הכל על אמנת הפרויקט

על פי ההגדרה במילון: "אֲמָנָה: בְּרִית, חוֹזֵה הִתְקַשְּׁרוּת." כלומר, אמנה היא הסכם. כזה הנחתם דרך כלל בין מדינות או ארגונים. חוזה המחייב את החותמים.

מהי אם כן, אמנת הפרויקט? מה מאשרים, ובין מי למי נחתם ההסכם?

אמנת הפרויקט, או מסמך הייזום ((Project Charter הוא מסמך רשמי ובדרך כלל קצר ותמציתי, אך חשוב מאוד בחיי הפרוייקט. למעשה אמנת הפרוייקט מתארת לראשונה את הפרויקט כולו ומגדירה את ההיבטים החשובים הקשורים בו.

בנוסף להגדרת המיזם לראשונה והצגת מהות הפרויקט, כדאי לשים לב כי זהו מעין מסמך שיווקי-פנימי, שכן הוא מציג את המייזם לבעלי עניין וההנהלה במטרה "למכור" להם את הרעיון ולקבל את אישורם.

המסמך אמור לענות על שלוש שאלות בסיסיות: מהי מהות הפרויקט? מהם היעדים שהפרויקט מבקש להשיג? וכיצד יושגו היעדים הללו?

זהו מרכיב חיוני בכל פרויקט, והוא משמש לסנכרון כלל בעלי העניין לאורך מחזור חיי הפרויקט כולו כדי לוודא שהעבודה שנעשית בפרויקט תואמת את המטרות שאושרו.

התהליך

כל פרויקט מתחיל ברעיון, ולא כל רעיון מבשיל לפרויקט.

מסמך הייזום הוא שלב המעבר אשר בוחן את בשלות הרעיון, הרלוונטיות שלו לארגון והיכולת של הארגון לתמוך במימושו. המסמך מייצר מיקוד בדרך אל האישור, וכמובן שגם מייצר מסננת שכן רעיונות שאינם תואמים את מטרות הארגון או שאינם בשלים מספיק, נפסלים.

תהליך העבודה כולל למעשה את הכנת המסמך על ידי מי שיוזם את הרעיון, הצגתו להנהלת הארגון לצורך אישורו, ובמידה והמיזם מאושר, מזוהה הספונסר של הפרויקט אשר חותם עליו מטעם הנהלת הארגון וכן ממונה מנהל פרויקט, שכן אישור המייזם מסמן בצורה פורמאלי שהרעיון עולה שלב, והופך לפרויקט.

תכולת מסמך הייזום

המסמך אמור להיות קצר ותמציתי, ועם זאת לתאר בצורה מקיפה את המיזם שאותו מבקש היוזם לאשר לכדי פרויקט. נסקור נקודות חשובות הכלולות על פי רוב במסמך כזה:

• תיאור הפרויקט: "מה?" – תיאור קצר של המייזם על מנת לייצר תיאום בין כלל הגורמים. כלומר, התיאור אמור להסביר בצורה ברורה לקורא מהי מהות הפרויקט.
• ההצדקה לפרויקט: מהו האתגר, הצורך העסקי או הבעיה שהביאו לרעיון לפרויקט. הסבר ממוקד אשר יעזור למי שנדרש לאשר את המיזם להבין לאשורו את הצורך. למעשה עונה על שאלת "למה?"
• יעדי הפרויקט: מה מבקש הפרויקט להשיג. מהו אותו מצב רצוי שאנחנו מבקשים לייצר לאחר שהפרויקט יושלם?
• בעלי העניין העיקריים: מיהם הגומרים העיקריים, פנים או חוץ ארגוניים, אשר יהיו מעורבים או יושפעו מהפרויקט? – פירוט במאמר שפרסמנו בנושא, כאן.
• תוצרים: מהן התכולות שהפרויקט נדרש לספק. אפשר לציין כאן בנוסף, לצורך התיאום והדיוק במקומות שזה אכן מסייע, מה הפרוייקט אינו מיועד לספק.
• סיכונים: תיאור של תחומים בעייתיים פוטנציאליים או מחסומים צפויים שניתן לזהות כבר בשלב מוקדם זה ולסמן כתחומים לטיפול.
• מסגרת זמן: תיאור כולל של מסגרת הזמן שצפויה של הפרויקט תוך התייחסות לאבני דרך עיקריות, ואילוצי זמן במידה וקיימים.
• מסגרת תקציב: תיאור המשאבים הנדרשים והערכה בשלב זה, במידה וקיימת.
• מדדי הצלחה: מה יגרום לפרויקט, במידה ויאושר להיחשב להצלחה עבור הארגון. חשוב להשתמש בהגדרות מדידות.

כאמור, על בסיס תיאור המיזם המפורט, נדרשת הנהלת הארגון ובאופן ממוקד, נותן החסות לפרויקט (ספונסר הפרויקט), לאשר את הרעיון ולתת לו אור ירוק – כלומר אישור יציאה לדרך. אישור זה יכול להיות שיתלוו אליו תנאים מקדימים או הכוונות, ואלה יפורטו במסמך כחלק מאישורו. אולם מרגע שהמיזם מאושר, נוסף מידע חדש למסמך הייזום והוא מנהל הפרוייקט. עם אישור המיזם, ממונה מנהל לטובת ניהול פרויקט, וכך הופך מסמך הייזום לכתב מינוי.

הכנת המסמך

המסמך סוקר נקודות חשובות שאמורות לגבש בצורה ברורה את מסגרת הפעולה לצורך מימוש התוצרים הרצויים ולהבהיר לארגון מה למעשה נדרש מהם לאשר. יחד עם זאת, בשלב זה יש עדיין אי ודאות מובנית. המיקוד הוא בחידוד הצורך, ולמעשה מטרתו של היוזם, שהוא האחראי להכנת המסמך, לשכנע את ההנהלה בצורך, ואולי אף בדחיפות, שבאישור המיזם והוצאת הפרויקט לפועל. זכרו, זהו מעין מסמך שיווקי של המיזם, ועם זאת כזה המציג אותו בצורה ריאלית. לכן, הדגש צריך להיות על היכולת להראות את הכדאיות שבביצוע הפרויקט על מנת שהעבודה תקבל אור ירוק להתקדם.

כאשר היוזם ניגש להכנת המסמך חשוב שתהיה לו הבנה טובה ומעמיקה של יעדי הפרויקט, החזון שהפרויקט מבקש לממש, והבנה מבוססת של היקף הפרוייקט.

ריכזנו מספר המלצות עבור מי שניגש לכתיבת מסמך ייזום:

תבניות:

אם יש בארגון שלכם תהליך מוגדר, אזי קיימת תבנית למסמך הייזום. אל תנסו להמציא משהו חדש, השתמשו בתבניות קיימות. גם אם אצלכם בארגון תבנית כזו, הסתמכו על ניסיונם של אחרים וצרו לעצמכם תבנית שתשתמש אתכם בעתיד. אנחנו נשמח לסייע – צרו איתנו קשר ונחלוק אתכם תבנית מומלצת.

עבודת צוות:

המידע שיש לתמצת לתוך המסמך הוא רחב ומקיף. זהו בארגון מי הם בעלי העניין או בעלי הניסיון שיכולים לסייע לכם. איסוף תובנות יעזור ליצור אמנת פרויקט מדויקת יותר.

פשטות:

זכרו שמסמך הייזום מיועד להיות קצר ותמציתי. חשוב להדגיש את ההיבטים המרכזיים, אך אין הכוונה להצגת כל המידע הרב שייאסף בתהליך. המסמך נועד להיות סקירה ברמת על. נסו לתמצת את הדברים בשניים-שלושה משפטים בכל סעיף. צרפו תרשימים או טבלת נתונים במידת הצורך. מידע מתומצת קל יותר לעיבוד.

אמנת הפרויקט – לסיכום

כפי שתארנו, מסמך הייזום משמש מעין חוזה בין נותן החסות של הפרויקט (הספונסר), ומנהל הפרויקט שמקבל על עצמו את הובלת המייזם לכדי מימוש, על בסיס התכולה והציפיות המתוארים בו. מסמך הייזום מהווה לא רק אישור יציאה לדרך עבור מנהל הפרוייקט, שהארגון מסמיך אותו לגייס משאבים ולהניע את הפרויקט, זהו גם מצפן (או נקודת ייחוס) שילווה את הפרויקט לכל אורכו; בכל רגע של אי בהירות, יעזור מסמך הייזום להעריך את המצב ולזהות את הכיוון.

נקודת זו שבה מאושר מסמך הייזום והופך למעשה לכתב מינוי, היא הרגע בו מסתיים הרעיון, ומתחיל הפרויקט. עכשיו נדרש מנהל הפרוייקט להתחיל את המסע, אבל על כך במאמר אחר.