כמה נקודות למחשבה לפני שאתם ניגשים ליישום פתרון טכנולוגי לניהול משאבים
לעיתים קרובות אנחנו נתקלים במצב בו בעיה ארגונית מהותית, הדורשת חשיבה ושינוי תהליכי, מתורגמת על ידי הארגון לבעיה טכנית שמסתכמת בצורך להטמיע כלי טכנולוגי. שיחה כזו עם לקוח, תתחיל במשפט מעין זה: "אני צריך להטמיע פתרון שייתן לי מענה ל… איזה כלי יש לכם?" אלא שכמה שאלות הבהרה יותר מעמיקות והקשבה מדויקת, יובילו בדרך כלל למסקנה שמשהו אחר נמצא בבסיס העניין. זה דורש מהלקוח לקחת שניים-שלושה צעדים לאחור ולהביט על התמונה בראייה רחבה יותר; ייתכן ונדרשת כאן הגדרה של תהליך עבודה ושגרות ניהול, זיהוי מדויק של צורך, או חידוד גבולות. פתרון טכנולוגי בלבד – מוצלח, ידידותי וחדשני ככל שיהיה – לא ייתן את המענה הנדרש, ואף עלול לייצר נזק ותסכול בטווח הארוך.
כל זה נכון באופן כללי לכלים לניהול פרויקטים, אך נכון שבעתיים כאשר מדובר בניהול משאבים. זהו מרכיב סבוך ולכן נקודת ההתחלה כאשר ניגשים לדבר על משאבים היא ראשית כל תהליכית-ארגונית, ואסור להתייחס אליה כאלה אתגר טכנולוגי.
"ארגונים שוגים לחשוב שכלי יכול לפתור בעיות ארגוניות."
ניהול משאבים בפרויקט הוא אחד האתגרים המורכבים ב ניהול פרויקטים. גם ארגונים ותיקים בתחום שמנהלים פרויקטים מתוך בשלות תהליכית, נתקלים כאן בלא מעט קשיים. שימוש בכלי ללא הגדרת מטרות ברורות, מתודולוגיה סדורה ותהליכי עבודה מובנים, לא רק שלא יפתור את הבעיה, הוא אף עלול להחמיר אותה, שכן "כגודל הציפייה, כך גודל האכזבה"; רמת האמון של המשתמשים פוחתת והיכולת להתמודד בסבב הבא עם אותה בעיה שנותרה בעינה, נחלשת. הכלי הטכנולוגי הוא פתרון תומך המביא לידי ביטוי את ההחלטות הארגוניות ותהליכי העבודה, ולא להיפך. כלי הוא אמצעי בלבד, ולא פתרון לבעיה.
במקרים רבים אנו נוכחים לראות שההחלטה לרכוש פתרון כזה או אחר מגיעה מתוך תסכול ותקווה שימצא מזור לכל הבעיות. אנחנו מדגישים, ממליצים ומזמינים אתכם לעצור בנקודה הזו בדיוק, לצאת מרחבת הריקודים שבה מתרחשים האירועים הסוערים ולהתבונן על התמונה מהקומה השנייה לרגע. בואו נתבונן בה יחד.
אז מה כן אפשר לעשות?
ראשית, וודאו שהתהליך אכן מובן והצרכים של כלל המשתמשים ברורים. ניהול משאבים כאמור, הוא תהליך מורכב מאוד, לא כל בעלי העניין משתמשים במינוח "ניהול משאבים" בצורה זהה. מפו את הדרישות, זהו את הפערים והכאבים הקיימים, מהם הדברים הבסיסיים ביותר שהארגון נדרש להם כרגע? על אילו שאלות מהותיות אמור תהליך ניהול המשאבים לענות ולשם מה? לאחר שתבינו את הצורך המשיכו הלאה לנקודה הבאה.
בשלב ראשוני, מאחר וניהול משאבים הוא באמת תהליך בעל רבדים רבים מאוד, אנו מציעים למצות את האפשרויות שכבר קיימות בתוך הארגון. אם הארגון שלכם בשל להתמודד עם ניהול משאבים, הרי שכבר צריכות להיות לכם תוכניות עבודה מהימנות שמייצגות את העבודה שנעשית בארגון. בנוסף, סביר מאוד שיש לכם פתרונות טכנולוגיים כלשהם בארגון, מאקסל ועד SAP, וכל מה שבאמצע. כדאי לבחון שימוש במודולים נוספים או add-ons נוספים לתוכנות שכבר קיימות ומוטמעות בארגון. גם אם בשלב ראשון המענה יהיה חלקי, הרי שאלה מערכות שכבר מוכרות למשתמשים, וניתן יהיה בעזרתם לייצר שינוי קטן כדי לבחון את התוצאות, ולהפיק תובנות שישרתו אתכם להמשך הדרך.
הטמעת פתרון טכנולוגי חדש היא תהליך הסתגלותי שדורש שינוי התנהגותי – לייצר הרגלי עבודה חדשים. הוא מערב תקופה לא מבוטלת של למידה ודורש ניהול, סבלנות, הובלה ופתרון בעיות.
בחנו את עצמכם – מהי רמת הבגרות של תהליך ניהול הפרויקטים שלכם?
ניהול משאבים איכותי יכול להתבצע רק בארגון שמנהל פרויקטים באופן מספיק בשל. אם בסיס ניהול הפרויקטים אצלכם אינו מספיק חזק, הוספת רובד ניהול המשאבים עלולה שלא להביא ערך ולייצר תסכול שכן זהו תהליך שתקורות בצידו. אם בסופו של דבר תתקבל תמונה שגויה שאינה משקפת את המציאות, ההשקעה יורדת לטמיון ועלולה להיווצר התנגדות – הנזק עלול להיות גדול מהתועלת. מהי אם כן נקודה מתאימה? מתי לשקול יציאה לדרך ועל מה לחשוב לפני? הנה מספר נקודות למחשבה. אלה מובאות לכם מתוך ניסיון רב שנים בתחום ועבודה עם מגוון רחב של ארגונים.
נקודה #1 – תוכניות עבודה:
תהליך ניהול משאבים חייב להתבסס על תוכניות עבודה משמעותיות. כאלה שאכן מייצגות את תכולות העבודה האמיתיות, ומשמשות את הפרוייקט. אלה לא תוכניות "לראותן בלבד", אלא כלי עבודה עבור הצוותים.
נקודה #2 – למה? כלי תכנון או כלי בקרה?:
למה ישמש אתכם הפתרון המיועד? האם הוא אמור לתמוך בתהליכי התכנון ולעזור בקבלת החלטות עתידיות ביחס לפרופיל המשאבים והפרויקטים בהמשך, או להוות כלי בקרה על התקדמות משימות של משאבים בפרויקטים? לא כל ניהול משאבים בפרויקט מחייב דיווחי התקדמות, אבל אם בארגון שלכם משאבים ידרשו לפעולה אקטיבית של דיווח זהו כבר כלי בקרה והתהליך דורש רמת דיוק גבוהה והערכות מדוקדקת יותר.
נקודה #3 – השקעה:
תהליך ניהול משאבים, דורש תקורות. האם יש לך ברגע זה את המשאבים המתאימים ותשומת הלב הנדרשת? כדי להטמיע תהליך משמעותי של ניהול משאבים, צריך משאבים. אם אלה אינם זמינים כרגע, כדאי להמתין לרגע המתאים.
נקודה #4 – רזולוציה:
מהי רמת הפירוט הנדרשת לכם? ניהול שמי של משאבים מומלץ רק למשאב קריטי, או למצב שבו יש צורך ארגוני- תפעולי למעקב מדויק שכזה. אחרת, כדאי להסתפק בניהול גנרי. מה שמפחית משמעותית את רמת הסיבוכיות. אם בכל זאת נדרש לכם מעקב שמי, חשוב מאוד להבין קודם מהי התשתית הארגונית לדווחי שעות ולנתח משמעות של חיבור בין הנתונים, אחרת תיווצר לכם כפילות מיותרת.
נקודה #5: המנעו ממלכודת הדבש של "זה נראה טוב":
ארגונים עלולים להשקיע זמן וכסף בכלי צבעוני ומרשים. אלא שאם הנתונים חלקיים ולא עדכניים, אין בסיס לדיון וקבלת החלטות ושוב דרכנו במקום. צאו לדרך עם תהליך רזה, בסיסי ואפילו ידני בשלב ראשון. השיגו תוצאות מהותיות ברמת בשלות ומהימנות מידע גבוהים, ייצרו תובנות חזקות ביחס למשאבים, ועם ההצלחה הזו צאו לדרך בסבב הבא עם כלי מורכב יותר, שישיא עבורכם ערך אמיתי.
ניהול משאבים בפרויקט – סיכום
"ניהול משאבים בפרויקט" דורש השקעה ארגונית! זה מתבטא בתשומת לב ניהולית, הגדרה של תהליך מובנה ומסודר, זמן דיווח של משאבים ומנהלים והקמת מערכת תומכת. בסדר הזה. חשוב להבין לפני שפונים "לכלי טכנולוגי שיפתור את הבעיה", מהי בכלל אותה "בעיה" ומהן ההחלטות שתרצו לקבל בעזרת הכלי. ארגון שיוצא לדרך של יישום פתרון לניהול משאבים בפרויקט, חשוב שיעצור ויבחן את עצמו בראיה מפוכחת; יבחן את רמת המוכנות והבשלות לקראת התהליך, ויבחן האם אכן מיצה את האמצעים הקיימים כדי לענות על השאלות הפתוחות. תהליך מושכל ישיא עבור הארגון ערך וייצר תובנות מועילות שמקדמות אותו. בהצלחה, חברת מתן.
