על גישות שונות לניהול פרויקטים ומתי מתאים להשתמש בכל אחת
המושג AGILE (אג'יליות) מתורגם הרבה פעמים כזריזות, לנוע מהר. אבל התרגום הנכון לעברית הוא "זמיש", שילוב של זריזות עם גמישות. לא בטוחה שקניתם ותשתמשו במילה הזו (נודה כולנו שהיא לא מתגלגלת בקלות על הלשון), אבל יש בה משהו מאוד נכון. למעשה, גישת ניהול פרויקטים אג'ילי מדברת הן על המהירות – למסור תוצרים בזמן קצר, והן על הגמישות – לבצע שינויים נדרשים כדי לתת תוצר משמעותי ורלוונטי.
בתמציתיות, הרעיון הוא לספק ללקוח (או לספונסר הפרוייקט) תוצר אמיתי מהיר – מבלי לתת ללקוחות ובעלי העניין להמתין זמן רב מדי, וגם כזה שאפשר לקבל עליו משוב ולייצר למידות. כלומר, אנחנו מניחים שאי אפשר לתכנן הכל כבר בהתחלה, ורוצים לייצר למידה "תוך כדי תנועה". זוהי גישה שמניחה שינוי והתאמה כחלק מובנה. כלומר, תהליך הסתגלותי, שכן לא נוכל בנקודת המוצא להגדיר במדויק מהי נקודת הסיום.
שימו לב שיש כאן שני צירים: האם אנחנו יודעים מה נדרש לייצר בפרוייקט? והאם אנחנו יודעים לפעול על מנת לייצר את התוצר – כלומר איך לייצר?
מול שני צירים אלה מוגדרות למעשה גישות שונות בניהול פרויקטים, נבחן את ארבעתן:
בגישה המסורתית, מה שמוכר כמודל "מפל המים", תכנון הפרויקט מניח שההיקף כולו ידוע מראש. אנחנו יודעים את כל התכולות שיש לבצע (יודעים לענות על השאלה "מה"), למן תחילת הפרויקט ועד סופו, יודעים כמה זמן יש להקדיש לכל תוצר (יודעים לענות על השאלה "איך"), ופורשים את התכולה על פני הזמן בצורה טורית. זהו תוצר מוכר וידוע היטב עם רמת וודאות גבוה המאפשרת תכנון כזה. גישה זו מתאימה לפרויקטים בהם רמת הודאות גבוהה.
במציאות שלנו, הדרישות וההיקף לא תמיד ידועים מראש (ואולי תמיד לא ידועים מראש?). כאשר היקף העבודה ומשכי הזמן אינם ידועים, אי אפשר לפרוש אותם על ציר זמן ואי אפשר לתכנן את כל הפרויקט. לכן נדרש כאן מודל עבודה שונה.
אם יש לנו ודאות טובה לגבי יכולת הביצוע (איך), אבל אי הודאות מתייחסת לדרישות (מה), נוכל לעבוד בשיטה של פיצול תכולה – נתייחס לתכולות קטנות יותר שמסופקות ללקוח. נתחיל בדברים שבוודאות נדרשים והם בעלי ערך גבוה ללקוח, ונוסיף בכל פעם את מה שייתפס כבעל ערך גבוה מכל הנושאים הפתוחים. בסופו של דבר הסך הכל המצטבר של התכולות ייתן את התכולה המלאה. כך הלקוח מקבל תוצרים מהירים יחסית, ואפשר להמשיך לדייק את הדרישות.
אם אנחנו מכירים את הדרישות, אבל לא יודעים לענות על שאלת ה"איך", למשל כאשר הטכנולוגיה חדשנית או לא מוכרת, נוכל לנקוט בשיטה של התנסות בסבבים. מאחר וחסר לנו ידע רב נתחיל לייצר בסבב ראשון תוצר (שהרי התכולות מוגדרות). נלמד מהתהליך, נפיק לקחים מהתוצר, עד כמה ענה לדרישות, ונצא לסבב שני שמקדם את המוצר, וכך הלאה. בכל סבב עולה רמת הודאות לגבי ה "איך" כיוון שלמדנו משהו חדש, והתוצר הקודם נזנח לטובת התוצר החדש. זהו תהליך ארוך, אך בסופו יקבל הלקוח את מה שביקש תוך שימוש בפלטפורמה טכנולוגית חדשנית, וככל הנראה יצבור כאן הארגון ידע רב ערך שיעזור בפרויקטים הבאים.
ומה כאשר אי הודאות היא "גם וגם"? כלומר גם דרישות לא ברורות וגם טכנולוגיה ברמת אי ודאות גבוהה? כאן אג'יליות, שאפשר לומר שיש בה משתי הגישות הקודמות, יכולה להתאים. כפי שאמרנו זו גישה הסתגלותית, אנחנו לא יודעים מראש מה יהיה התוצר המלא, ובנוסף אנחנו לומדים את הטכנולוגיה ומתמקצעים בה תוך כדי, כלומר למידה בסבבים. התוצר בכל סבב מתווסף לחלק הקודם כך שבסופו של דבר מתקבל תוצר שלם.
אם נסכם, אג'יליות מתאימה ליישום בפרויקטים המורכבים יותר בהם מתקיימת רמת אי ודאות הן לגבי התוצר (מה) והן לגבי הביצוע (איך). ברמה גבוהה זו של אי ודאות ביחס לדרישות וגם ביחס לביצוע, תהיה הגישה האג'ילית היעילה ביותר; האיטרציות מהירות כך שאפשר להתחייב ברמת ודאות גבוה על כל סבב בפני עצמו. וזה מוביל למשוב ולמידות. יחד עם זאת יש תוצר שאפשר להתחיל לעבוד איתו והוא הולך ומתרחב בכל סבב בצורה רציפה.
לא לשכוח את הארגון
חשוב לומר שניהול אג'יליות, מעבר לבחינת המורכבות של הפרויקט עצמו, מחייב בחינה של הסביבה הארגונית והתרבות הארגונית על מנת להבין את מידת ההתאמה:
הלקוח;
חשוב מאוד שהלקוח יהיה מוכן לשתף פעולה ולהגיע לדיונים בהם נבחן הפרויקט ומתועדפות הדרישות. אחרת, אין טעם לצאת לדרך. מעורבות הלקוח היא קריטית, וזוהי מעורבות פעילה ותורמת לאורך הדרך כולה. לכן, התחילו בבחינת הקשר עם הלקוח שלכם בפרויקט; האם זהו לקוח שילך אתכם יד ביד? שיתחייב לתגובות מהירות?
צוות הפרוייקט:
זה נדרש להיות צוות מומחה שיכול לפעול בצורה עצמאית ולקדם את המשימות בפרויקט. הם יכולים לקחת כצוות את הפרויקט משלב הרעיון ולהחליט על הגישה הטובה ביותר למימושו. הצוות גם יודע להתאים את הפעולות לדרישות חדשות ומשתנות לאורך הפרויקט. חברי הצוות תומכים זה בזה ויכולים לסייע אחד לשני, כלומר יש חפיפת מיומניות ביניהם. זאת להבדיל מצוותים הנדרשים להוראות מפורטות, או משימות מאוד מוגדרות שמוקצות לכל אחד מהם.
למה לי אג'יליות – לסיכום
אג'יליות היא שיטה ל ניהול פרויקטים שמתאימה לעולם הפרויקטים של היום – היא מאפשרת מהירות תגובה וגמישות. יחד עם זאת, הא אינה מתאיה לכל פרויקט או לכל ארגון, וחשבו לבחון את הנסיבות. יתכן שאימוץ גישה של פיצול תכולה או גישה של למידה בסבבים (להבדיל מגישה אג'ילית מלאה) יתאימו לפרויקט שלכם, ולמעשה אימצתם רעיונות ויישמתם גישה היברידית שמקדמת אתכם (הפרויקט ההיברידי).
התאמת הגישה לפרויקט חשובה מבחינות רבות. וכמובן שכל זה בתאימות לסביבה הארגונית. עבודה בגישה הנכונה תוביל למיקוד של הצוות, ערך מהיר ללקוח, וצמצום הסיכון.
אז אם החלטתם לשנות גישה בניהול הפרויקטים שלכם, לפני ש"קופצים למים", בחנו את הארגון שלכם, את הצוותים והפרויקטים, ונסו להבין, מה מתאים לכם?
מקור: Stacey RD. Strategic management and organizational dynamics: the challenge of complexity. 3rd ed. Harlow: Prentice Hall, 2002.
