מחקרים וסקרים המנסים לפענח את הסיבות להבדלים בין פרויקט שהצליח לפרויקט שכשל, מעלים כמעט תמיד בין שלוש הסיבות המובילות את רמת הגיבוי שקיבל הפרוייקט מהנהלת הארגון; הרבה פרויקטים “נופלים בין הכיסאות” כיוון וההנהלה אינה מאמצת את הפרויקט באופן שיעניק את הגיבוי המספק, ואלה הם הפרויקטים שנוטים “להעלם” בין אילוצי תקציב, רעיונות חלופיים ותכנונים שונים. לצערנו, גם הפרויקט החכם והנכון ביותר יכול להיכשל אם אין לו מספיק גיבוי.
בכדי להשיג את אותו הגיבוי כדאי להכיר את “השחקן” במגרש ניהול הפרויקטים, שזהו בדיוק תפקידו: ספונסר הפרויקט. הספונסר הוא ה’סנדק’ של הפרויקט. אותו אדם שפועל לפתור בעיות מול ההנהלה, זה שמסייע בנבכי הפוליטיקה הארגונית כשצריך להניע מהלכים. הוא מי שמציב את האינטרסים של הפרויקט למול עיניו ולמול עיני ההנהלה בכל עת, ופורס את השטיח האדום להתנהלות חלקה של הפרויקט, עד לסיומו.
הספונסר הוא למעשה בעל תפקיד ניהולי בכיר בארגון אשר תומך בפרויקט, כלכלית וניהולית. אפשר לחשוב עליו כעל “אבא” שתמיד נמצא שם לכל בעיה או התייעצות.
אז מיהו בעצם הספונסר?
כשאנחנו אומרים את המילה ‘ספונסר’ בהקשר של פרויקט, אנו נוטים לחשוב על כסף ותקציבים, יש מי שיאמרו ישר “זה שחותם על הצ’ק”. על פי רוב נדמה שהספונסר הוא מי שמממן את הפרויקט ומגיע רק כדי לקבל את התוצאה הסופית בסיום התהליך.
אבל, ב- ניהול פרויקטים, ספונסר הוא בעל תפקיד המשמש כפורס החסות על הפרויקט מטעם ההנהלה. הספונסר הוא זה הנמצא לאורך כל הדרך כדי לגבות את הפרויקט בכל היבט או מצב; הספונסר של הפרויקט יעזור להבטיח שהפרויקט מקבל את המשאבים הנדרשים כשיש חוסר או “תחרות” בתוך הארגון.
הוא איש השיווק והמכירות של הפרויקט בארגון וככזה לוקח חלק בקבלת החלטות מפתח ותקשורת מול בעלי עניין.
תפקידיו של הספונסר במחזור החיים של הפרויקט
ניתן לחלק את תפקידיו של הספונסר לפי מחזור חייו של הפרויקט. לספונסר יש תפקיד בכל אחד מחלקי הפרויקט – משלב התכנון, דרך הביצוע ועד ההשלמה:
תכנון
בשלב התכנון, ספונסר הפרויקט מעורב ותורם לכך שתהיה תוכנית פרויקט ריאלית וברת-מימוש, הן בהיבט המשאבים, והן מבחינת מגבלות הזמן, הציפיות מהפרויקט וההיבטים האסטרטגיים. הספונסר מביא ראייה ארגונית רחבה התורמת לסיכויי הצלחת הפרויקט ומנהל הפרויקט.
ביצוע הפרויקט
בשלב ביצוע הפרויקט, הספונסר זמין לפרויקט ולמנהל הפרויקט כדי לתת משוב למנהל הפרויקט במידת הצורך, לביות עם “יד על הדופק” בהיבט הארגוני ולסייע כאשר מתעוררות בעיות ברמת ההנהלה למשל. הספונסר פועל כמי שמכין את הקרקע לקראת הפרויקט, מוודא שהארגון מבין את הערך בפרוייקט או מזהה פערים במידה ואלה מתחילים לעלות לגבי נחיצות הפרויקט.
סיום הפרויקט
בשלב הסיום הספונסר לוקח חלק בתהליך ההערכה של הפרויקט ותורם ללמידה הארגונים לקראת הפרויקטים הבאים.
עכשיו השאלה היא איפה מוצעים ספונסר כזה? שילווה, יתמוך, יפתור בעיות, ידע לנהל מו”מ, לגשר, וגם איש שיווק מעולה…. נקודה חשובה היא, לרתום את מי שאכן מזדהה עם הפרויקט ומבין את הצורך החשוב שהפרויקט מייצג.
החשיבות של תפקיד הספונסר
עם הבנת החשיבות של תפקיד הספונסר, קשה לעתים למצוא את האיזון הנכון ואת רמת המעורבות האופטימלית שלהם בפרויקט. זה מוביל אותנו לנקודה הבאה.
אחת השאלות שעולות לא פעם בהתייחסות לספונסר היא מערכת היחסים שלו עם מנהל הפרויקט. על פניו, נדמה כי יכולים לצוץ קונפליקטים בין שני הגורמים המשמעותיים האלו, אבל חשוב לזכור שדווקא מערכת יחסים טובה ובריאה בין ספונסר למנהל פרויקט היא מפתח להצלחת הפרויקט כולו!
עבודה בשיתוף פעולה תורמת רבות לכל אחד, ולארגון כולו; הספונסר נותן את התמיכה לפרויקט לאורך כל שלביו ואינו “נעלם” ברגעים חשובים כאשר נדרשים לתמיכתו. מאידך, הוא אינו נדרש לדעת “כל דבר” והוא אינו הדמות האחראית להובלת הפרויקט.
ההשלמה מוצלחת של כל פרויקט
כשמכניסים למערכת היחסים בין שני התפקידים אלמנטים חשובים כמו אמון הדדי, תקשורת פתוחה וכנה, איזון, תיאום ציפיות ופגישות עבודה קבועות, תיווצר מערכת יחסים תורמת, המביאה את הצדדים הטובים ביותר של כל אחד מהתפקידים, וכזו אשר תוביל להשלמה מוצלחת של כל פרויקט.
ובשורה התחתונה, תתרום לכך שעתיד הארגון כולו, אותו עתיד רצוי שהפרויקט שבחרה ההנהלה לבצע, אכן יתממש לטובת כולם. אז לפני שאתם יוצאים לדרך לניהול הפרויקט הבא, וודאו שיש ספונסר לפרויקט. בהצלחה!
