החשיבות שבניהול פרוייקטים

בחברת מתן אנחנו עוסקים בעולם הפרויקטים כבר למעלה מ 25 שנים. המומחים שלנו מלווים ארגונים בתחומי ידע הקשורים בניהול פרויקטים; הגדרה והטמעה של תהליכים, מתודולוגיות וכלים תומכים. לאור זאת, הייתי מצפה מעצמי להיות מאוד מהירה בתשובה תמציתית לשאלה שנשאלתי השבוע בפגישה עם יזם צעיר שביקש את עזרתי:

"מה זה בעצם אומר ניהול פרויקטים? ולמה זה חשוב?"

דווקא ההיקף, הניסיון הרב והעומק שיש בתחום האהוב הזה, הקשו עלי לבחור את התשובה. ההתלהבות שהפגנתי בניסיון לענות ביעילות, הבהירו לי שהשאלה הלכאורה פשוטה, מעלה מחשבות שכדאי לחלוק.

מה זה בכלל  ניהול פרוייקטים

מה זה "ניהול פרוייקטים"? מדגם אקראי ולא מייצג העלה תשובות כמו "המדע של הובלת מאמץ הפרויקט עד לסיומו", "תחום המתייחס להוצאה לפועל של מיזמיים תוך שימוש במשאבים נתונים", "לדעת לתאם בין כל הגורמים באופן שיביא את הפרויקט לסיום מוצלח."

הגדרת ה- PMBOK לניהול פרוייקטים היא זו:

ניהול פרויקטים היא דיסציפלינה של ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה של עבודה שמבצע צוות, כדי להשיג מטרות ספציפיות ולעמוד בקריטריונים מוגדרים להצלחה.

זהו יישום של ידע, מיומנויות, כלים וטכניקות ביחס לפעילויות הפרויקט כדי לעמוד בדרישות הפרויקט.

שני חלקים להגדרה:

• הראשון מחלק את הפרויקט לשלביו ומבהיר כי ניהול פרויקט הוא תהליך שיתופי וממוקד מטרה שיש להוביל מקצה לקצה.
• השני מחדד כי יש גורם מיישם ולגביו קיימים שני היבטים חשובים: האחד, אותו גורם צריך להפעיל סט יכולות. והשני, אותו גורם חייב להכיר את דרישות הפרוייקט.

היכולות:

מנהל הפרויקט מוביל את המאמץ מנקודת ההתחלה ועד לסיום הפרויקט, מקצה לקצה. ככזה נדרש מנהל הפרוייקט לסט מיומניות וידע. אלה יכללו בין היתר טיפול בנושאים פורמאליים כמו ניהול לוחות זמנים ותקציב, הגדרת יעדים, מסמכי דרישות, ניהול סיכונים ותהליכי רכש. וכן נושאים רבים שאינם פורמאליים כמו מוטיבציה של צוות הפרוייקט, טיפול בחששות וספקות של בעלי עניין, למשל כאשר עולות דרישות חדשות או כאשר משך הזמן לביצוע פעולות מתארך מעבר לתכנון, וניהול התקשורת מול ההנהלה. על אלה דיברנו בהרחבה במאמרים קודמים שהתייחסו למנהל הפרויקט כמנהיג ופירטנו מהן המיומנויות הנדרשות.

הדרישות:

מערך תנאים שיש להשלים על מנת לסיים את הפרוייקט בהצלחה. תנאים אלו מתועדים בתחילת הפרויקט (שלב הייזום), לאחר הבנת הצרכים והציפיות של הלקוח ובעלי העניין השונים.

דרישות הפרויקט יכולות להתייחס למגוון רחב של נושאים למן תכונות התוצר עצמו וצורת פעולתו, תהליך המסירה בתום הפרוייקט כמו למשל אחריות, ליווי ותמיכה, או סוגיות עסקיות שונות המתייחסות לאילוצי זמן, אילוצים לוגיסטיים או ארגוניים. את כל אלה חשוב מאוד להכיר ולדייק. הם עשויים להיות מפתח קריטי להצלחתו של מנהל הפרוייקט.

מדוע ניהול פרוייקטים הוא תחום חשוב

כל פרויקט הוא ייחודי וטומן בחובו מידה מסוימת של סיכון. גם אם הפרוייקט המדובר הוא למשל הקמה של בניין מגורים נוסף בשכונה שכבר בנינו בה שלושה בניינים בהצלחה, הרי שהפרויקט החדש הוא במיקום פיזי אחר, אולי הוא מתבצע עם קבלנים אחרים ואולי מנהל הפרוייקט התחלף. ללא תהליכי ניהול פרויקטים סדורים המאפשרים לנו ארגון ובקרה, הדברים יכולים להפוך לכאוטיים, גם בפרויקטים ברמת סיכון לכאורה נמוכה.

דיסציפלינת ניהול פרוייקטים היא בבחינת הדרך אשר "חכמה יותר מן ההולכים בה." היא מציעה שיטות עבודה מומלצות לניהול פרויקט המאפשרות לייצר בהירות לגבי יעדי הפרויקט, לייצר תוכניות יישום כבסיס לסנכרון ותיאום, להפחית סיכונים ולספק בסופו של דבר תוצר איכותי בזמן ובתקציב.

בעזרת תהליכי ניהול פרויקט ניתן גם להשפיע לטובה על שביעות הרצון של הלקוחות, להניע את חברי הצוות ולהפוך את בעלי העניין לשותפים תומכים לדרך.

הנה מספר יתרונות לשימוש בתהליכי ניהול פרוייקטים:

חסכון במשאבים | תכנון הוא תהליך משמעותי בניהול פרויקט, ותכנון נכון עוזר לנו להגביר את הסיכוי למסור תוצר שעומד באילוצי זמן, תקציב ואיכות נדרשים. מתודולוגיות ניהול פרוייקטים עוזרות לנו למפות את הצעדים השונים לאורך הדרך כבר בשלב ראשוני ולהיערך בהתאם תוך מימוש יעיל של המשאבים העומדים לרשות הפרויקט. זה לא אומר שנצליח להתחמק מכל המהמורות לאורך הדרך, אבל לכשיתקל בהן צוות הפרוייקט הוא יהיה מוכן יותר ויעיל יותר בתגובה אליהן.

שיתוף פעולה יעיל | עבודה משותפת היא בסיס לכל פרויקט. אך שיתוף ועבודה מסונכרנת הן מיומנויות שלא קל להגיע אליהן. ניהול פרויקט יעיל מאפשר לצמצם חיכוכים ולפשט את המורכבות המובנית שמוכתבת בפרויקט; מאמץ שדורש תיאום ושיתוף פעולה בין גורמים רבים. בעזרת ניהול פרויקט מאורגן ומובנה, המבוסס על תקשורת פתוחה, שקיפות ושיתוף, קל יותר להגיע לקולבורציה יעילה בין כלל הגורמים.

יכולת לחזור על ההצלחות | ניהול פרויקטים מאפשר, תוך התבססות על שיטות עבודה מומלצות ומותאמות לארגון, להגיע לרמת ביצועים גבוהה בפרויקטים לא כהצלחה חד פעמית, אלא כתהליך חזרתי שהארגון יכול ללמוד ממנו בכל פעם ואף להשתפר בו.  על ידי שימוש בנתונים ובלמידה מפרויקטים קודמים, ניתן לאתר חוזקות ונקודות לחיזוק, ולהעלות את סיכויי ההצלחה בפרויקטים.

החשיבות שבניהול פרוייקטים – לסיכום

אולי במבט ראשון המחשבה על תהליכי תכנון, בקרה וניהול נראים מיותרים. אבל זו בדיוק הנקודה, החשיבה המוקדמת, התכנון וההיערכות, מאפשרים לצוות הפרוייקט לנוע במהירות בנקודות הקריטיות לאורך הפרוייקט, ולהיות גמישים בלי להתפשר על איכות התוצרים.

"התוכנית חסרת ערך, אך התכנון הוא הכל" אמר הגנרל ונשיא ארצות הברית דווייט אייזנהאואר. ובכך אולי טמון הכל; תהליכי ניהול הפרוייקט מובילים את מנהל הפרויקט והצוות כולו באופן נכון לקראת העשייה עצמה תוך הכרת הדרישות ופרטי הפרטים של התוכנית לא רק ברמת "מה עושים" אלא גם תוך הבנת ה- "למה".

המגמה בארגונים בשנים האחרונות מראה שעולם הפרויקטים הולך ומתחזק וסקרים מעידים על כך שהמגמה טרם מיצתה את עצמה. אנחנו פוגשים יותר ויותר בעלי תפקידים המוגדרים כמנהלי פרוייקטים או עוסקים בכך בפועל ללא הגדרת התפקיד. מנהלי פרויקטים הם הגיבורים של הסיפור הזה, לא תמיד גיבורים מוכרים. הם אלה שמובילים את התהליך, מגבשים את הצוות, אחראים לתקשורת וגם לשיווק הרעיון שבעצם הפרויקט מול הנהלת הארגון. ניהול פרוייקטים היא הדרך שעוזרת לכל זה להתנהל בצורה יעילה. ישנן שיטות שונות ל ניהול פרויקטים והסמכות שונות. כל ארגון מתאים את הדרך לצרכים שלו ולתרבות הארגונית שלו, דבר אחד משותף בסופו של עניין לכולם: יש הכרה של החשיבות שבניהול פרוייקטים ובתרומת התהליך להצלחת הארגון.