הקשיבו! הקשיבו!

הקשבה כמיומנות משמעותית עבור מנהל הפרויקט

כולם אומרים "תקשיבו!", אבל אי פעם לימדו אתכם להקשיב?

הקשבה כמיומנות – זוהי פעולה בסיסית שאנו נדרשים לה בכל מערכת יחסים, ובוודאי כמנהלי פרויקטים שתפקידם מורכב מניהול בעלי עניין ותקשורת מול גורמים מרובים לאורך חיי הפרוייקט כולו. פעולה כה בסיסית, ועם זאת כה מורכבת; אנו נוטים להפריע לאחר בדיבורו, להשיב לפי שביקשו מאיתנו להתייחס, נדמים להקשיב אך חוזרים בראשנו על האופן בו נגיב.

"מקשיבים" לאחר, אבל נוכחים בתוך עצמנו, או פשוט מאבדים קשב בתוך ההמולה.

הקשבה הינה מיומנות ניהולית חשובה ומשמעותית – גורם חשוב שמסייע ברתימת בעלי העניין וכתוצאה מכך בהשגת התוצאות הרצויות בפרויקט. פרופ' אבי קלוגר, מבית הספר למנהל עסקים באוניברסיטה העברית, שחקר את נושא ההקשבה, מדבר על כך שהקשבה מובילה לשיפור ביצועים משמעותי; תובנות של אדם שמקשיבים לו נהיות מורכבות יותר, זה מסייע לפיתוח תובנות חדשות ונותן פרספקטיבה חדשה על הנושא.

הקשבה עוזרת לזה שמקשיבים לו לגבש תפישה וחברי צוות שמקשיבים להם חשים שביעות רצון גבוהה יותר. כדי להוביל בהצלחה, חברי הצוות צריכים להבין רוח המנהל ולנסות לפעול לפיה. כדי שזה יקרה חשוב שיהיה קשר טוב בין המנהל ואנשים איתם הוא פועל. הקשבה תקדם את הקשר הזה.

הקשבה אמפטית

הקשבה אמפטית, המכונה גם "הקשבה פעילה" או "הקשבה משקפת" היא דרך הקשבה המשפרת את ההבנה והאמון ההדדיים. זהו כלי המאפשר למנהל לקלוט ולפרש את המסר ולהגיב בהתאם.

הקשבה כזו בונה אמון וכבוד בין הצדדים, מעודדת הצפת מידע ויוצרת סביבה תומכת המסייעת לשיתוף הפעולה לאורך הפרויקט. זוהי דרך פעולה שתאפשר התמודדות אפקטיבית במצבים פחות נינוחים, וכאלה מזומנים לנו לאורך חיי הפרויקט לא אחת.

הקשבה כזו דורשת נכונות של שני הצדדים, והקפדה על אופן השיח וסביבתו. בעזרת קווים מנחים שניתן לתרגל ולאמץ, אפשר להגיע להקשבה כזו ולהנות מהיתרונות שהיא משיאה.

קווים מנחים:

• סביבה בטוחה: מיקום נוח.
• למנוע ההפרעות, להעניק מיקוד מלא לדובר. קשר העין מאוד חשוב.
• לאפשר רצף. לא לקטוע את הדובר, לאפשר לו לדבר בחופשיות.
• אוירה חיובית. לא לנקוט עמדה. שאלות רבות מדי עלולות להתפרש כתחקיר.
• התעניינות כנה. לשאוף להבין את המהות בעזרת שאלות. לוודא שהכוונה ברורה.
• שימת לב לשפת הגוף וטון הדיבור.
• להקשיב ללא שיפוטיות ולבחון את הרגשות שעולים לאורך השיחה. את אלה לשקף לדובר.
• שיקוף. שאלות פתוחות להבהרה ושיקוף תחושות. למשל "אני רוצה לוודא שהבנתי …"

תרגול, תרגול ועוד תרגול

כאמור, הקשבה היא מיומנות חשובה ומסייעת רבות למנהלים בכלל ובמהלך פרויקטים בפרט. זוהי מיומנות שניתן לסגל בעזרת תרגול והתמדה. וכדי לא להשאיר את הדברים ללא מענה, סיכמנו מספר תרגילים שהומלצו על ידי מומחים בתחום ושיוכלו לעזור לכל אחד ואחת.

	איך אני מקשיב? בקשו מאנשים קרובים לספר לכם על עצמכם. איזה מן מקשיבים אתם? מתי אתם מסייעים ולמה כדאי לכם לשים לב?
	חסמים: תעדו במשך יום אחד את מידת ההקשבה שלכם כלפי אנשים שונים. למי אתם מקשיבים יותר? למה? למי הייתם רוצים להקשיב יותר?
	זכות השתיקה: תרגלו במשך שבוע 3 דקות של דממה ביום. הקשיבו לקולות החיצוניים וגם לקול הפנימי ולמחשבות. בחנו את התחושות שלכם. מומלץ לאמץ כהרגל קבוע.
	להתאהב ב"רעש": בצלילים יומיומיים יש יופי חבוי. בחרו צליל כזה, הקשיבו לו ונסו למצוא את הגוון המעניין שבו; מכונת הייבוש, תנועת רכבים בכביש, רעש ילדים…
	פגישה מקרית: שבו בבית קפה. בחרו שני אנשים שמשוחחים ובחנו אותם. התבוננו בדינאמיקה, בתנועות. מה למדתם על הקשר ביניהם?
	מלך ליום אחד: בחרו אדם קרוב והתחייבו להקשיב לו במשך יום שלם. הקשבה אמיתית. האם הצלחתם ללמוד משהו? סייעתם לו? איך הרגשתם?
	חוקר מתבונן: בחרו בסיטואציה של שיח מרובה משתתפים (שיח משפחתי למשל) והתבוננו. מהי תרבות הדיון? כיצד הדיון מתקדם? מי מקשיב ואיך?
	שלושה בסירה אחת: תאמו מפגש עם כל אחד משלושה אנשים שרמת הקשב שלכם כלפיהם אינה גבוהה. מה חסם אתכם?
	יום ללא עצות: תרגלו שיקוף מילולי ללא עצות. שקפו לסובבים את מה שהם עצמם אומרים. שאלו שאלות ותנו להם להגיע למסקנות. מה הרגשתם? לאלו תוצאות הגעתם?
	בעיניים עצומות: נהלו שיחה עם איש קרוב, ומדי פעם עצמו עיניים. שלבו בשיקוף המילולי שלכם תחושות שעלו בכם. מה היתה ההשפעה על השיח?

הקשבה כמיומנות – לסיכום

היכולת להקשיב הינה תכונה חשובה ככלל, ובפרט כזו שיכולה לסייע למנהלי פרוייקטים להשיג אמון ושיתוף פעולה עם בעלי עניין וחברי צוות בפרויקט. זוהי יכולת נרכשת, "שריר" שאפשר לאמן ולתרגל, וכזו שמייצרת הזדמנות לצדדים לשוחח בחופשיות ובכך לתרום להבהרת עמדות ויצירת תובנות משמעותיות.