מנהלי פרוייקטים בעולם אג'ילי

שלושה עקרונות חשיבה למנהלי פרוייקטים בעולם אג'ילי

מאמר של הארוורד ביזנס ריווי[1] –

ניהול פרויקטים בשיטת אג'יל, וחשיבה אג'ילית הם חלק ממילון המושגים שלנו בניהול פרוייקטים בארגונים רבים, ולא רק ארגוני פיתוח. סביבת העבודה שבה שינוי הוא הדבר הקבוע, הפכה את העקרונות הזמישים (המילה העברית ל- Agile – שילוב של זריזות וגמישות), לכאלה המיושמים בהיקף רחב בתהליכי ניהול פרויקטים. כל אלה הוכיחו את עצמם כתורמים ליעילות הארגון והצלחת הפרויקטים, כאשר הם מיושמים ומוטמעים בצורה מתאימה.

כאשר מדברים על גישות אג'יליות, עולה לעיתים שאלת מנהל הפרויקט ושילובו בתוך ארגון המיישם את העקרונות הזמישים. מהו תפקיד מנהל הפרוייקט בארגון כזה? הוא הופך למנהל מוצר? מנטור? סקראם מאסטר? או שהוא נשאר מנהל פרויקט?

בחרנו להביא כאן מאמר שפורסם החודש בהרווארד ביזנס ריוויו, השם דגש על שלוש אסטרטגיות שמנהל פרויקטים בארגון זמיש, חשוב שיקדיש להן תשומת לב, ומעורר מחשבה על עולמנו המשתנה וחשיבות המיקוד שיש לתת לפרויקטים בארגון.

הקדמה

הגישה המסורתית, מפל המים, התייחסה לפרויקט ככזה המתפתח בצורה לינארית, כשכל שלב נסמך על השלב שלפניו. גישה זו מניחה כי יש הגדרה ברורה לסיום ביצוע, והפרויקט מתנהל לפי לוחות זמנים ותקציב שזוהו מראש בתכולות מוגדרות. ברור לנו שהנחה זו אינה מדויקת עבור לא מעט פרוייקטים, והאתגר העומד בפנינו מחייב אותנו להתמודד עם הגדרות ודרישות שאינן ברורות מראש ומשתנות לאורך חיי הפרויקט.

ככל שהגישה הלינארית אינה רלוונטית, והנורמה היא זמישות, תגובה מהירה ושינוי מתמיד, מערכות הארגון נדרשות לתמוך בחוסר הקביעות הזו; מוכרת לנו הסיטואציה בה הרגע בו קבענו שתכולה מסוימת נדרשת להתבצע, הוא הרגע בו תכולה זו מתחילה להיות פחות ופחות רלוונטית (בלא מעט פרויקטים, ובתחומים מסוימים, מי יותר ומי פחות). אם נבחן את המוצרים הטכנולוגיים המובילים כמו נטפליקס למשל, וננסה להיזכר – מתי המוצר הזה הוגדר ונהיה? נוכל להתחיל ולהבין את הרעיון לפיו "המוצר המוגמר" אינו רלוונטי.

מצב זה מוביל ארגונים לאמץ סביבות והנחות עבודה שונות מהגישה המסורתית. כאלה המשלבות רעיונות ועקרונות גמישים; מודל עבודה בצוותים קטנים, העובדים במחזורים קצרים, ושבו לומדים ומשפרים לאורך הדרך. צוותים אלה ממוקדים בתוצאות ומתעדפים בזמן אמת את תכולות העובדה, כדי לקבוע מהם הצעדים הבאים, להבדיל מתוכנית ודרישות שהוגדרו מראש.

אז מהו הכיוון עבור מנהלי פרויקטים בארגונים זמישים?

אג'יל הוא לא היפוכו של "ניהול פרויקט", ואימוץ גישות אג'יליות לא מבטל את הצורך בתכנון וניהול פרויקט ולא במנהל הפרויקט. עם זאת, נדרשת התבוננות והתאמה. באופן ספציפי, מציע המאמר שלושה דברים שאנשי מקצוע בניהול פרויקטים חשוב שיאמצו כדי להמשיך ולתרום לארגונים שלהם, בעולם שהופך זמיש יותר ויותר:

הכירו את המטרות

סביר להניח שארגון, במידה והוא מיישם גישות אג'יליות, מספק הדרכות לעובדים, וחומרים רלוונטיים. זה עדיין לא אומר שהמנהלים יודעים מהו היעד הספציפי שהצוות שלהם אמור להשיג כתוצאה מהמעבר לניהול אג'ילי. מנהל הפרויקט צריך "לחפור" לעומק, ולברר היטב מדוע הארגון עובר לגישה זמישה ומה מניע את הארגון לצאת למהלך; הקטנת זמן היציאה לשוק עם מוצרים חדשים? צמצום תלות בספקים? או דגש על איכות? ואולי רק בגלל ש"ככה כולם עושים?"

הציפייה ממנהלי הפרויקטים היא לחקור את הנושא. במידה והמטרות לא ברורות, לשאול שאלות, לעורר דיון ולאתגר מנהלים ועמיתים לענות על השאלה "מה הארגון שואף לשפר בעזרת אימוץ גישה אג'ילית?"

חשיבה מחדש על מדדי ההצלחה

מנהל פרויקט נחשב למוצלח אם עבור תכולה מוגדרת הצליח לעמוד ביעדי זמן ותקציב. בעולם זמיש, מנהלי פרויקטים מודדים את הצלחתם באופן שונה. מנהלי פרויקטים זמישים, חשוב שיתמקדו במדדים כגון זמן מחזור – משך הזמן שלוקח לפריט עבודה לעבור את כל תהליך המו"פ של הצוות. זמן מחזור הוא שיקוף ישיר של יכולת הצוות ללמוד ולהסתגל במהירות, וניתן בעזרתו לא רק למדוד אספקת מוצר או תכונה, אלא גם למדוד למשל את משך הזמן שלוקח לצוות ללמוד מיומנויות חדשות. כך למשל, חשוב למדוד את משך הזמן בו רעיון הופך מהצעה למוצר ממומש, או משך הזמן בו הצוות קובע אם רעיון הוא כזה שכדאי להשקיע בו. זמן מחזור יכול לשקף כמה מהר פיצ'ר מגיע לידי הלקוחות, וזה כמובן מדד חשוב בפני עצמו.

על מנהלי פרויקטים בסביבה אג'ילית לשאוף להגדיל את אחוז ההחלטות המתקבלות על סמך מידע אובייקטיבי, להבדיל מהנחות סובייקטיביות (הרחבה במאמר – מערך מדידה אפקטיבי). כך למשל חשוב למדוד כמה יוזמות חדשות אכן מגובות ותואמות את נתוני השוק, ולא להסתמך על דעה של מישהו שאכן זהו רעיון טוב. לא תמיד ניתן לכמת במדויק ולא כל הנתונים זמינים, אך עצם החשיבה והשאיפה למדידה וקבלת החלטות מבוססות מידע, תעזור למנהלי הפרויקטים.

שיפור מתמיד של דרכי העבודה

אחד העקרונות המנחים בגישה האג'ילית הוא התנסות ושיפור מתמיד. הצלחתם של מנהלי פרויקטים בסביבה האג'ילית המשתנה, תלויה לא מעט בבחינה של רעיונות חדשים, פתיחות לשינויים, זיהוי הזדמנויות, ניסוי והתבוננות – מה עבד? מה לא עבד? הלמידה ובעקבותיה ההצלחה, מגיעות מההתנסות, והבחינה "בשטח". מתוך אלה נצברים ניסיון ותובנות שתורמים להצלחת הצוות והפרויקט, וכמובן תורמים להצלחת הארגון כולו. חשובה כאן הגישה הפתוחה, הראיה המפוקחת המחפשת הזדמנויות ומעיזה לנסות וללמוד.

המאמר מביא דוגמא לצוות בבנק גדול שבילה חצי שנה בתכנון, תיקוף ובנייה של רעיון חדש. רעיון שהצוות חשב שיהיה להיט בקרה הלקוחות וייצר זרם הכנסות נאה. אולם לקראת סוף תהליך הפיתוח, הצוות המשפטי של הבנק הסביר לצוות הנדהם ש"על אך שאנחנו אוהבים את הרעיון מאוד, מה שבניתם אינו חוקי ולא נוכל לאשר את היוזמה." הצוות היה מאוכזב מאוד, ומנהל הפרוייקט עוד יותר. שישה חודשי עבודה שירדו לטמיון. מתוך האכזבה הזו, הציע מנהל הפרויקט שינוי לפרויקטים העתידים לבוא: במקום שהסקירה המשפטית תתבצע בתום הפיתוח, יהיה נציג של המחלקה המשפטית שותף למן תחילת הדרך, ויגיע לישיבות הפרויקט. שינוי קטן, שפתח שיתוף ודיאלוג פורה מאוד.

לעיתים, הניסיון והמומחיות מעוורים אותנו, וקשה לזהות את ההזדמנויות לשיפור. מנהל פרויקט זמיש, חייב לאמץ חשיבה של "ספקנות נלהבת", במילותיו של אסטרו טלר[2] – ראש תוכנית ה- X של גוגל. כמנהל פרויקט חשוב לשאוף ולקבל משוב בכל הזדמנות, מאלה אפשר ללמוד הרבה על הזדמנויות לשיפור והתאמת התהליכים לצרכי הארגון. תוכל להשתמש במודל בעלי העניין, לזהות את אלה ולשאוף לייצר מולם תקשורת פתוחה ופורה. לא רק מנהלים, וחברי צוות אלא גם עמיתים וכאלה שיושפעו מתוצרי הפרויקט. חשוב להקשיב ולא לחשוש מביקורת (הרחבה במאמר – כדאי להקשיב). השינויים הללו ישפיעו על האופן בו "בדרך כלל דברים מתבצעים", וסביר שיעוררו התנגדות, אך זהו בדיוק התהליך הגמיש הרצוי כדי להיות רלוונטי ולהתאים לתנאים המשתנים, וזהו תפקידו של מנהל הפרויקט כמוביל שינוי בסביבה אג'ילית.

מנהלי פרוייקטים בעולם אג'ילי סיכום

"אג'יל" הוא תחום מובן מאליו כמעט היום, ונחשב כצורך שעוזר להתאים את הארגון לתנאי השוק המשתנים. אין זה אומר שלהיות זמיש, משמעותו תום עידן ניהול פרויקטים, נהפוך הוא. תהליכי ניהול הפרויקט חשובים לארגונים היום, אף יותר מבעבר. אולם, זה בהחלט אומר שמנהלי הפרויקטים צריכים לאמץ לא רק גישות של ניהול זמיש, אלא להיות בעצמם זמישים, על מנת להיות משמעותיים עבור הארגון והצלחתו. מכאן, שאנשי ניהול הפרויקטים חייבים לחפש ולהבין את יעדי הארגון שלהם, לבחון ולהגדיר מחדש את מדדי ההצלחה של הצוות לאור אותן מטרות וביסוס תהליכי קבלת החלטות מבוססי מידע אובייקטיבי. ולבסוף, לאמץ חשיבה פתוחה, כזו שמאתגר הנחות ומחפשת הזדמנויות לצמיחה מתמשכת ושיפור מתמיד.

בחרנו להביא בפניכם את המאמר, כיוון שהוא מרכז לדעתנו שלושה כיוונים מעשיים שכל מנהל פרויקט יכול להיתרם מהם וליישמם על מנת להשיא ערך לארגון שבו הוא פועל ולצעוד שלושה צעדים חשובים לקראת סביבת עבודה אג'ילית. זוהי מסגרת חשיבה, והכוונה לעשייה שכל מנהל פרויקט היום חשוב שיכיר.