כך תרתמו את בעלי העניין בארגון לטובת הצלחת הפרויקט שלכם

יצירת מעורבות בעלי עניין לאורך הפרויקט

כמי שעוסק בניהול פרויקטים, אתם וודאי מודעים לקשר שיש לבעלי עניין בארגון להצלחת הפרויקט. צוות פרויקט רתום ומחויב, או פרויקט מתקתק, לא יעזרו אם אנשים חזקים בעלי סמכות בארגון לא יתמכו בפרויקט. אכן, סקרים ומחקרים מראים כי לא מעט פרויקטים נכשלים כיוון שלא נוצרה תמיכה של בעלי העניין בפרויקט. מעורבות גבוהה היא קריטית להשלמתו המוצלחת של הפרויקט.

לייצר מעורבות בקרב בעלי עניין בפרוייקט – מפתח להצלחה

טכניקה שתוכל לעזור לכם לעורר מעורבות חיובית בקרב בעלי העניין בארגון נקראת טכניקת כוח-עניין, ולה שלושה שלבים: זיהוי, תיעדוף ויצירת מעורבות, והיא ממוקדת בבעלי העניין החשובים ביותר. אם תשלבו את הטכניקה ככלי עבודה במהלך ניהול הפרויקט, תראו במהרה השפעה חיובית משמעותית על הפרויקט. איך עושים זאת? המאמר הבא ילווה אתכם שלב אחר שלב.

שלב 1: זיהוי בעלי העניין

בשלב הראשון עליכם לזהות את כל בעלי העניין בארגון שהם בעלי השפעה על הפרויקט. לצורך הבהירות נגדיר בעלי עניין: כל אדם שיכול להשפיע או להיות מושפע מתוצאות הפרויקט. אותם בעלי עניין יכולים להיות בעלי השפעה חיובית, אך גם שלילית; ישנם בעלי עניין עם אג'נדות שונות ורמות שונות של כוח בתוך הארגון. חלקם אולי תומכים ומעוניינים בהצלחת הפרויקט, אך ישנם  אלה שיתכן ויש להם אינטרס כלשהו שהפרויקט ייכשל.

בשלב הזה, עליכם לחשוב יחד עם צוות הפרויקט, לבצע סיעור מוחות ומיפוי; צרו רשימה של כל מי שיכולה להיות לו השפעה על הפרויקט, לחיוב או לשלילה. אין אלגוריתם מדויק או נוסחה – מדובר על מאמץ שיתופי שלכם ושל הצוות. אחרי שהרשימה בידיכם, עליכם לשבץ כל אדם ברשימה לתוך טבלת מיפוי המתייחסת לרמות כוח ועניין בפרויקט. ישנן ארבע קטגוריות:

שלב 2: תיעדוף בעלי העניין

בשלב השני, עליכם לקחת את רשימת בעלי העניין שסיווגתם, ולהתייחס לקטגוריה הראשונה בלבד: עניין גבוה והרבה כוח. זו הקבוצה החשובה ביותר שיש לשמור קרוב, כיוון שהיא מורכבת מבעלי עניין שיש להם השפעה רבה וגם אינטרס גבוה בנוגע לפרויקט, בין אם זהו אינטרס חיובי או שלילי. אלו האנשים שיכולים לשנות את תוצאות הפרויקט, ולכן בהם עליכם למקד את המאמצים ותשומת הלב! אם תצליחו לרתום את הקבוצה הזו לצד שלכם, ולהיות מתואמים איתם – הגדלתם בצורה משמעותית את סיכויי ההצלחה של הפרויקט.

את הקבוצה הזו יש לתעדף לפי חמישה פרמטרים חדשים, המתייחסים לעמדתם לפרויקט:

• מובילים: אנשים שהם לא רק בעד הפרויקט, אלא פעילים למענו, ומשקיעים מזמנם בקידומו.
• מתנגדים: אנשים שאינם חפצים בפרויקט, ומזהים בו חסרונות.
• תומכים: אנשים שהם בעד הפרויקט ומכירים ביתרונותיו.
• לא מודעים: מי שככל אינם מכירים את הפרויקט וטרם גיבשו עמדה.
• ניטרליים: אמנם הפרויקט ישפיע על אלו בצורה ישירה ומשמעותית, אך הם מקבלים אותו באדישות. הוא אינו משפר אך גם אינו מפריע, או שבעת הזו הם בחרו "להתעלם" מהפרויקט.

יש לשבץ כל אחד מבעלי העניין פעמיים: ראשית במקום בו אתם מעריכים שהם נמצאים היום ביחס לעמדתם לפרויקט, ושנית המקום בו תרצו לראות אותם בסוף התהליך. למשל, אם אחד מבעלי העניין מתנגד היום לפרויקט, נרצה לשנות את הגישה שלו לחיובית, להגביר מעורבות ולעזור לו להכיר ביתרונות הפרויקט. יתכן ונרצה לראות אותו כתומך, ואולי אין לכך סיכוי ולכן המטרה היא שיעבור מ'מתנגד' ל-'נטרלי'.

שלב 3: יצירת מעורבות

אחרי שזיהיתם ותיעדפתם את בעלי העניין, ניגש לשלב החשוב ביותר – יצירת מעורבות. בשלב זה עליכם להכין תכנית מעשית הממוקדת ביצירת מעורבות עבור כלאחד מהאנשים.
התוכנית תפרט עבור כל בעל עניין, דרכי פעולה שיסייעו לכם להעביר אותו מעמדתו היום, לזו העתידית בה אתם מעוניינים. לדוגמא, מפגש של אותו בעל עניין עם בעל עניין מוביל או תומך,
העברת מידע לגבי הפרויקט, שליחת אב-טיפוס של המוצר ובקשת משוב, גיוס בעל העניין כמומחה מייעץ בנוגע לאספקטים מסוימים של הפרויקט או עזרה בסגירת פערים, וסיעור מוחות.

כל הטכניקות האלו, ואחרות, מטרתן להביא את בעל העניין לכדי מעורבות בפרויקט: לקדם את ההיכרות שלו עם הפרויקט, ועם יתרונות הפרויקט הרלוונטיים. כל זאת בתקווה שאלה ישפרו
את עמדתו לגבי הפרויקט, או לפחות יתנו למי שמעורב ב ניהול הפרוייקטים יכולת טובה להעריך את מידת ההתנגדות והסיכון מבעל עניין זה ולפעול למולה.

כדי להוציא את התוכניות לפועל עבור כל אחד מבעלי העניין בקבוצה קריטית זו, מומלץ לחלק את האחריות בין חברי צוות הפרוייקט; כל חבר צוות "יאמץ" בעל עניין תחת אחריותו, וידאג ליישום
תכנית המעורבות; יתאם פגישות, יספק עדכונים, וידאג לקשר השוטף, תוך הפעלת כל הגורמים הנדרשים.

מה לגבי שאר הקבוצות? גם הן חשובות ויש לחזור ולבחון אותן לאורך הפרויקט, ולוודא כי לא השתנו יחסי כוח – עניין, והתווספו, או נגרעו, בעלי עניין מהקבוצה הראשונה. אפשר גם לפעול בצורה
מינורית יותר מולם, לגייס את חלקם לתוכנית המעורבות ככל שהדבר בעל ערך. אולם הקבוצה הראשונה היא החשובה ולכן בה יש למקד את מרבית תשומת הלב.

זה לא נגמר פה: עקבו אחר התכנית, והתוצאות יגיעו בהתאם

יצירת מעורבות אצל בעלי עניין תעבוד רק אם היישום יהיה עקבי. לכן, התכנית לא נגמרת פה; יש להתעדכן כל הזמן מול חברי הצוות לגבי ההתקדמות, ולנתח יחד את המידע שנאסף מבעלי העניין.

בדיוק כשם שבפגישות סטאטוס פרויקט עוקבים אחרי לו"ז הפרויקט, שלבו עדכון לגבי בעלי עניין – כך תוכלו לוודא שתוכנית המעורבות מיושמת, לקבל התראות מוקדמות ולפעול בצורה יעילה.

שיטה זו תעזור לכם לאסוף מידע מבעלי העניין החשובים, ולהעביר אליהם מידע שרלוונטי עבורם. כך תוכלו להסיר מחסומים בדרך להצלחת הפרויקט.

זכרו – בעלי עניין הם חלק בלתי נפרד מהצלחת הפרויקט, ותרצו להימנע מכך שאלה שיעמדו בדרכם. פעלו על מנת לרתום אותם לפרויקט, ונהלו את מעורבותם לאורך הפרויקט כולו!