה – לסיכום

מנהל הפרויקט יחד עם צוות הפרויקט ובעלי העניין, נושאים באחריות משותפת לאורך מסע שהם חולקים, לקראת סיום מוצלח של הפרויקט, במסגרת יעדים ואילוצים מוגדרים, כאשר מנהל הפרויקטים מוביל את המסע. הובלת פרויקטים דורשת מיומנויות הן בניהול אנשים והן בניהול תוכניות ומשימות. זוהי מיומנות משולבת; אמנות, ומדע – ומנהלי פרויקטים נדרשים לשילוב; כישורי מנהיגות כדי לעורר בצוות השראה וחזון,  והיבטים ניהוליים כמו איזון תקציב, ניהול לוחות זמנים או ניהול התקשרויות עם ספקים וקבלנים.

מנהיגות ו- ניהול פרויקטים אם כן, נדרשים ללכת יד ביד. מנהיג ללא כישורי ניהול יתקשה להפוך את החזון למציאות, בעוד שמנהל שאינו יכול להנהיג יתקשה להשיג את התמיכה, המעורבות והאמון של הצוות ובעלי העניין. מנהל הפרויקט חובש את שני הכובעים על מנת להצליח במשימה ויודע להשתמש בהן במיומנות וגמישות לאורך  חיי הפרויקט כולו.