תפקיד ה- PMO – מנקודת מבט יותר אישית
היכולת, והאחריות, של ה- PMO על עיצוב תפקידו בארגון
בשבועות האחרונים ניהלתי מספר שיחות עם ארבעה ארגונים שונים על תפקיד ה- PMO בארגון. אחת מהן היתה במסגרת הרצאה בכנס ICL CAPEX בו היה לעירית קיזלשטיין ולי הכבוד לקחת חלק.
בשיחות הללו עלו נושאים מגוונים וגם משותפים; תחומי האחריות ותפקיד ה- PMO, תרומתו לארגון ברמת הפרוייקט וברמת הפורטפוליו, מידת היוזמה שצריך לגלות PMO ומהו האופי שלה, ומחשבות לגבי קידום התפקיד בארגון. מה שהדהד בעקבות השיחות הללו הוא היכולת והאחריות של ה- PMO עצמו להשפיע ולהוביל את התפקיד, וחשיבות השיתוף בתוך עולם תוכן זה.
כדי לתרום את חלקנו, נמקד הפעם את הזרקור השבועי על תפקיד ה-PMO מנקודת מבטו של ה- PMO עצמו. המאמר הזה אם כן, הוא עבורכם,ן אנשי ה- PMO באשר אתם.
השינוי מגיע מבפנים
אחד ממנהלי הפרויקטים שהשתתף בשיחה, אמר לנו שמבחינתו "ה-PMO הוא הכוון שהולך קדימה. בלי ה- PMO קשה לי לדעת באיזה כיוון אני צריך להתקדם עכשיו, המידע שה- PMO מספק לי ביחס לפרויקט, והתמונה שה- PMO מצייר, הם תשתית חשובה. בלעדיה התמונה שאני רואה מטושטשת."
נדמה לי שזהו תיאור ממצה של המצב הרצוי ואף המצוי בארגונים רבים. הוא משקף את היחס התורם והבונה בין מנהל הפרויקט וה- PMO, היחס שכדאי לשאוף אליו. התיאור הזה חשוב ומתאים במיוחד לאור התמורות שחלו בעולם העבודה בשנים האחרונות; קצב שינויים גבוה, השפעה טכנולוגית משמעותית, צורך בגמישות ותגובה מהירה. כל אלה מחייבים את מנהל הפרוייקט למיקוד תשומת הלב בעשייה, לעסוק לא מעט בתקשורת וניהול בעלי עניין, וכדי להצליח באלה נדרש בסיס תשתיתי חזק – תהליכי, ארגוני וטכנולוגי. ובדיוק את אלה יכול ביעילות לספק PMO .
בעולם הזה לא רק שהארגון והשוק משתנים, גם ה- PMO נדרש להשתנות, ולהתאים לצרכי הארגון, ול- PMO עצמו חלק משמעותי בהובלת השינוי הזה.
נקודות למחשבה
שינוי הוא תהליך. וכבר דיברנו כאן בעבר על התנגדות לשינוי ודרכים להתמודדות. את השינוי צריך להוביל, וה- PMO עצמו הוא מי שנדרש להוביל בדרך להבניית מסלול תורם ומועיל. כמה נקודות לתשומת ליבכם מניסיונם של PMO שונים בשטח:
- להיות הדובר של עצמך – אחת מהנקודות החשובות שעלו בשיחות מול מנהלי פרויקטים ו- PMO, היא מודעות וחשיפה. ישנם מנהלי פרויקטים שאינם מכירים את סט הכלים הרחב שמביא ה- PMO, או שהם מכירים צורת עבודה מסוימת ורגילים אליה מבלי לדעת שאפשר אחרת, וטוב יותר. כדי לדרוש ולהבנות קשר ומערכת יחסים פורה כפי שתיארנו קודם, של שיתוף והכוונה, צריך ה- PMO לא רק לדלוור את התכולות אלא גם להבטיח שהשותפים ובעלי העניין מכירים את קשת התפקידים והיכולות. ברגע שיחשפו לאפשרויות ויהיו מודעים לתחומי הפעילות, הם גם יוכלו להיות מדויקים ויעילים יותר בהגדרת הצורך. האחריות על הובלת תהליך זה היא של ה- PMO עצמו.
- לראות קדימה ולהוביל שינוי – בגישה המסורתית של גוף ה- PMO, תהליכים ותקנים היו התשתית המשמעותית, מה שהיום עלול להוות אבן נגף לתהליכי שינוי; בעולם של טרנספורמציה וזריזות, נדרשת פתיחות ותגובה מהירה, וה- PMO הארגוני צריך להיות בחזית התהליך, ולכך חשוב מאוד להתחבר, גם אם יש עדיין התבוננות מסורתית וצורך בתפקיד ה- PMO כגוף אדמיניסטרטיבי או מערכת תומכת. PMO בעולם הדינאמי של היום צריך לסייע לארגון על ידי התמקדות בצרכי הלקוח והתאמה של הפרויקט אליהם, בעזרת תשתית מדידה מתאימה וחיבור לאסטרטגיה הארגונית. אלה הם עקרונות שצריכים להשתלב בעבודת ה- PMO.
- להיות סקרן – אחת הנקודות החשובות בהקשר של פרויקטים היא הבנת הצורך. הפרויקט הוא שינוי רצוי שמקדם את הארגון, והבנת המטרות וה- "למה" שמאחורי המיזם, היא חיבור חשוב בין הארגון המוביל את הפרויקט ולקוחות הפרויקט (פנימיים או חיצוניים). PMO שחותר להבנה עמוקה יותר, שואל שאלות ומתעקש להבין את ההקשר, הוא PMO שיסייע בהמשך הדרך בצורה טובה יותר לבעלי העניין של הפרוייקט לקבל החלטות ולנווט את הפרויקט לכיוון רצוי. החיבור בין ראיה אסטרטגית בוחנת, וראיה טקטית ממוקדת, הוא נקודת חוזק שמביא ה- PMO והיא נתבך חשוב בהצלחת הפרויקט.
- לרתום את הטכנולוגיה – טכנולוגיה היא חלק מהמשחק. בעולם של גידול אקספוננציאלי בכמות הנתונים, אין דרך אחרת לעבד מידע באופן יעיל. PMO כפונקציה מקצועית, נמצא בדיוק במקום הנכון כדי לייצר בעזרת טכנולוגיה מתאימה, תשתית העונה על צרכי הארגון באופן שיקדם את ניהול הפרויקטים בכיוון הנכון.
- להקשיב ולחבר את החלקים – PMO עובד מול ממשקים רבים ובעלי עניין שונים, ולכל אחד נקודת מבט משלו, ותשומת לב לפרטים שונים, מעבר לתחומי האחריות הברורים והפורמאליים. חשוב להקשיב לכל אלה, לאסוף את הפרטים לכדי תמונה, ולנתח את המשמעויות בנקודות המתאימות. היכולת להקשיב ולאסוף רשמים מגורמים שונים, תוך אינטגרציה לכדי תמונה אחת, היא יכולת חשובה ותורמת.
תפקיד ה- PMO בארגון לסיכום
כדי להגיב כראוי לשיבוש הדיגיטלי שכולנו חווים בעולם, זריזות ארגונית היא צורך השעה. ה-PMO יכול להיות מפתח חשוב ומבדל בתהליך הזה ולייצר מסגרת גמישה המטפחת תגובה מהירה ופתיחות, תוך בניית תשתית וכלים תומכים.
בעולם המשובש של היום, PMO צריך להוביל לא רק את הארגון אל העתיד הרצוי דרך מימוש הפרויקטים בצורה המיטבית, אלא לחשוב בצורה פרגמטית ולאמץ נקודות מבט ופרקטיקות חדשות בתוך מסגרת התפקיד. זה דורש למידה עצמאית, מהירות תגובה, שיתוף והקשבה, ושימוש מושכל בטכנולוגיה. האחריות על רתימת המשאבים ותשומת הלב הארגונית לכך, גם היא חלק מתפקידו של ה- PMO.
מאחלים לכולכם.ן הצלחה בהמשך הדרך, ונשמח לשמוע על המסע שלכם.ן
נכתב ע"י ליאת לנדסמן, שותפה ומנהלת פיתוח עסקי בחברת מתן
