PMO או משרד ניהול הפרויקטים – תפקיד שהתבסס בארגונים בעשורים האחרונים, כמי שמסייעים ומובילים מצוינות ארגונית בניהול הפרויקטים. כבר כתבנו כאן לא אחת על חשיבות התפקיד ותרומתו לארגון (כאן), ואיך לזהות את הנקודה בה כדאי לארגון להקים פונקציה כזו (כאן), אבל הפעם בחרנו לחזור לנקודת ההתחלה ולפרוס את בפניכם את קשת התפקידים שמבצע ה PMO ולעזור לרבים שפנו אלינו בשאלה "מה צריך לעשות PMO מצליח?"
אז נדגיש ונאמר כבר בהתחלה, אין "נכון" ו "לא נכון". יש מגוון אפשרויות ומרחב של תפקידים. אומנות היא, אם תרצו, לדעת לבנות שילוב נכון בין המשאבים העומדים לרשותנו, וצרכי הארגון. בכתבה נפרוס מחד את האפשרויות והגוונים, ומאידך ננסה לנווט ולתת סימנים, כדי שכל מי שנמצא בנקודת ההחלטה, יוכל "להרכיב" משרד פרוייקטים שישיא ערך לארגון.
חלק מהסביבה הארגונית בה הוא מתקיים
על מנת שמשרד ניהול הפרויקטים יפעל באופן מיטבי, הוא צריך להיות מותאם לסביבה הארגונית בה הוא פועל. כלומר, גורם הצלחה קריטי עבור PMO הוא מידת ההתאמה בין השירותים אותם הוא מציע, הבגרות הארגונית בתחום ניהול פרויקטים בפרט והארגון בכלל. PMO מוצלח יציע מגוון שירותים רלוונטיים, שיחידות עסקיות יכולות ורוצות להסתמך עליהם פעם אחר פעם. משמעות הדבר היא כי שירותי ה PMO נבנים בהדרגה. כאשר PMO מתחיל להגדיר את מטרותיו, הוא צריך לשקול אילו שירותים הוא יציע, ומתי להציע שירותים אלה.
תחומי האחריות של יחידת ה- PMO
PMO היא יחידה ארגונית המלווה באופן מרכזי את הפרויקטים בתוך חברה או מחלקה. ה- PMO הוא "ספק שירות" פנים ארגוני, שמטרתו לתת לבעלי העניין תשתית שתאפשר להם שליטה מלאה על כלל הפרויקטים. ככזה, PMO נוגע בתהליכים ותחומים הקשורים בבקרה וניתוח נתונים, אולם מטרתו העיקרית היא יצירת אמון בכל הנוגע לפרויקטים בארגון, על מנת להבטיח מקסימום סיכויי הצלחה, ושביעות רצון גבוהה של בעלי העניין.
דרך אחת לבחון את תחומי הפעילות של ה PMO, היא דרך מודל הקשתות – המציע שלוש נקודות התבוננות: תפקידים, תחומים ושלבים.
1) קשת תפקידים: נקודה זו בוחנת את התפקיד המוביל שימלא ה PMO. הדגש יוכל להיות בעשייה בפועל של פעילויות תכנון, ניהול ובקרה, באופן שמשחרר את מנהל הפרוייקט לפעול בתחומים אחרים. בר סמכא מקצועי ומרכז ידע הנותן שירותים מלווים וניהול מערכות, או ניהולי, המקבל אחריות ישירה על משאבים ופרויקטים, מגדיר מדיניות ומנחיל אותה לצוותים.
2) קשת תחומים: בחינת תחום או תחומי ידע (בהתבסס על עשרת תחומים הידע של ה PMBOK) שבהם יתמקד משרד הפרויקטים; למשל, לוחות זמנים, תקציב, סיכונים, משאבים, רכש, אינטגרציה, תקשורת.
3) קשת שלבים (במחזור חיי הפרויקט): הגדרת השלבים בפרוייקט בהם ישתלב ה- PMO. האם הוא ילווה את הפרויקטים למן שלב הרעיון ועד לסגירה? או שה- PMO יתמקד בשלב התכנון והבקרה? מהו הצורך הארגוני על פיו נכון למקד את תשומת הלב של משרד הפרויקטים?
דרך שלוש הקשתות, מציע המודל לבדוק היטב את צרכי הארגון ולמקד את משרד הפרויקטים באותם תפקידים, תחומים ושלבים שישיאו ערך לארגון. זהו כלי לבחינה והגדרה שיסייע לאפיין את גבולות הפעולה.
על ארבעה טיפוסים – תמונה מהשטח
מניסיוננו רב השנים בתחום ניהול הפרויקטים, ומתוך היכרות מעמיקה של השטח, אפיינו לאורך השנים ארבעה "אבי טיפוס", למשרד PMO כפי שהם באים לידי ביטוי בארגונים שונים. אלה משתלבים בארגונים בעוצמות שונות, לפי צרכי הארגון ואופי הפרויקטים:
האסטרטגי: משרד PMO המסייע לייצר תאימות בין עבודת הפרויקט לאסטרטגיה הארגונית, תוך התמקדות בסיווג, בחירה ותיעדוף פרוייקטים, ובמקרים מסוימים, אף עצירה של פרוייקטים שנמצאים בביצוע לטובת התמקדות בפרויקטים אחרים שתועדפו גבוה יותר (להרחבה). המיקוד הוא בניהול פורטפוליו הפרויקטים, תכנון ארוך טווח ומשאבים קריטיים. כאן נדרש מבט כולל על יעדי הארגון והפרויקטים.
המתכלל: ניהול בסביבה מרובת פרויקטים הדורשת תיאום וניהול ממשקים בין פרויקטים ותחומים. כאן נדרשת תשתית איתנה לניהול נתונים וסנכרון בין מקורות שונים, תיעדוף, וזיהוי פערים. החלטות לגבי משאבים, הן נקודה משמעותית, כתוצאה מתלות הדדית בין פרויקטים. PMO כזה, יפעל לייצר תמונת מצב אינטגרטיבית. נדרשת כאן שליטה בזרימת המידע המתכלל, הבנת יחסי תלות בין פרוייקטים, והכרה טובה של מועדי מסירה בפרויקטים שונים.
הפרויקטאלי: תמיכה הלכה למעשה בפרויקטים. כלומר, ה PMO כגוף פועל בפרויקט עצמו; אחריות על תהליכי ותוצרי תכנון, הובלת פגישות בפרויקטים, הובלת מאמצי הקטנת סיכונים, ניהול תהליכי הערכת סיכונים ותקשורת, וחיבור חזק ל"שטח" ולצוותים כדי להבין את תמונת המצב.
המאמן: גורם מקצועי מכוון הפועל כמנחה, מלווה או מאמן, על מנת להנחיל ידע וכלים לכלל אלה הפועלים בתחום הפרויקטים בארגון, בכדי לפתח צוות שפועל בשטח במקצועיות: בחירה ואספקת שיטות, מפגשי העשרה, הגדרה ומפרט של תהליכים, יצירת מדריכים, בחירה ותפעול של כלים מתאימים, שמירה על מאגרי ידע. ה- PMO כמי שמספק הכשרה וטיפוח של כלל הגורמים הפועלים בתחום, ומסייע להם בהתלבטויות ואתגרים בעבודה היומיומית.
צידה לדרך
כפי שאמרנו מראש, אין תשובה אחת נכונה. שילובים והתאמות הם חלק מהעניין – עולם "היברידי". לפני שנסיים, ריכזנו חמישה עקרונות שכל משרד PMO חשוב יבחן את עצמו לאורם, על מנת להיות שותף חשוב ותורם בסביבה הארגונית בה הוא פועל על מכלול התפקידים שיחליט לאמץ:
התרבות הארגונית. מבנה משרד הפרויקטים והמתודולוגיה מתאימים לתרבות הארגון ותומכים בה (להרחבה). למשל, ארגונים המגיבים היטב לתהליך קפדני ומובנה, לעומת אלה שבהם הוא נתפס כעול מיותר. אי-התאמה תרבותית יכולה לייצר תרעומת ועלולה שלא לקבל את תמיכת ההנהלה.
תקשורת! משרד הפרויקטים חייב לייצר לעצמו ערוצי תקשורת קבועים עם בעלי העניין השונים, חברי הצוות וההנהלה, ולהתנהל מול כל אלה בשקיפות ושיתוף – גם בהצלחות וגם באתגרים ובקשיים. בסיס חשוב ליצירת האמון הנדרש.
ערך. PMO פעיל ותורם הוא שותף מהימן ורצוי. חשוב לתכנן את מסלול הערך של ה PMO מול כלל הארגון, גם במקומות בהם פרויקטים נידחים או רעיונות אינם מקודמים, יכול ה- PMO לסייע ולהביא ערך לארגון, ואת הפעולות הללו ניתן להוסיף לתפקידי ה- PMO בשלבי קדם הפרויקט למשל.
משוב. לאסוף באופן קבוע, רשמי ובלתי רשמי. אלה יסייעו לייצר תובנות ולהגדיל את מרחב הפעולה והערך. זהו בסיס להתפתחות קבועה הנדרשת ל PMO, דרך לזהות את מידת הבגרות הארגונית והצרכים המשתנים, לזהות איפה נכון להיות בכל קשת, ובסופו של דבר להמשיך ולהיות רלוונטיים.
נתונים. כמו שמפרסמת בימינו הלישכה המרכזית לסטטיסטיקה, "נתונים הם א'-ב' לפני כל החלטה." חשוב לשמור על נתונים מעודכנים, ותהליכים תומכים בהתאם. בעלי העניין צריכים לגשת לנתונים הללו בקלות ולהבין אותם. זהו מיקוד המחזק את משרד ה PMO וממצב אותו כמשמעותי ותורם.
תפקיד ה- PMO לסיכום
פונקציית ה PMO משתנה בהתאם לדרישות הארגון ויעדיו, וממשיכה להשתנות ולהתפתח בתוך אותו ארגון לאורך זמן. מחקרים מראים כי כיום מרבית זמנו של ה- PMO מושקע ביצירת אחידות בתהליכים ובכלים, תוך ליווי ומימוש ברמת הפרויקטים, וכבר רואים תהליך שינוי לכיוון מיקוד אסטרטגי. נמשיך לעקוב אחר המגמות והעדכונים, ולשתף אתכם בתובנות וחידושים.
