תכנון ובקרת פרוייקטים – עשר פרקטיקות חשובות

מומחי חברת מתן משתפים

חודש נובמבר כבר כאן, הסתיו בעיצומו ומתחילים להרגיש את סיכומי השנה. החלטנו לחלוק איתכם תובנות על ניהול פרוייקטים, והפעם המלצות צוות מתן, "מהן פרקטיקות הכי חשובות בניהול פרוייקטים?" – ריכזנו עשר המלצות, שיישומן יעזור לייעל ולמקסם ערך עבור הארגון.

1. ישיבת התנעת פרויקט

מדובר בישיבה המתקיימת עם תחילת הפרויקט, בה משתתפים בעלי העניין כולם. את הישיבה מוביל מנהל הפרויקט, ובה משותפים מטרות הפרויקט, תכולה מוסכמת ומאושרת, לוחות זמנים ותקציב. כאן גם עולים לדיון פערים חשובים כדי להבטיח סנכרון. הישיבה מייצרת את הקשר הראשון בפרויקט, ונותנת הזדמנות לשאול, ולשתף חששות.  יש ערך להתכנסות, ולהקדשת תשומת הלב בשלב מוקדם. "דמי רצינות" אם תרצו, של כל המעורבים.

2. תקשורת אפקטיבית

תקשורת יעילה היא מפתח להצלחה. מנהלי פרוייקטים מדווחים כי כ 80% מזמנם בפרויקט מוקדש לתקשורת. חשוב לוודא כי בעלי העניין השונים מקבלים את המידע הנדרש לאורך הפרוייקט, וכי התקשורת מולם מנוהלת בצורה מובנית ומתוכננת. חשוב לתת הדעת על נושא התקשורת ולתכנן אותו כחלק מתהליכי הפרויקט (מאמר בנושא – לינק). זוהי הזדמנות ליזום פגישות היכרות, לזהות אינטרסים, ולייצר תוכניות פרויקט שתהיינה איכותיות ובעלות סיכויי הצלחה גבוהים. מחקרים הראו שתוכנית תקשורת לפרויקט, מעלה משמעותית את איכות תוצרי הפרויקט.

3. שקיפות

זוהי נקודה משמעותית וחשובה שעולה בכל ארגון שרוצה לנהל פרויקטים בצורה יעילה. תהליכי קבלת ההחלטות כיום מתבססים על מידע, וזה נדרש להיות זמין לכולם בכל עת, כדי לאפשר לארגון לנוע קדימה ביעילות. אם לא תיווצר תשתית של שקיפות למן ההתחלה, הדרישה לא תאחר לבוא ותייצר על צוות הפרויקט לחץ גדול. כאשר כולם רואים את אותה תמונה, וזו ברורה וזמינה, היכולת לעבודה משותפת עולה משמעותית ואיתה סיכויי הצלחת הפרויקט.

4. משוב קבוע

100% שביעות רצון הוא יעד תיאורטי, תמיד תהיינה הצעות לשיפור. הנקודה היא לאסוף אותן וללמוד מהן, לא לנסות להגיע ל 100%. על ידי תהליך משוב מובנה, לאורך חיי הפרוייקט, ניתן לוודא עמידה בציפיות הלקוחות ולפעול לכך שהתוצר הסופי של הפרויקט בסופו של דבר, יהיה האיכותי ביותר. זה קורה בניהול פרוייקטים אג'ילי בסוף כל ספרינט, וחשוב שיקרה בכל פרויקט. הלמידות והתובנות שמשוב מייצר הן בעלות ערך רב עבור מנהל הפרויקט בפרט, וצוות הפרויקט כולו.

5. תוכנית משאבים

כל ארגון הוא מערכת סגורה, וכולנו חיים תחת אילוצים. אין לנו מאגר משאבים אינסופי. ניהול משאבים הוא אתגר מורכב, ואנחנו נשאלים עליו לעיתים קרובות (מאמר-לינק). חשוב להקדיש בתחילת הפרויקט זמן ומחשבה לניהול המשאבים; לנתח את העומסים, לזהות צווארי בקבוק, להחליט על מדדים ונתונים שיאספו לאורך הפרויקט, להגדיר הנחות עבודה ולחלוק אותן עם כלל הארגון. לא, זה לא יפתור את הבעיות ולא ימנע מהפרויקט להתמודד עם אתגרים בנושא, אבל לכשתגענה הבעיות, יהיה לצוות בסיס איתן לעמוד עליו כדי לקבל החלטות מושכלות.

6. צוות תגובה לסיכונים

סיכונים הם חלק מחיי הפרוייקט, ועל כך נאמר רבות. ישנם ארגונים המנהלים סיכונים בפרויקט בצורה מובנית למן שלבי הייזום, וישנם כאלה שבוחרים להקדיש פחות תשומת לב. המגמות משתנות, וחברות מתאימות עצמן לקצב ולסדרי העדיפויות. היערכות שראינו בארגונים והוכיחה את עצמה כיעילה, היא להגדיר מראש מיהם האחראים לניהול הסיכון מרגע שעולה סיכון קריטי לפרויקט, או לאחר שסיכון כזה התממש. הצוות המצומצם (או האחראי) מגדירים כלים ובקרות שיפעילו לכשידרשו לכך, מזהים בעלי עניין מרכזיים אליהם ניתן לפנות, ומניחים תשתית טובה "למקרה ש…". מרגע שעולה הצורך, הצוות המצומצם מופעל, ויודע להניע תהליך של "צמצום נזקים" בצורה טובה.

7. לקדם בברכה את השינויים

נהוג לומר ש "תוכנית היא בסיס לשינוי". היום נראה מתאים יותר לומר ש "שינוי הוא הבסיס לתוכנית". הסביבה הדינאמית מחייבת אותנו להיות מוכנים לשינויים שכן אלה הם חלק מחיי הפרוייקט בעוצמות הולכות וגדלות. לכן, כחלק מתכנון הפרוייקט, תכננו את תהליכי השינוי; איך לתעד שינויים, מהם השינויים המנוהלים, איך לבצע הערכה של משמעות השינוי המבוקש, איך לזהות מוקדם צרכי שינוי ועוד.

8. תיעוד, בלי לאבד כיוון

במהלך הפרוייקט נוצר מידע רב; החלטות, משימות, מסמכים, שינויים, תוכניות, ועוד. בעולם הדיגיטאלי כל אלה עוברים בערוצים רבים, וקל לאבד כיון במהירות. חשוב להגדיר בצורה ברורה בתחילת הפרויקט מהם ערוצי התקשורת הפורמליים שבהם יעבור המידע שיש לשמור ולתעד. להבטיח שכל בעלי העניין הרלוונטיים מכירים את הערוצים הללו ובעלי גישה. להדריך את הצוות המורחב לגבי שימוש בתבניות, מסמכים, גרסאות ומערכות ולשמור על אחידות, כזו שתאפשר לכם בעת הצורך לאתר ולהשתמש במידע. הכלים יכולים להיות פשוטים, התמדה ואחידות הם מפתח חשוב להצלחה.

9. יעדים ריאליים

הצבת יעדים ריאליים היא חשובה ודורשת תשומת לב. תוכנית פרויקט שאינה משקפת יעדים כאלה, סביר שתקרוס בשלב כזה או אחר של הפרויקט. ניתן לזהות פערים כבר בשלבי התכנון הראשונים, וזאת בעזרת פרקטיקות תכנון המשוות את יעדי ההנהלה מחד, ואת תכנון הצוות מאידך, ומעלות לדיון פערים. ללא תהליכים כאלה, אשר דואגים לסנכרן את צרכי ההנהלה, ואת מחויבות צוות הביצוע, עלול הפרויקט לצאת לדרך עם תכנון שאינו ריאלי. חשוב לנהל את השיחה הזו ולוודא שהיעדים נתפסים בעיני כולם כאמיתיים וברי ביצוע.

10. התבוננות על התקדמות הפרויקט

ללמוד תוך כדי התקדמות הפרויקט כ "דרך חיים". לא לחכות לסוף הפרוייקט. בכל צעד ניתן ללמוד ולזהות מהם הדיוקים שכדאי וצריך לעשות כדי להמשיך הלאה בצורה טובה יותר. זוהי פרקטיקה שצוות הפרוייקט מאמץ לעצמו ומיישם, הן כצוות, והן כבודדים. למשל, להקדיש זמן בפגישות הצוות אחת לפרק זמן לסבב למידות בו כל חבר צוות תורם מניסיונו. השאלות הן פשוט, "מה עבד טוב?", "מה אפשר לשפר?", "מה כדאי להתחיל לעשות? ומה כדאי להפסיק לעשות?" – מה שחשוב הם הסקרנות והעין הפקוחה של כל אחד ואחד.

לסיכום

כמנהל פרויקט או כ PMO בארגון, אלה הן נקודות שכדאי לבחון ולהטמיע בתהליכי תכנון ובקרת הפרויקט. אלה מובאות לכם מתוך ניסיון ועבודה בשטח עם צוותי פרויקטים בארגונים שונים, ויישומם ישפר את ניהול הפרויקט ויפתח ערוץ לשיחה והתבוננות כבסיס לשיפור והצלחה.

נשמח לשמוע מכם על המלצות נוספות: liat@matan-consulting.com