נהוג לומר למשל ש- "מי שלא נכשל אף פעם הוא מי שגם לא ניסה מעולם", או ש- "יש רק דבר אחד שהופך חלום לבלתי אפשרי להשגה: הפחד מכישלון". אפשר גם להזכיר את וינסטון צ'רצ'יל שאמר "הצלחה היא מעידה מכישלון לכישלון ללא אובדן התלהבות."
נראה שכישלון נוטה להיות פומבי יותר מאשר הצלחה, או לפחות כך אנחנו מרגישים; אנחנו חוששים מפניו, מנסים להימנע ממנו, ומטילים ספק בעצמנו כשאנחנו נתקלים במצבים לא ברורים. אבל האמת הפשוטה היא שמעולם לא הושגה הצלחה גדולה ללא כישלון; זה יכול להיות כישלון אחד גדול ומהדהד, או סדרה של כשלים כמו 10,000 הניסיונות של אדיסון ליצור נורה.
ברור אם כן לכולנו שפרויקטים נכשלים, וסטטיסטיקות כמו זו של PwC(1) המציגה כי רק כ- 3% מהחברות שנסקרו דיווחו על סיום מוצלח ב 100% של הפרויקטים, לא באמת מפתיעה. הכישלון הוא חלק מניהול פרויקטים, גם אם אנחנו לא מדברים עליו לעיתים קרובות. מה שמעניין אם כן הוא להבין למה פרויקטים נכשלים, וללמוד מהכישלונות הללו לקראת הצעד הבא כיוון שכישלון הוא פשוט חלק מהתהליך.
מתי פרויקט נכשל?
לכל פרויקט יעדים מוגדרים, ולמעשה אי עמידה ביעדים אלה הוא מצב של כישלון; אלה יכולים להיות יעדי זמן, תקציב או דרישות איכות, חלקם קצרי טווח וניתנים למדידה ממש במהלך ביצוע הפרויקט וחלקם ארוכי טווח. פרויקט יכול לספק את דרישות הלקוח מבחינה פונקציונאלית, אך לאחר בתאריך המסירה או לחרוג מיעדי התקציב. כל אלה הם מצבים של כשל, ואתגרים מוכרים ויומיומיים עבור מנהלי הפרויקטים.
סיבות כשל עיקריות
ניהול פרויקטים הוא תחום מתפתח, ולאורך השנים נאספו לא מעט סטטיסטיקות ומחקרים שבחנו את הנושא. ניתן לזהות מספר גורמים שחוזרים ועולים כסיבות כשל, וריכזנו כאן חמישה "כוכבים" כאלה שהם דיירים די קבועים בסטטיסטיקות השונות:
של מי הפרויקט הזה?
כל פרויקט צריך שיהיה לו נותן חסות (ספונסר). הספונסר מספק לפרויקט גיבוי הבא לידי ביטוי במשאבים ותיעדוף, ואלה נדרשים בעיקר כאשר הפרויקט נתקל באתגרים, בעיות ותפניות לא צפויות. ללא נותן חסות יהיה קשה לפרויקט לצלוח את נקודות הכשל הללו. למעשה פרויקט ללא ספונסר הוא פרויקט ללא ייצוג של ההנהלה, כך שלא יהיה מי "שילחם עליו" בנקודות החולשה. וכפי שאנחנו יודעים, בדיוק בנקודות אלה נמדדת מידת החוזק.
תשתית ניהול הפרויקט
אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכישלון פרויקטים נעוצה בתשתית ניהול הפרויקט; כאשר התשתית הניהולית אינה איתנה, כל מהמורה קטנה תסיט את הפרויקט מהדרך. תשתית זו כוללת הן את מנהל הפרויקט והן את המתודולוגיה ותהליכי ניהול הפרויקט. למשל, חוסר ניסיון או היעדר מיומניות של מנהל הפרויקט, תהליך ייזום לא מבוסס שמאפשר לפרויקט לצאת לדרך ללא יעדים ומטרות מוגדרים היטב, ניהול לקוי של בעלי עניין והיעדר תהליכי בקרה מובנים וקבועים המאפשרים התראות מוקדמות ופעולות תיקון פרואקטיביות. אלה הם רק מהכשלים הנובעים מתשתית ניהול לקויה.
תכנון לקוי
תוכנית הפרויקט מגדירה את מהלכי הפרויקט וסדר ביצוע הפעולות בהיבטי זמן, תקציב, תקשורת ועוד. תוכנית המסתמכת על הערכות לא מבוססות עלולה למשל להציג יעדים שאינם ניתנים להשגה ולייצר סיכון מוגבר בפרויקט. ישנם כלים שונים ומתודולוגיות תכנון המסייעות לנו לייצר תוכניות המהוות כלי עבודה אמין, ואלה יחד עם תהליך תכנון איכותי הם כלי חשוב להצלחת הפרויקט.
רואים רחוק רואים שקוף
תכנון כאמור הוא בסיס חשוב, אך גם תכנון איכותי לא יביא את הפרויקט לקו הסיום בהצלחה ללא שקיפות מול ההנהלה ובעלי העניין. זהו בסיס חשוב ליצירת אמון המאפשר הליכה משותפת לאורך דרך הפרויקט כולה. חוסר נראות יכול להוביל במהירות לכישלון. הנראות מורכבת מתקשורת עקבית, הצגת נתונים ברורים, מעודכנים וזמינים; כאשר כולם מכירים את סטטוס הפרויקט העדכני והמפורט, ניתן לסייע בצורה יעילה או לבצע התאמות. זה מעודד שיתוף, עבודה יזומה ופתרון בעיות.
עוד שינוי אחד קטנטן
בסיס קריטי להצלחת פרויקט הוא הגדרת תכולת הפרויקט, הנעשית בשלב מוקדם (ייזום). לאחר שהוגדרה תכולת העבודה קיימת נטייה מוכרת להרחיב את התכולה או לצרף דרישות נוספות כמענה לצרכים שעולים. כלומר, תוספות להיקף הפרויקט בצורה לא מבוקרת (Scope Creep, גלישת תכולה). לשינויים אלה בתכולה לא מתלוות ההתאמות הנדרשות בהיבטי זמן או עלות, והתוצאה, הרבה מדי שינויים "קטנים" שמעמיסים על הפרוייקט ומובילים לכישלון. שינוי והתאמה לדרישות הלקוח ובעלי העניין אינו דבר פסול, ולעיתים גמישות זו היא שמובילה להצלחת הפרויקט, אך היא חייבת להתבצע תוך התאמות מתאימות, ועצירת מגמת הגלישה היא מפתח חשוב למניעת כשל.
מדוע פרויקטים נכשלים לסיכום
פרסנו במאמר חמישה "כוכבים". אלו הן קטגוריות מרכזיות בהן בחרנו להתמקד הפעם, ואני בטוחה שכל אחד יכול להוסיף מניסיונו ולהעשיר את הרשימה.
בסופו של דבר, יותר משחשוב לנו לאתר את הסיבות לכישלון, חשוב לנו להבין מהם הגורמים שהביאו למצב זה ולנסות למנוע אותם לקראת הפרויקט הבא. בכך יכולה הרשימה המצומצמת לסייע לכם בתחילת הדרך; חישבו יחד עם צוות הפרויקט ונסו לזהות סיבות עיקריות לכשלים בפרויקטים שלכם בכל אחת מהקטגוריות שעלו כאן. משאיתרתם נקודות כאלה, חישבו על פעולות מתקנות שיסייעו להפוך את הפרוייקט הבא שלכם למוצלח. שתפו אותנו. נשמח לשמוע מה עוזר לכם להצליח.
מקורות:
