המדריך המלא לניהול בעלי עניין

ניהול בעלי עניין הוא מרכיב משמעותי בפרויקטים ואף שהקדשנו לו כבר מאמר או שניים, בחרנו לחזור ולבחון את הנושא, להסביר ולתת טיפים לחיזוק המעורבות של בעלי העניין.

מיהם בעלי עניין?

קודם כל, אנשים. על כל המורכבות המשתמעת. וזו הסיבה שזהו נושא מאתגר. בעלי עניין מייצגים יחידים או קבוצות אשר משפיעים או מושפעים מה

פרויקט. לכל פרויקט יש בעלי עניין, והתעלמות מהם היא טעות חמורה.

בעלי העניין הם מרובים ונמצאים במקומות רבים בארגון ומחוצה לו. למשל, צוות הפרויקט, הלקוח, ספקים, משתמשי קצה, מחלקות משיקות ועוד. ההגדרה רחבה וחשוב לזהות את בעלי העניין המשמעותיים שכן לא נוכל לנהל את כולם.

מהו ניהול בעלי עניין?

ניהול בעלי עניין בעיקרו מתבסס על הרצון שלא להשאיר את רמת המעורבות שלהם ליד המקרה, אלא לקחת חלק פעיל בבניית תוכנית ומערכת יחסים כזו שתעלה את הסבירות לתמיכה שלהם בפרויקט ותפחית התנגדות. בסופו של דבר, אנחנו מנהלים בעלי עניין כדי לשאוף לשביעות רצון, ויצירת איזון בין הציפיות המקוריות של בעלי העניין לאלה של מובילי הפרויקט. ניהול בעלי עניין הוא לעתים קרובות ניהול של ציפיות, ומערכות יחסים.

זהו תהליך הכולל שלושה שלבים מרכזיים:

1. זיהוי בעלי עניין

כל אחד יכול להיות בעל עניין בפרויקט. כדי לזהות אותם אפשר להיעזר במספר שאלות:

• מי יושפע מהפרויקט?
• מי אחראי ישירות לקבלת החלטות בפרויקט?
• מי משפיע על נושא הפרויקט?
• מי היה מעורב בעבר בפרויקטים דומים?
• מי לא היה מעורב אבל היה צריך להיות בפרויקט?
• מי יכול להכשיל החלטה אם אינו מעורב בפרויקט?

זיהוי בעלי עניין אינו פעילות חד פעמית, אלא תהליך רציף לאורך הפרויקט.

2. ניתוח בעלי עניין

התהליך מתבסס על שני ממדים: רמת עניין, והשפעה. ניתן לבצע תהליך ניתוח כזה באמצעות מטריצת השפעה, לקבל ארבע קבוצות שונות ולהתאים לכל אחת את דרך הניהול המתאימה, כפי שתיארנו במאמר קודם. חשוב לציין גם כאן שזהו אינו ניתוח סטטי אלא דינמי! בעל העניין החשוב ביותר היום, עשוי להתחלף במישהו אחר מחר.

3. ניהול הקשר השוטף

הדבר עצמו. לייצר קשר אישי והרבה תקשורת. על בסיס מה שהבנו אנחנו פועלים בצורה יזומה מול בעלי העניין. אבל איך לבנות קשר טוב? על כך בשורות הבאות.

ניהול טוב יותר של בעלי עניין (כולל הקשים!)

בלתי אפשרי לרצות את כולם. לכן, חשוב לנהל את הציפיות של בעלי העניין בצורה יעילה לאורך הפרויקט ולשאוף לצמצם את פערים, וזאת בעזרת:

• שיתוף – חשפו את תהליך המיפוי, ושתפו את בעלי העניין. נסו להבין מה הם מרגישים לגבי הפרוייקט. הבנת עמדותיהם והתפיסה שלהם לגבי מידת ההשפעה שיש להם, תעזור להגדיר את הגישה הנכונה.
• כנות – צריך להקדיש זמן כדי להכיר את קבוצות בעלי העניין. קשר אישי כן יסייע להבין את נקודת המבט של בעלי העניין, שימוש באמפתיה, וסקרנות יובילו לשיחה משמעותית שתסייע רבות.
• פריסת רשתות­ – אל תישארו לוקאליים, תפרסו רשת רחבה. צרו קשר עם מחלקות אחרות בארגון, או גורמים חיצוניים שיש להם קשר והשפעה על הפרויקט וזהו גם שם את בעלי העניין שיכולים לסייע. הרחבת נקודת המבט היא חלק מהתהליך.
• מתנגדים חשובים לא פחות – אמנם חשוב לשמור על תומכי הפרויקט מרוצים, אך חשוב לא פחות ואף יותר לשמור על בעלי העניין שאינם מסכימים אתכם ואשר יכולים להשפיע על דעותיהם של אחרים. אפילו מחוות סמליות, כמו לשאול בעל עניין מרכזי כזה לדעתו, עשויות להספיק כדי ליצור קשר. שיחת טלפון לעדכון מהיר או מענה לבקשה. דווקא מול המתנגדים, הקפידו ליצור קרבה יחסית על אף הקושי, ולא להתרחק. אלה אולי מחוות קטנות אך הן יכולות להספיק כדי ליצור תחושת שייכות לפרויקט.
• נתונים וראיות – בעלי עניין בכירים ובעלי השפעה רוצים לדעת שהתמונה מבוססת. דאגו לאסוף ראיות ולהציג את הדברים בצורה פתוחה. ספרו על מצב הפרויקט, הסיכונים או ההישגים תוך שאתם מתבססים על נתונים.
• אל תניחו שהכל ברור – גם אם משהו נראה לכם מובן מאליו, זה לא אומר שהוא ברור לאחרים. הקדישו זמן כדי להדריך ולהסביר לבעלי העניין את מה שאתם דנים בו או מציגים כדי להבטיח תיאום מלא. הציגו בצורה פתוחה ציפיות שלכם מהם והעלו שאלות כדי לוודא שאתם בכיוון הנכון.
• תקשורת היא המפתח – תקשורת היא לא רק דיבור אלא בעיקר הקשבה! שימו לב לסימנים השונים תוך כדי שיחה עם בעלי עניין. בנוסף לשיחות פורמאליות, שלבו גם שיחות חולין, צרו הזדמנויות למפגשים מזדמנים ודברו גם על העולם שאינו הפרויקט. חשוב לייצר ערוץ תקשורת פתוח ונוח כדי שברגע האמת כשהשיחה תהיה מתוחה יותר, הבסיס כבר יהיה שם ויאפשר לטפל בנושא ביעילות.

פרוייקטים מוצלחים הם תוצאה של קשרים מוצלחים עם בעלי העניין בפרוייקט. בעלי עניין מעורבים מובילים ליותר מוטיבציה ולאימוץ טוב יותר של תוצרי הפרויקט. תהליך כזה דורש זמן, מחויבות, והרבה אנרגיה.

לאורך הפרוייקט הקפידו לשאול את עצמכם: האם בעלי העניין מעורבים?

אם כך, מהי הגישה הטובה ביותר לייצר מעורבות של בעלי עניין?

הסיכוי שמישהו יהרוס משהו שהוא היה חלק מבנייתו כנראה קטן יותר, וזהו אולי אחד השיעורים החשובים ביותר לנושא מעורבות בעלי העניין – לייצר אותה. זה דורש ממנהל הפרויקט להיות פרואקטיבי, ולפעול בצורה עקבית כדי לערב אנשים – זה הבסיס. במיוחד אם מדובר בבעל עניין מתנגד, וגם אם זה הדבר האחרון שמתחשק לנו לעשות. הנתק והפאסיביות לא ישפרו את המצב, נהפוך הוא. רק תקשורת קבועה, פתוחה וכנה תבנה גשר למעורבות מוצלחת. שהרי ביסודו של דבר, חלק מתפקידו של מנהל הפרוייקט הוא ליצור סביבה שבה בעלי העניין יכולים להרגיש נוח להביע חששות, אי שביעות רצון וציפיות ביחס לפרויקט.

ניהול בעלי עניין – לסיכום

ניהול ציפיות הוא מאמץ מתמשך, הדורש ממנהל הפרוייקט להכיר ולהתחשב בנסיבות הספציפיות של כל בעל עניין, במידת היכולת שלו להיות מעורב (למשל, זמינות, מיקום גאוגרפי ועוד) ועד כמה הוא מעודכן לגבי הפרוייקט. בעלי עניין מעורבים מקבלים מידע מלא ובאופן תדיר על הפרויקט, מבינים את תפקידים ב ניהול פרויקט, יודעים לספר לאחרים על יתרונות הפרויקט ולסייע בהסרת מכשולים.

זכרו, ניהול נכון של בעלי עניין דורש ארבע מרכיבים יסודיים: תקשורת מעולה, יכולת להשפיע ולפתור קונפליקטים, מיומנות בפתרון בעיות, ויכולת לראות את האחר. ומעל לכל, מנהל פרויקט שמבצע את כל אלה בהתמדה לאורך מחזור חיי הפרויקט כולו.