הפרויקט כביכול מנוהל, יש לו מנהל פרויקט, יש צוות, דברים קורים. אבל התחושה היא של בלבול, כיבוי שרפות וחוסר תיאום. אם איתרע מזלכם להיתקל במצב כזה, אתם וודאי מכירים את תחושת התסכול ואי הנוחות שמתלווים לפרויקט. זוהי גישה כביכול לניהול פרוייקטים, אלא שההיפך הוא הנכון. זהו הפרויקט הלא מנוהל. כדאי להכיר ולזהות את הסימנים כדי לעצור בזמן ולחשב מסלול מחדש. זוהי גישה כאוטית, שגויה, המייצרת בלבול וחוסר ארגון, ומביאה לשחיקת כל בעלי העניין המעורבים.
יש בוודאי יותר מדרך אחת לנהל פרויקט, וכבר הצגנו כאן גישות שונות. אבל אם יש פרויקט, צריך לנהל אותו ולא להתנהל. אנחנו במתן מאמינים שמערך ניהול פרוייקטים ארגוני יכול להגיע ליעילות מרבית רק כאשר מוצאים את האיזון הנכון בין שלושת המרכיבים של המערך:
הארגון, כלומר התרבות הארגון והאנשים הפועלים בו – מבנה ארגוני, הגדרות תפקיד, וידע.
התהליכים, הפעולות וההחלטות בפרויקט, נקודות ממשק, סנכרון ותיאום.
והכלים הנדרשים בפרויקט. כאלה שיבטיחו זמינות ונגישות למידע, נוחות ופשטות שימוש. לכן במתן אנחנו פועלים לבחון ולהגדיר את תהליך ניהול הפרויקטים כחלק מהסביבה הארגונית בה הוא מתקיים, על מנת להבטיח כי הערך המוסף יהיה הרב ביותר, ויניב את התוצאות העסקיות הרצויות.
חוסר ניהול חוסר ודאות
חשוב להבדיל בין מצב שבו התחלנו פרויקט ברמת אי ודאות גבוה, כמו למשל פיתוח טכנולוגיה חדשנית או מוצר חדש, למצב של חוסר ניהול. במצבי אי ודאות יפעל מנהל הפרויקט לברר, לחקור, לערב בעלי עניין, לבסס הנחות ולהמשיך. הכל מתוך הבנת המצב וחתירה להגשמה של יעדי הפרויקט.
במצב של אי ניהול, ההנחה היא שדברים יסתדרו מעצמם, ולכן מוקדשת תשומת לב מועטה לתכנון, בקרה, שימוש נמוך בכלים אחידים, מעט תוצרים פנימיים ובסופו של דבר עיכוב ולחץ.
נבחן את הסימנים העיקריים למצב כזה:
- העדר תכנון – התחושה היא של "נסתדר".
אין תוכנית פרויקט, יעדים או ציר זמן. ההתקדמות היא באלתורים, שליפות מהמותן והרבה "יהיה בסדר". זה ממקם את צוות הפרוייקט במצב תגובה, עם יכולת נמוכה מאוד ליוזמה. זהו מצב מעייף של ניהול משברים. מצב שלא ניתן להתמיד בו לאורך זמן; הדרישות מגיעות והצוות אינו מוכן לקראתן. התגובה תהיה בדרך כלל באיכות נמוכה שכן אין זמן או משאבים להיכנס לחשיבת עומק. התוצאה לאורך זמן היא תחושה של פספוס. - ספונטאניות –
מצב של חוסר ניהול, או ניהול תגובתי, מסתמך על החלטות מעכשיו לעכשיו, שינויים של הרגע האחרון, התלבטויות ושוב שינויים. במצב כזה אין מקום לבחינה ארוכת טווח, ניתוח מצב וקבלת החלטות מושכלות. התגובה צריכה להיות מהירה ולענות על הצורך המיידי. כמעט הכל נעשה בדקה ה-90. משימות הפרויקט נורות כמו חיצים ללוח מטרה, מעכשיו לעכשיו, בלי לבחון השפעות הדדיות, איתן יצטרך צוות הפרוייקט להתמודד ברגע הבא. אוסף ה- "בלתי צפויים" מייצר לא אחת התנגשויות וחיכוכים, ואלה גובים את מחיר השחיקה והבלבול. - מי אחראי על מה? –
אחד המאפיינים הבולטים במצב כזה הוא העדר אחריות. מאחר ולא היה תכנון מקדים ולא בוצעה חשיבה על תהליך ניהול הפרויקט, אין אחראי שמוביל נושא, או תוצר. בוואקום שנוצר, כל אחד מניח הנחות ופועל באופן שנראה לו נכון. והנחות אלה מובילות למצבים נוספים של התנגשויות והשלכות לא צפויות. ומאחר שאין מי שמסתכל ומתכלל, גם את ההשלכות האלה סביר שנזהה רגע אחד מאוחר מדי. הכל קורה בצעדים קטנים, בהחלטות כביכול לא חשובות; "נגיש את השרטוט לאישור בעוד שבוע ימים במקום היום", אלא ששבוע ימים יכול לעיתים להיות ההבדל בין כן ולא. - לשבת בחושך –
במצב של חוסר ניהול, התקשורת היא אד הוק, כשצריך. זה מותיר את הלקוחות, הצוות ושאר בעלי העניין במצב של חוסר ודאות ואי ידיעה. תקשורת היא דבק שיכול להפוך את כל המעורבים ליחידה אחת שפועלת למען הפרויקט. בהעדר הדבק הזה, עלולים להיווצר מצבים של בלבול, לחץ וכעס, שמסיטים את תשומת הלב מהעשייה עצמה. - מי יציל את המצב?
אחד התסמינים הבעייתיים ברמה הארגונית הוא האשליה שיש גיבור לרגע שצלח את הכאוס, ובעצם הכל בסדר. בתוך אי הניהול יהיה אולי מי שיצליח להדביק את החלקים ולהוביל את הצוות, ואולי אף לזכות בכך להערכה של הארגון כמי ש- "הציל את המצב". אלא שנקודת המבט הנכונה ברגע זה היא להבין שלא היינו אמורים להגיע למצב זה מלכתחילה. אולי היה מי שעזר לנו לא ליפול הפעם, אבל על האקראיות הזו אסור לנו להסתמך. חשוב להסתכל מעבר לתחושת ההקלה שלא התרסקנו הפעם, ולהתמקד בעיקר – מה חשוב לעשות אחרת. - בזבוז –
בתוך כל המהומה והרצון לא ליפול, אנחנו מאבדים את המעקב ולא שמים לב לכמות האנרגיה, והמשאבים שמתבזבזים בחיכוך שנוצר: העדר תכנון, תגובתיות ומינימום יוזמה, הפתעות וחוסר בהירות. במצב כזה האיכות של התוצרים אינה מיטבית, זה מייצר עבודה חוזרת, תלונות וצורך בהסברים, זמני המתנה ובדיקות חוזרות.
הפרויקט הלא מנוהל לסיכום
אם אתם מכירים את עולם הפרויקטים וחוויתם אותו בהזדמנויות שונות, סביר שהנקודות שהעלינו אינן זרות לכם. צוות בפרויקט לא מנוהל יחוש תסכול, לחץ, ועייפות. האוירה היא של מגננה, ושינויים מרובים. בסביבה כזו נעדרים תחושת המחויבות, השייכות וחדוות העשייה, והשחיקה מורגשת.
זהו כביכול סגנון ניהול, אבל למעשה זהו פרויקט לא מנוהל אלא פרויקט שמתנהל, וכזה שמשאיר את כלל בעלי העניין המעורבים בחוסר נוחות. במצב כזה, חשוב לעצור ולחשב מסלול מחדש – לחפש את הבסיס הארגוני-תרבותי, היעדים והתהליך הנכון. זה לא אומר לבנות תהליך רב שלבי, או ליישם כלים טכנולוגיים מורכבים.
זה בעיקר אומר לקבל החלטות ולפעול בצורה מובנית, לייצר שקיפות ובהירות לגבי התהליך ולהתחיל בצעדים קטנים, אך חשובים. להתבונן מדי פעם ולהבין מה עובד טוב ומה חסר, לתקן ולהמשיך הלאה. ניהול פרוייקטים הוא פרקטיקה שמטרתה לקדם את הארגון לקראת עתיד רצוי, להגשים יעדים שיקדמו את כלל הצוות, וכזה שדורש תשומת לב. התכנון הוא תהליך שמייצר תובנות חשובות, התקשורת היא דבק שמחבר את הכל לכדי יחדה אחת, והבקרה מייצרת שקיפות חשובה.
אלה הם רק חלק מהיסודות שתהליך ניהול פרויקטים מביא לארגון, אל תוותרו עליהם.
בהצלחה.
